Команды DEEP Platform и event-студии abd: Entertainment создали для сотрудников «Совкомбанка» интерактивный продукт — кулинарное ТВ-шоу «Новогодний БАНКет», где топ-менеджеры подвели итоги уходящего года. Организаторы также подготовили двухэтапную викторину из 150 вопросов, на которой разыгрывались подарки. Команды DEEP Platform и event-студии abd: Entertainment рассказали, с какими вызовами столкнулись при реализации проекта.
Персонал сегодня — главная ценность бизнеса, его интеллектуальный капитал. «Совкомбанк» это отлично понимает, поэтому его руководители решили провести корпоративный Новый год, в безопасном для всех участников формате, учитывая сложную эпидемиологическую ситуацию.
За дело взялись специалисты event-агентства abd: Entertainment и техномаги 
EventPlatform . Они поделили зоны ответственности пополам. Предоставление онлайн-платформы и программный бэкграунд праздника взяли на себя сотрудники EventPlatform, тогда как общей организацией, подготовкой материальной базы, разработкой плана, таймингом и реализацией занимались abd: entertainment.
Задачи:
- создать благоприятный климат в коллективе и построить эффективные внутрикорпоративные коммуникации.
- объединить сотрудников региональных филиалов и поддержать корпоративный дух;
- позволить коллективу и руководству лучше узнать друг друга.
Генеральный продюсер abd: Entertainment Илья Авдюнин отметил, у организаторов выработалась отличная стратегия партнерства: «Мы подошли к проекту как слаженная команда, «машина» по производству онлайн-ивентов».
Илья Авдюнин, генеральный продюсер abd: Entertainment:
Составляющие подобных мероприятий собираются по частям, другим агентствам сложно обеспечить такой же сервис. Наше предложение более гибкое, чем у других агенств, так как является пакетным и уже включает в себя набор услуг: камеры, свет, звук, опытную команду, оснащенную и удобно расположенную студию. Не нужно тратить время, искать специалистов, место проведения. Все уже подготовлено, при этом стоимость комплексной услуги весьма разумна.
Организация проекта
Пространство студии было поделено на две зоны:
- рабочую, где разместились менеджеры, операторы и режисер. Там же находились реквизиторы, профессиональные визажисты и стилисты;
- лаунж, где участники могли отдохнуть, выпить бокал шампанского, перекусить и при необходимости поработать в комфортных условиях.
В проекте принял участие известный шеф-повар Александр Журкин. Специально для «БАНКета» он разработал нестандартное меню.
Во время мероприятия топ-менеджеры «Совкомбанка» готовили вместе с поваром, обсуждали различные вопросы и шутили. В непринужденной, дружеской атмосфере праздника они подвели итоги уходящего года. А для того, чтобы удержать внимание зрителей, в эфир были интегрированы игры, интерактивы, прямые включения из регионов, звонки от зрителей и розыгрыш подарков.
Проблема: мероприятие рассчитывалось на 15 тыс. человек, находящихся в разных регионах. При этом каждый участник должен был чувствовать себя в команде. Для этого нужен эффект присутствия, своеобразное «чудо» в эфире.
Решение: сочетание «домашнего» кулинарного формата и большого количества интерактивных включений, а также интересные рассказы топ-менеджеров позволили создать теплую атмосферу в эфире. В итоге 97% зрителей были вовлечены в событие и остались довольны.
Проблема: кулинарное шоу — формат достаточно распространенный и оттого сложный в исполнении. Важно сделать его не только интересным и качественным, но и не похожим на другие.
Решение: мы сделали упор на доклады топ-менеджеров в основной части программы, а также интерактивы по внутрикорпоративной тематике, которые позволили сделать проект уникальным и интересным именно для этой аудитории. А в сочетании с работой профессионалов студии, которые уже имели опыт в создании TV-шоу, получилась настоящая телевизионная программа.
Ирина Алексеева, production director EventPlatform:
«Совкомбанк» — давний надежный друг, поэтому для нас было важно выполнить поставленные задачи по максимуму. Наши эксперты отвечали за техническую часть: подготовку платформы для мероприятия, проработку всех составляющих, создание группы поддержки.
Технические особенности проекта
Новогоднее шоу стартовало в 12:00 и длилось три часа. После вступительного слова ведущего на платформе для каждого подразделения «Совкомбанка» были открыты 16 залов. В индивидуальных «комнатах» запустили персонализированные видео с поздравлениями руководителей. Участники могли общаться в отдельных чатах, обмениваться впечатлениями и эмоциями. Затем всех пригласили в основную трансляцию.
Проблема: записанные поздравления содержали музыкальные фрагменты. Их нельзя было просто разместить на YouTube.
Решение: программисты нашли оптимальное решение — интегрировать видеоролики Vimeo в платформу.
Во второй части шоу участников ждал двухэтапный квиз. Ведущий озвучивал правила игры, после чего в основной трансляции гостям предлагалось ответить на вопросы. В конце викторины были представлены финальные результаты конкурса.
Проблема: высокая нагрузка на команду поддержки. Сотрудникам нужно было вовремя отвечать на вопросы, подсказывать, объяснять, чтобы каждый участник ощущал заботу и внимание. От этого зависел успех мероприятия в целом.
Решение: выход здесь был найден в обучении, разработке правил по сопровождению. В результате поддержкой EventPlatform можно гордиться.
Какие выводы были сделаны?
Мы достигли успеха благодаря правильному распределению обязанностей. Каждый качественно выполнял свою часть работы: программисты обеспечивали техническую подготовку, менеджеры и администраторы — ассистирование. Организаторы продумывали детали, подбирали контент, ведущих, отвечали за тактическую карту мероприятия.
Говоря об общих проблемах совместных проектов, можно упомянуть недопонимания, отсутствие внимания к деталям, сложности с выставлением приоритетов. Справиться с этим помогало соблюдение нашего правила «4 П»:
- поддерживать друг друга, невзирая на сложности;
- помнить об общих целях;
- правильно доносить просьбы, используя метод «Гамбургера»;
- получать обратную связь.
Получая такие отзывы — «Спасибо за этот вечер!», «Спасибо за атмосферу, искры в душе и огонь в сердцах!» — мы понимаем, что для этого и нужны корпоративные мероприятия.