Взять все в свои руки: как понять, что вашей компании пора создавать собственную экосистему
Когда агентство начинает расширяться, оказывается, что привычные инструменты для развития команды уже не работают. Одни процессы требуют обновления, другие — эксклюзивных решений с нуля. Массовая цифровизация бизнеса диктует правила, игнорируя которые агентство в лучшем случае рискует остаться на задворках рейтингов, в худшем — закрыться.
Можно ли в период стремительного роста компании полагаться только на собственные силы? В теории — да. Но будьте готовы к беспорядку в проектах, выгораниям и недовольным клиентам.
За 2024 год команда Rocket Business выросла с 33 до 50 сотрудников, и штат продолжает расти. Проектов стало вдвое больше. Мы осознали, что нужен апгрейд существующих инструментов и разработка новых — для решения SEO- и HR-задач, а также развития корпоративной культуры.
Хорошо, что рядом с нами всегда находится команда талантливых программистов из web-продакшена RocketDev. Вместе мы автоматизировали все, что можно было автоматизировать – мониторинг позиций на клиентских проектах, коммуникацию с соискателями, повышение грейдов и даже благодарности.
Рассказываем, что нам дала своя экосистема, и стоило ли вообще вкладывать в это время и деньги.
Разработка длиной в 10 лет для полной прозрачности перед клиентами
С момента основания агентства мы во всем стремимся к полной прозрачности, особенно в работе с клиентами. Осведомленность клиента о том, как чувствует себя его сайт — залог всеобщего душевного равновесия.
Когда проектов было немного, SEO-специалисты могли самостоятельно контролировать позиции в выдаче, проводить аналитику и отчитываться перед клиентом. Но когда работы стало в 5 раз больше, мы решили, что эту рутину пора автоматизировать.
Нужен был удобный продукт не для коммерции, а для сохранения эффективности команды и полной прозрачности нашей работы. Так появился Rocket Business.Монитор — система для отслеживания позиций в выдаче, хранения информации по проектам, аналитике, отчетности по трудозатратам.
Сначала сервис отслеживал позиции сайтов в Яндексе и Google по заданным ключевым словам, предоставляя архив позиций, статистику и возможность добавлять новые запросы.
Спустя 10 лет системе потребовался серьезный апгрейд. SEO сильно ушло вперед, и первоначального функционала уже было недостаточно.
После последнего апгрейда Мониторе появились такие функции:
● cводная информация по проектам с учетом работы по часам;
● отслеживание ошибок на сайтах;
● аналитическая SEO-система, которая отслеживает позиции ключевых запросов для каждого проекта;
● удобное добавление новых ключевых слов с указанием региона, ключа и соответствия посадочной странице;
● синхронизация с Redmine, которая обеспечивает отчетность по задачам и трудозатратам;
● надежное хранение всей важной информации о проекте с многоуровневой защитой от дубликатов.
Что нам дала эта разработка? Прозрачность работы и круглосуточный доступ к результатам. Мы снизили риск поломок на сайтах до минимума — моментально получаем информацию об ошибках в специальном боте. С внедрением Rocket Business.Монитор мы стали закрывать проекты на более высокие чеки. Многие клиенты пришли на дополнительную услугу, а кто-то отдал на продвижение второй проект.
Устали вручную отвечать каждому соискателю и создали персональную карту
Не переживайте, наш HR-менеджер прекрасно справляется со своими задачами. Но в очередной пик откликов он осознал, что большинство кандидатов задает одни и те же вопросы: о графике и условиях работы, корпоративных активностях, расположении офиса и т.д. Именно на них тратится очень много ресурса. Мы решили, что настала пора создать Rocket.Welcome — персональную карту соискателя с элементами геймификации.
Ссылку на Rocket.Welcome кандидаты получают сразу после отклика на вакансию. Она становится их первым погружением в вайб Rocket Business. Карта оформлена таким образом, что кандидат не может сразу перескочить в последний раздел с тестовым заданием — перед этим ему необходимо последовательно изучить всю необходимую информацию.
Конечно, мы разработали Welcome не только для того, чтобы облегчить себе жизнь. Такой подход помогает кандидату оценить свои силы и интерес к вакансии заранее. Последовательно изучая карту, он решает, подходит ли ему предложение. Если все устраивает — он подходит к тестовому заданию замотивированным и с четким пониманием своих задач.
После успешного прохождения тестового и собеседования каждому новому сотруднику предоставляется персональная ссылка на Rocket.Welcome 2.0. Это одностраничный сайт-навигатор по первому рабочему дню. Там есть все, что необходимо для комфортного начала работы в компании: логистика, план первого дня, список необходимых документов, описание офисных удобств, правила компании.
Мы настолько любили говорить друг другу «Спасибо!», что создали для этого специальное приложение
Мы очень любим помогать друг другу и делать атмосферу в офисе добрее. Иногда помощь от коллеги бывает настолько велика, что сказать простое «Спасибо!» кажется недостаточным. Хочется сделать что-нибудь приятное в ответ. Так мы решили разработать специальный сервис «только для своих».
Rocket.Спасибо — мини-приложение на базе Telegram, которое позволяет нашим сотрудникам благодарить друг друга и публично отмечать вклад коллег в командную работу.
Каждый месяц сотрудникам начисляются 30 баллов «Спасибо», которые можно дарить друг другу за добрые дела. Коллега, который чаще всех помогал другим и собрал наибольшее количество «Спасибо», получает 10 баллов мотивации. Их можно копить и обменивать на ценные призы от компании: от нашего стильного мерча до Apple Watch и тура в Грузию. Еще больше о наших корпоративных фишках тут.
За первые полгода с Rocket.Спасибо нас сформировалась целая культура взаимной поддержки и признания в команде. Мы всегда были дружными, но с появлением Rocket.Спасибо эта сплоченность вышла на новый уровень — по данным опросов уровень удовлетворения командной работой повысился на 30%. Также 86% сотрудников отметили, что практика благодарностей мотивирует их работать продуктивнее. При этом вовлеченность сотрудников в рабочий процесс выросла на 20%.
А еще мы заметили, что у коллег вырабатываются правильные привычки. Благодарности за добрые дела летят регулярно. И это хороший стимул для каждого сотрудника становиться лучшей версией себя.
Создали платформу для прокачки навыков, чтобы сотрудники не засиживались на текущих грейдах
В большой команде руководителям сложно отслеживать достижения каждого сотрудника — нужны специальные инструменты для ее системного развития. Долгое время прогресс коллег фиксировался в Excel-таблицах. Но этот метод перестал работать. Основные причины:
- В таблицах удобно структурировать информацию, но неудобно собирать ее для оценки работы сотрудника.
- Сложно быстро определить, есть ли динамика развития конкретного сотрудника или нет.
- Руководителю нужно было потратить очень много времени, чтобы подсчитать общее количество баллов и время на прокачку конкретного скилла.
- Подтвердить новый скилл внутри таблицы невозможно – нужно собираться на планерку и «экзаменовать» каждого сотрудника.
Так появилась платформа RocketSkills, которая отслеживает успехи сотрудников, помогает в обучении и визуализирует рост по карьерной лестнице. С ее помощью специалисты быстрее осваивают новые навыки и своевременно переходят на новые грейды.
У каждого сотрудника есть три основных направления для развития: Soft Skills, Hard Skills и Самообразование. Они разделены на уровни, где отображены ключевые навыки специалиста — от более базовых к сложным.
Руководитель или ментор может самостоятельно создавать и менять ветки навыков для своих подопечных. Сотруднику остается выбрать навык, который он хочет прокачать первым. Отследить свое развитие помогает прогресс-бар. Когда задача выполнена, ментор получит заявку на подтверждение нового опыта.
Система получилась гибкой и удобной — она учитывает даже внештатные ситуации. Каждый отдел может работать с RocketSkills самостоятельно без помощи программиста или администратора.
За 2024 год количество сотрудников с новыми грейдами увеличилось с 17% до 34%. Половина из них стала менторами и тимлидами. Значительно вырос процент тех, кто регулярно проходит обучение и занимается самообразованием — с 30% до 74%.
Дропнули свое облако, чтобы быть сильными и независимыми
Мы, как и многие агентства, привыкли работать с Google Workspace. Но из-за роста ограничений пришлось искать альтернативы. Изучили доступные на рынке сервисы — многие из них не подошли либо из-за ограниченного функционала, либо из-за высокой стоимости, не оправдывающей возможностей. Поэтому мы быстро нашли подходящее open source решение — Rocket Business.Облако.
Развернули собственный сервер для обработки документов OnlyOffice. Для хранения данных настроили сервер Nextcloud. После установки доработали систему и функционал под наши потребности.
Решения были кастомизированы так, чтобы они максимально соответствовали запросам сотрудников и клиентов. Rocket Business.Облако позволило нам перенести данные без остановки бизнес-процессов, защитить важную информацию и упростить работу команды.
Подводим итоги
Анализируя результаты, которые приносит нам экосистема, можем сказать одно: оно того стоило. Внутренние сервисы берегут ресурсы сотрудников. Делают процессы более гибкими и прозрачными. Агентство легче адаптируется к внешним и внутренним изменениям, не переключаясь в режим стагнации.
Чтобы не делать экосистему ради экосистемы, важно понимать потребности и запросы команды, специфику процессов, а также ставить в приоритет удобство и универсальность продуктов для всех отделов. Перед тем, как приступить к разработке, мы вместе с командой RocketDev собрали обратную связь от руководителей и сотрудников, провели целую серию планерок.
Создавать экосистему или нет — решение, которое зависит от специфики и масштаба компании. Возможно, сейчас вам будет достаточно 1-2 инструментов для автоматизации процессов. А если вопрос только в наличии команды разработчиков — всегда можно обратиться к тем, кто делает мир digital улыбчивым:)