Радио 
Основатель «СнупДок» и видеопродакшна Cult Костя Мельников рассказывает, почему готовые решения не подошли, как команда за две недели собрала первую рабочую версию сервиса и какую экономию автоматизация дала продакшнам.
Проблема, цель и задачи проекта
Проблема знакома любому продакшну: проект сделан за неделю, а акты подписываются еще два месяца. На одном проекте могут быть десятки фрилансеров и подрядчиков: режиссеры, операторы, художники, актеры, монтажеры, композиторы. С каждым нужно корректно оформить документы, не потерять данные, учесть права и вовремя собрать подписи.
Чуть меньше года назад мы в Cult стали искать варианты, как автоматизировать этот процесс. Протестировали готовые решения, но они не учитывали специфику проектной работы в креативной индустрии: большое количество подрядчиков, разные роли на съемке и разные типы документов, права на РИД.
Поэтому мы поставили цель — собрать сервис под процессы, с которыми сами сталкивались каждый день.
Основные задачи были такими:
- убрать ручное заполнение шаблонов;
- сократить количество ошибок в данных;
- объединить хранение, отправку и подписание документов в одном сервисе;
- адаптировать документооборот под специфику креативной индустрии.
Реализация проекта: три подхода к разработке
Сначала мы не планировали делать самостоятельный продукт: логичнее было найти готовое решение и адаптировать его под продакшн-задачи. Но на практике оказалось, что кастомизация универсальных сервисов — не менее трудоемкая задача, чем создание сервиса с нуля.
Первый подход — коллаборация с сервисом документооборота. Мы попробовали адаптировать существующее решение под особенности креативной индустрии. Договорились с разработчиком, что он сделает кастомизацию, а мы станем первыми тестерами. Но сроки затянулись, и мы поняли, что не сможем быстро проверить гипотезу.
Второй подход — интеграция с сервисом для автоматизации проектной работы. Затем мы рассматривали систему для продакшнов и агентств, где уже был модуль документов. По логике это было ближе к нашим процессам, но продукт оказался еще слишком сырым: ошибки исправлялись медленно, а запуск постоянно сдвигался.
Третий подход — самостоятельная разработка. В конце 2025 года мы решили, что быстрее и эффективнее собрать первую версию внутри Cult. На тот момент у нас уже был технический отдел, который занимался внутренними продуктами продакшна, а бэк-офис хорошо понимал, какие сценарии нужно автоматизировать.
За две недели команда собрала первую рабочую версию. Так быстро, потому что у нас было подробное техническое задание: какие документы нужны, какие данные должны подтягиваться автоматически, где чаще всего возникают ошибки и как должен выглядеть процесс подписания.
Первые тесты и подтверждение гипотезы
Первая версия сразу заработала внутри видеопродакшна Cult и второго моего проекта — студии графики Blaster. Мы начали проверять сервис на реальных документах и быстро увидели, что он полезен не только юристам и финансистам, но и продюсерам.
Татьяна Захарова, сооснователь «СнупДок», ранее руководитель отдела разработки в Cult:
Изначально сервис задумывался как инструмент для бэк-офиса, но вскоре продюсеры начали говорить, что теперь могут сами отправлять подрядчикам документы на подпись — без постоянного участия бухгалтерии.
Для нас это стало важным сигналом: сервис упрощает работу всей команды, а не только административного блока.
Дальше мы начали тестировать сервис за пределами собственных компаний.
Таймлайн был таким:
- конец января — первая рабочая версия для внутреннего использования;
- конец февраля — бета-тест с внешними пользователями;
- апрель — выход в стадию раннего продукта;
- май-июнь — масштабирование сервиса и прирост числа пользователей.
Как устроен сервис
«СнупДок» — сервис для обмена документами с фрилансерами и подрядчиками, в первую очередь в проектной работе креативной индустрии. Он закрывает три задачи, с которых мы начинали автоматизацию.
№ 1: убрать ручное заполнение документов. Раньше менеджеры, бухгалтерия или юристы вручную переносили данные подрядчиков в шаблоны договоров и актов. В «СнупДок» подрядчик сам заполняет реквизиты через форму, а данные автоматически подтягиваются в договор или акт. Это снижает объем ручной работы и риск ошибок.
При этом сервис не заменяет юридическую проверку: пользователи согласовывают шаблоны со своими юристами.
№ 2: собрать процесс в одном окне. Внутри «СнупДок» можно подготовить документ, подписать и сохранить в единой базе. Команде не нужно вести отдельные реестры, пересылать версии файлов между чатами и искать финальные документы в разных местах.
№ 3: упростить подписание для продакшна и подрядчика. Договор или акт подписывается по СМС, без распечаток, сканов и долгой пересылки файлов. Это ускоряет финальный этап документооборота и делает процесс проще для подрядчика.
Ульяна Кабелко, генеральный продюсер, и Галина Антонова, младший продюсер видеопродакшна No Signal:
Документы у нас всегда горящая задача: идут съемки и другие задачи, все делается в спешке. В «СнупДоке» понравились скорость и структура — отдельно проект, отдельно роль, все быстро подтягивается. Договор и акт делаются в пару нажатий, ничего не ищешь по чатам. Удобно, что подрядчику можно отправить форму — он сам заполняет реквизиты. Шаблоны под разные роли — режиссер, актер, диктор — с нужными формулировками уже внутри.
Результаты: экономия на документообороте
Мы оценивали результат по двум направлениям: сколько времени команда перестала тратить на ручную работу с документами и сколько денег это экономит бизнесу.
№ 1. На примере Cult автоматизация дает около 112 250 руб. экономии в месяц. Эта сумма складывается из двух частей.
Первая — экономия на юридической проверке типовых документов. В среднем на один проект приходится около 20 договоров с подрядчиками. Раньше юрист проверял каждый шаблон отдельно.
25 минут на договор x 20 договоров = 8,3 часа.
При ставке 2 500 руб. в час это 20 750 руб. на один проект.
Если в месяц идет три проекта, получается 62 250 руб.
В «СнупДок» используются шаблоны, заранее согласованные с юристом, поэтому их не нужно перепроверять каждый раз.
Вторая часть — экономия на специалисте по документообороту. Раньше у нас был сотрудник на полный день с зарплатой 100 000 руб. в месяц. После подключения «СнупДок» объем ручной работы снизился, и теперь тот же специалист работает парт-тайм и параллельно ведет несколько компаний.
Экономия на этой роли — около 50 000 руб. в месяц.
№ 2. Похожий эффект мы увидели у видеопродакшна SWIFT. Раньше компания тратила на услуги бухгалтера от 10 000 до 25 000 руб. в месяц: в эту сумму входили формирование договоров, сбор подписей, создание шаблонов и проверка документов.
Тариф «СнупДок» для небольшой студии стоит от 2 500 до 6 000 руб. в месяц. В итоге чистая экономия для SWIFT составила около 10 000 руб. в месяц, или 120 000 руб. в год.
Ксения Гончарик, основатель продакшна SWIFT:
Самое крутое — это скорость. Раньше бухгалтер формировала договор сутки, теперь я делаю это сама за минуту. Никакого испорченного телефона, никаких ошибок из старых шаблонов.
Итоги и планы развития
Для нас главным результатом стало то, что внутренняя автоматизация Cult оказалась полезна не только самому продакшну. Сейчас «СнупДок» используют другие видеопродакшны и компании из смежных индустрий: студии графики, ивент-агентства, SMM-студии и другие.
На данный момент в системе зарегистрировано около 40 компаний, а через сервис уже прошло около 500 договоров. Это подтверждает изначальную гипотезу: проблема с документооборотом есть не только у нас, а у многих команд, которые работают с большим количеством подрядчиков и проектных документов.
Сейчас мы развиваем основной функционал и работаем над блоком «Бухгалтерия»: добавили платежный календарь, готовим к релизу заявки на выплаты и систему статусов. Так сервис сможет закрывать не только подготовку и подписание документов, но и следующий этап работы с подрядчиками — контроль оплат.