Сфера деловых, конгрессно-выставочных и корпоративных событий оказалась одной из самых пострадавших в результате пандемии. На этапе медленного восстановления MICE- и Event-отрасли организаторы мероприятий больше всех заинтересованы в том, чтобы по итогам форумов, конференций, выставок и корпоративов никто не заболел. Демонстрация того, что события — это безопасно, крайне важна сейчас, когда в обществе высокий уровень тревожности. Именно поэтому, когда организаторы мероприятий делают что-то для своей же отрасли, они склонны перестраховываться в вопросах COVID-безопасности. Своим опытом организации COVID-free-доступа на площадку для 436 участников с Sostav поделилась команда MICE Excellence Forum.
На состоявшемся в Москве практически сразу после локдауна MICE Excellence Forum, собравшем более 400 заказчиков и поставщиков индустрии деловых и корпоративных событий, была выбрана крайне непопулярная система доступа на площадку. Всем необходимо было предъявить результаты отрицательного ПЦР или же пройти на площадке экспресс-тестирование. Зачем всё усложнили, если у более чем 80% участников по итогам их анкетирования был QR-код? Почему нельзя было воспользоваться стандартной схемой: QR-код или ПЦР = добро пожаловать? Это потребовалось, чтобы исключить возможность проникновения на мероприятие переносчиков инфекции, коими, как ни парадоксально, могут быть переболевшие или вакцинированные, представляющие опасность для аудитории без QR-кодов.
ПЦР-тест, разумеется, нужно было сделать заранее, а вот экспресс-тестирование организаторы реализовали в день проведения форума с помощью партнёра по эпидемиологической безопасности — компании WhiteProduct.
По итогам MICE Excellence Forum, собравшего 436 человек (включая нескольких иностранных граждан, которые «летели на форум с риском для жизни, потому что в России все пренебрегают вопросами безопасности и даже маски не носят»), не было ни одного заболевшего.
Команда MICE Excellence Forum делится семью лайфхаками по организации экспресс-тестирования на площадке, которые позволят избежать очередей, а значит, и недовольства участников уже на входе.
1. Проверка одного участника занимает 6−7 минут. Это включает как непосредственно тестирование и ожидание результатов (2 минуты), так и заполнение формы согласия на медицинское вмешательство и передачу персональных данных (5 минут). Способ всё ускорить — разослать участникам согласие и образец заполнения заранее и попросить принести форму с собой в распечатанном виде. Для тех, кто эту рекомендацию проигнорирует, можно организовать несколько столов для заполнения форм до обращения к медперсоналу. Таким образом «пропускная способность» медработника увеличивается с 10 до 25−30 человек за час.
2. Первый час после открытия регистрации на мероприятие всегда максимально загружен. Если к выдаче бейджей вы добавляете ещё и экспресс-тесты, то рекомендуем открыть регистрацию раньше, чем планировалось. Например, в 8:00 вместо 9:00, но обязательно обеспечить с самого старта горячий кофе и утренние вкусности.
3. Полезно отправить за несколько дней информационное письмо, что участники с ПЦР-тестом проходить экспресс-тестирование не обязаны и могут сразу получать бейджи. Немногие этим правом воспользуются, но даже 10% (а это 40 человек на 400 участников) имеют значение.
4. Необходимо предупредить всех заранее, что в случае положительного результата организаторы будут обязаны сообщить сведения в Роспотребнадзор и не смогут пропустить участника на мероприятие. В результате те, кто плохо себя чувствуют, на мероприятие не придут, и другие гости не будут обеспокоены чьим-то насморком или чиханием.
5. Советуем выделить одного сотрудника в команде организаторов и одного медработника, которые будет брать под ручки спикеров и потенциально проблемных гостей и тестировать их без очереди, если она образуется.
6. Лучше заблаговременно признать, что возможны очереди на регистрации, и рекомендовать использовать это время для нетворкинга, а не для недовольного ворчания.
7. Если на мероприятии предусмотрена трансляция, то это дополнительно снимет напряжение с тех, кто может опоздать из-за тестирования к открытию. Гибридный формат сделает контент доступным из любой точки, в том числе и во время ожидания в очереди.
Ирина Михалькова, сооснователь MICE Excellence Forum:
Это нехитрые шаги, но они помогают превратить утренний кошмар организатора в своего рода интерактив. Несомненно, важно плотно работать со своим партнёром по тестированию, не пренебрегать возможностью несколько раз хотя бы виртуально отрепетировать процесс, пройдя путь гостя на площадке.
Хотя после такого скрининга все остальные предосторожности могут показаться излишними, но они становятся нормой жизни, поэтому их тоже следует иметь в виду:
- на площадке необходимы антисептики, циркуляторы воздуха и персонал, дезинфицирующий поверхности, которых часто касаются участники;
- площадка должна быть просторной, чтобы участники не толпились и могли при необходимости уединиться, также желательна разреженная рассадка;
- важно обеспечить инструменты для бесконтактной регистрации (с помощью QR-кодов, которые высылаются по почте и смс), современную альтернативу обмену визитками (также с помощью QR-кодов, которые можно отсканировать с бейджа собеседника);
- следует предусмотреть наличие кареты скорой помощи.
Экспресс-тестирование согласно требованиям Роспотребнадзора не может обеспечить статус COVID-free-мероприятия и рекомендовано к использованию тем организаторам, которые не обязаны такому статусу соответствовать, но хотят обезопасить своих гостей от COVID-сюрпризов.