В ивенте важно не только то, что вы показываете гостям, но и то, как вы обеспечиваете комфорт их пребывания. В ивент-маркетинге до сих пор существует миф: если у мероприятия свежая идея, хороший визуал и известный бренд, оно автоматически будет успешным. В реальности впечатление гостя формируется не только на уровне содержания, но и на уровне логистики, координации и организации других базовых процессов. И второе часто оказывается важнее. Перспективные концепции могут терять вау-эффект из-за деталей, которые на этапе подготовки кажутся второстепенными. Одни и те же ошибки повторяются из проекта в проект, но их легко избежать еще на этапе подготовки. Об этом рассказала Sostav Татьяна Слободян, заместитель генерального директора Sobytie Communications по работе с клиентами.
1. Плохая логистика
Первое впечатление от мероприятия формируется до входа на площадку. Если гость не понимает, как пройти, или сталкивается на входе с огромной очередью, он сразу начинает злиться. Так он зайдет в основной зал уже раздраженным, и избавить его от негатива будет не так легко.
Чтобы доверие к мероприятию не потерялось еще до его формального начала, стоит отправить гостям подробную информацию о входе заранее. Во избежание очередей потоки людей лучше разделять по категориям: VIP, пресса, спикеры, персонал — и запускать их через разные входы в отдельные временные блоки.
2. Непродуманный путь гостя
Когда гость оказывается внутри, он тут же начинает искать самые важные локации: гардероб, стойки регистрации, уборные. Если он испытывает трудности и здесь, возникают отрицательные эмоции, и гость воспринимает уже само мероприятие в негативном ключе. Чтобы этого избежать, нужно изначально подготовить пространство так, чтобы ориентироваться в нем было несложно.
Помочь в этом может навигация разных типов. В помещении должны быть яркие и понятные указатели, а рядом могут стоять координаторы, всегда готовые подсказать дорогу.
В любом случае организатор должен пройти путь гостя сам. Так вы точно убедитесь в том, что люди будут фокусироваться на содержании программы, а не отвлекаться на построение маршрута.
3. Проблемы с регистрацией
Регистрационные стойки почти всегда представляют собой зону риска. Ошибки в расчетах создают здесь либо огромные очереди, либо нелогичные простои. Первое всегда вызывает дискомфорт из-за количества людей и давки, второе — заставляет гостя сомневаться, точно ли он вошел в нужные двери. И то, и другое формирует ощущение общей неорганизованности.
Решить эту проблему можно почти так же, как трудности с логистикой. Во-первых, используйте предварительную онлайн-регистрацию. Это значительно ускорит работу хостес. Во-вторых, рассчитывайте потоки гостей не только по количеству, но и по примерному времени прибытия. Так вы сможете поддерживать в велком-зоне оптимальное количество человек до начала мероприятия.
4. Создание давки
Толпы возникают не только у стоек регистрации, но и в зонах для фото, фуршета и проведения интерактивов. Гости собираются, нагрузка растет, и мероприятие превращается в хаос.
По возможности зонировать пространство нужно с учетом поведения потоков людей. Например, не стоит оформлять красивую локацию для съемки рядом с буфетом или ставить точки с активностями близко друг к другу.
Дополнительно стоит продумать тайминг: когда гости направляются к столам с едой, в какой момент они, скорее всего, пойдут фотографироваться, во сколько начнется тот или иной мастер-класс. Гармоничное распределение потоков людей по пространству и времени поможет минимизировать риск образования толп.
5. Замедленная реакция на форс-мажоры
Безусловно, разрабатывать сценарии типичных форс-мажоров следует еще до мероприятия. Так они пройдут как можно спокойнее. Однако все предусмотреть в ивент-среде невозможно.
Во время нештатных ситуаций важно поведение команды. Гости будут обращать внимание на действия персонала и делать выводы о бренде на основе скорости и слаженности их работы.
Чтобы решение кризисных моментов действительно проходило продуктивно, стоит заранее делегировать право принимать оперативные решения на площадке. Если на мероприятии не будет людей, управляющих командой здесь и сейчас, даже незначительный сбой приведет к организационной катастрофе.
6. Нарушение таймингов
В ивенте важна динамика. Если ритм мероприятия систематически нарушается, оно перестает работать так, как задумано. Затянутые переходы, критические изменения в расписании и непредсказуемые паузы нарушают порядок и создают ощущение потери контроля.
В таких случаях даже продуманное содержание мероприятия не сможет удержать фокус аудитории. Чтобы избежать этого, стоит заранее учитывать возможное нарушение таймингов и быть готовым заполнить образовавшуюся пустоту.
7. Нестабильная работа техники
Любой сбой звука, света или экранов мгновенно перетягивает на себя внимание аудитории. Даже короткая пауза в работе техники воспринимается как системный сбой и снижает уровень доверия к мероприятию.
Конечно, техника бывает капризна и не всегда зависит от действий людей. Однако можно постараться свести риск возникновения неполадок к минимуму. До начала программы обязательно нужно провести полный технический прогон, а для самой важной техники подготовить замену. Например, настроить еще несколько микрофонов.
8. Игнорирование отдельных категорий гостей
При подготовке мероприятия агентства часто забывают об инклюзивности: организаторы изначально не учитывают гостей с разными особенностями и потребностями. В результате ивент теряет часть аудитории только из-за отсутствия удобств для отдельных категорий людей.
Обеспечить комфортное пребывание таких гостей несложно. На базовом уровне достаточно обеспечить их физическую мобильность, продумать различные форматы восприятия контента (например, через тактильный контакт или с помощью субтитров) и подготовить персонал.
Гости редко способны точно сформулировать, что именно пошло на мероприятии не так. Однако они всегда могут сказать, было ли им, в конечном счете комфортно. С этой точки зрения хороший ивент создается не только за счет интересной идеи, но и за счет заботы о каждой мелочи, которая станет частью общего впечатления гостей.
Вывод
Успех мероприятия редко зависит от одной лишь креативной концепции или громкого имени бренда. Как показывает практика, самые смелые идеи разбиваются о суровую реальность бытовых неудобств: о бесконечную очередь в гардероб, потерянный указатель на пути к залу или внезапную тишину отключившегося микрофона. Гость может не запомнить точное название сессии или цвет брендированного торта, но он никогда не забудет чувство растерянности и раздражения от того, что о его комфорте не подумали.
Главный секрет запоминающегося ивента кроется в эмпатии и дисциплине организатора. Каждый из восьми перечисленных пунктов — это маркер уважения к аудитории. Продумывая путь гостя, предвидя точки напряжения и страхуя технические риски, вы инвестируете в долгосрочную репутацию. В конечном счете, лояльность клиентов и партнеров растет именно там, где команда сделала больше, чем от нее ожидали, проявив заботу в деталях, которые, на первый взгляд, даже незаметны.