Sostav.ru

Как качественно провести валидацию базы контактов

Подробный план валидации, разбор основных этапов, советы и инструменты

Компании, которые понимают ценность персонализированного общения с ЦА, аккуратно собирают данные клиентов и используют базу контактов для рассылки сообщений. Однако даже идеальные базы контактов со временем теряют свою актуальность. Периодически им нужны проверки и обновление. Вот тогда и нужна валидация — чтобы удалить все лишнее, обновить, перепроверить и по возможности дополнить базу новыми данными. Владимир Колеватых, руководитель группы интеграций, рассылок и игровых механик Wim.Agency, поделился подробным планом, основными этапами и инструментами, а также советами по валидации.

Что такое валидация и почему это важно

Валидация — это проверка точности и качества адресов электронной почты. При такой проверке будут выявлены несуществующие, неправильные или недействительные адреса.

Множество компаний из самых разных секторов экономики полагаются на электронную почту как на ключевой способ общения со своими клиентами. Например, она используется компаниями в розничной торговле, гостиничном бизнесе, банковском деле и страховании. По email отправляют подтверждения заказов товаров, услуг, счета, предложения и важные уведомления. В этом случае база контактов является чрезвычайно ценным активом — в ней хранятся все данные о клиентах.

Однако если данные будут неточными, то взаимодействие с клиентами либо так и не начнется, либо будет некачественным. Если бренд работает на узкую аудиторию, то валидация базы играет особенную роль: важен каждый контакт, а потеря даже одного обходится слишком дорого.

В этом случае требуется глубокая и серьезная валидация базы. Нужно перепроверить и email, и телефоны, и имена, и даже должности и специальности потенциальных клиентов. Например, без расширенной валидации не обойтись при общении с врачами. Во-первых, врачу хочется получать контент только в рамках его интересов. Во-вторых, любая ошибка грозит отпиской от коммуникации и без того перегруженного медицинского специалиста.

    Loqate опросил более 3 тыс. пользователей электронной почты из Великобритании, США и Германии. Почти каждый пятый человек намеренно вводит неправильный адрес электронной почты. При этом большинство заявляет, что подделка адреса электронной почты была попыткой защитить их конфиденциальность.

    Если системы отмечают, что отправленные письма не открываются и не читаются, это приводит к ухудшению репутации компании как отправителя.

    Кроме того, хранение адресов электронной почты и отправка электронных писем стоят денег. Поскольку электронные письма отправляются большому количеству пользователей (среди которых много неактивных), то расходы, связанные с отправкой, увеличиваются.

    Валидация базы, проведенная в нужный момент, поможет решить большинство этих проблем.

    Виды проверок

    Подтверждение email. Пользователь заполняет форму подписки на рассылку, и на указанный адрес электронной почты ему отправляется письмо. Такая технология называется Double Opt-In (DOI) — двойного подтверждения email пользователя. В письме содержится ссылка, на которую необходимо нажать, чтобы подтвердить свой адрес и согласие на получение писем. Только после этого адрес включается в лист рассылки.

    Проверка в режиме реального времени. Такой вариант часто применяется, когда пользователь заполняет форму на сайте. Убедиться, что адрес электронной почты или номер телефона действителен, помогают специальные инструменты, которые моментально осуществляют проверку. Если в написании допущена ошибка, то об этом высвечивается сообщение.

    Проверка существующего списка. Этот метод можно использовать для проверки, актуализации и чистки адресов электронной почты, которые уже хранятся в базе данных. Часто пользователи регистрируют учетную запись электронной почты только для того, чтобы никогда ее не использовать. Что делать в таком случае? Удалять неактивные адреса, которые полгода не реагируют на письма. Скорее всего, почта заброшена, и через полгода неактивности почтовые клиенты блокируют такие адреса и превращают в ловушки.

    Другая причина неактивности получателей — им просто не интересны письма, но лень отписываться. В этом случае лучше сделать реактивационное письмо: если нет ответа на него и другие, то следует приостановить рассылки до повторного запроса от пользователя.

    Как проводить расширенную валидацию

    Шаг 1. Проверить базу через email-валидатор

    Специальные сервисы (MailValidator, MailboxValidator, MillionVerifier) помогут избавиться от некорректных адресов и спам-ловушек. Первым и основным шагом является проверка того, соответствуют ли собранные адреса признанным форматом электронной почты. Это включает в себя обнаружение опечаток и орфографических ошибок как в локальной, так и в доменной частях адреса электронной почты, например, @gmail.ru вместо @gmail.com и так далее. Email-валидаторы также автоматически проверяют электронный адрес по черным спискам и спам-ловушкам.

    Шаг 2. Сверить имена в базах по словарям

    Словари имен есть в свободном доступе. По ним можно автоматически и частично вручную устранить ошибки. Однако могут быть такие ситуации, когда оба варианта имени есть в словаре и непонятно, какое из них правильное. К примеру, Наталия и Наталья. Здесь уточнить информацию поможет колл-центр (шаг 5).

    Шаг 3. Проанализировать корректность контактов по открытым источникам

    Например, если проверяеся база контактов медицинских работников, то можно воспользоваться сайтами медицинских учреждений, чтобы проверить, корректно ли указаны специализация и ФИО в базе контактов. Чтобы не делать это вручную (особенно, если в списке тысячи контактов), можно написать специальную программу под конкретный проект. Затем нужно будет проконтролировать исправления вручную, так как в случае со «сложными» именами программа не всегда может определить, корректно ли написано имя или нет.

    Возвращаясь к истории с проверкой базы медицинских специалистов: если в медучреждении есть врач с этой фамилией, отчеством и специализацией, но не совпадает имя (например, в базе была опечатка), то нужно внести изменения. Если есть сомнения, лучше отдать на прозвон колл-центру. Также можно ввести рейтинг достоверности.

    Так, контактам, у которых было мало совпадений с информацией в открытых источниках, ставится отметка с низким рейтингом доверия. По ним в дальнейшем перезванивают операторы и также ставят свои отметки: правильное ли имя или опечатка, какая специализация у врача и так далее.

    Шаг 4. Проверить телефоны через сервис IDX

    По разным источникам, этот сервис подтверждает или отрицает, принадлежит ли номер конкретному человеку. То есть IDX не отвечает, чей это телефон, а дает информацию в формате «да», «нет», «не знаю». Помимо этого, сервис также может подтверждать сведения о сертификатах и иных документах.

    Почему могут возникать проблемы с определением принадлежности номера конкретному человеку? Пользователь может заполнять различные формы, указывая один и тот же номер телефона, но разные имена. Например, заполнить форму подписки на email-рассылку с придуманным именем, а совершить покупку в интернет-магазине уже под своим настоящим. В этом случае сервис не сможет достоверно определить, принадлежит ли номер этому человеку. И здесь снова поможет колл-центр.

    Шаг 5. Подключить к работе колл-центр

    На этом этапе операторы звонят по контактам, чтобы подтвердить корректность номера телефона. Чтобы звонок оператора не вызывал негатив у человека, нужно грамотно составить скрипт, при этом постараться не перейти тонкую грань. Важно понимать, откуда пришел человек и на что он давал согласие. Многие люди расценивают звонки как вторжение в личное пространство. Нужно объяснить, зачем звонит оператор, что даст подтверждение данных, какую пользу это принесет человеку.

    Обсудить с другими читателями:
    Ваш браузер устарел
    На сайте Sostav.ru используются технологии, которые не доступны в вашем браузере, в связи с чем страница может отображаться некорректно.
    Чтобы страница отображалась корректно, обновите ваш браузер.
    Ваш браузер использует блокировщик рекламы.
    Он мешает корректной работе сайта. Добавьте сайт www.sostav.ru в белый список.