Sostav.ru
12.09.2020 в 15:40

«Вся наша работа — сплошной адреналин»: безумные истории из жизни ивент-менеджеров

Основатель ивент-агентства С4 поделилась своим опытом выхода из трудных ситуаций

Ивент-индустрия — это прежде всего особенные люди. Их сложно застать врасплох. Они привыкли работать на грани, а режим многозадачности для них — обычное состояние. Марьяна Гвоздовская, основатель ивент-агентства С4, делится личным опытом и историями коллег о том, как им удавалось решать задачи с невозможными условиями и находить выход из безвыходных ситуаций.

Работа ивент-менеждера учит в любой ситуации не терять способность ясно мыслить. Например, утром у вас есть подрядчик на кейтеринг, с которым вы укладываетесь в бюджет. А в обед — уже нет. В зале, где вы собрали несколько сотен человек, может вдруг выключиться свет. Спикер может попасть в ДТП, а ему надо открывать конференцию. Или площадка сообщит в день вашего мероприятия, что рабочие начали ремонтировать подъездные пути. Такими историями не удивить ни одного ивент-менеджера.

Миссия невыполнима-1: отправить журналиста в пресс-тур без билета и визы

Однажды мы везли группу журналистов в пресс-тур. Неожиданно одного из них отказались регистрировать на рейс, несмотря на наличие распечатанного билета. Мы стали выяснять, в чем дело. И выяснили, что билет, с которым мы пытаемся посадить человека в самолет, был куплен в прошлом году. Оказалось, что ровно год назад этот же журналист летал у нас в пресс-тур в этот же город. Менеджер проекта по ошибке распечатала его старый билет, а сотрудники авиакомпании не сразу смогли понять, почему данных этого пассажира нет в системе. Пришлось мне доставать свою кредитную карточку и бегом бежать в кассу, так как регистрация уже заканчивалась. Это было весело, но на рейс мы успели.

Еще одна «веселая» история произошла с журналистом, которого мы должны были отправить на мероприятие за границу. После подачи документов в консульство вместо паспорта с шенгенской визой он получил паспорт, в котором стоял штамп об отказе. Нам пришлось в срочном порядке запрашивать ему визу через другую страну, а также решать проблему с «испорченной» страницей — думать, как избавиться от штампа, чтобы хозяин паспорта ничего не заподозрил.

Миссия невыполнима-2: устроить тест-драйв зимних шин без снега

Немало сюрпризов в ивент-индустрии преподносит погода. Так, однажды растаял ледник (ледник, Карл) в Исландии, где у нас должен был проходить тест-драйв новых зимних шин. Пришлось ночью в незнакомой стране искать специальную технику, чтобы вытащить трактор, который, готовя трассу к заездам, провалился под растаявший лед. И параллельно искать другую локацию, потому что заезд должен был состояться на следующее утро. Ведь его никто не отменял.

Фото из архива ивент-агентства С4

Тесты на стрессоустойчивость: «Мохнатый шмель» и три тысячи квадратных метров

У Марии Борзенковой, менеджера по качеству проектов С4, массу эмоций вызывает воспоминание о четырех часах, в течение которых она подметала пол, усыпанный мелким мусором, потому что в таком состоянии площадка отказалась принимать залы обратно. Это было в те далекие времена, когда срочного заказа клининга еще не существовало, особенно в пять часов утра. Площадь помещения, которое ей нужно было в одиночку привести в порядок в строго ограниченное до окончания аренды время, составляла ни много ни мало — 3 тыс. квадратных метров. Это был настоящий тест на стрессоустойчивость. И заодно — проверка поясницы на прочность.

Еще одна безумная история, которую Маша вряд ли когда-нибудь забудет, связана с песней «Мохнатый шмель». Директор компании, для которой мы проводили корпоратив, заказал ее исполнение у кавер-группы. Музыканты исполнили песню, и директору это очень понравилось. Настроение у него к тому моменту было уже «приподнятое», и он захотел услышать ее еще. А потом еще… И еще… И так семь раз! Семь раз Мария уговаривала кавер-группу спеть «Мохнатого шмеля» на бис.

Невозможное возможно: полный VIP-сервис на необитаемом острове

Дмитрий Морозов, внештатный менеджер проектов С4, однажды арендовал катер, чтобы отвезти туалет на необитаемый остров, где готовилась VIP-вечеринка. Туалет был тяжелый, а катер — легкий. В процессе транспортировки Диме приходилось отгонять от себя мысль о том, что лодка может перевернуться, а ценный груз утонуть.

По сценарию другого мероприятия, которое он организовывал в Сочи-парке, гости должны были подниматься на экстремальном аттракционе «Жар Птица» на высоту 65 метров и видеть выложенную камнями на земле надпись. Пока Дима выбрал место для надписи, пока проверил, как ее выложили и пока все поправил, он накатался на этом аттракционе так, что его лицо приобрело зеленоватый оттенок.

20 горнолыжных костюмов для личного пользования

Как вы думаете, можно ли провезти через границу 20 брендированных горнолыжных костюмов и убедить таможню в том, что они предназначены не для продажи, а для личного пользования? У Юли Каталкиной, руководителя отдела реализации С4, это получилось.

Еще один кейс из ее «портфолио» — переговоры с владельцем сыроварни в Израиле. После телефонного звонка Юли он прервал отпуск, который проводил с семьей в другом городе, чтобы лично провести экскурсию по своему предприятию для наших гостей. Причем в тот момент, когда Юля ему позвонила, автобус с гостями уже ехал на сыроварню.

Юлия Каталкина и Мария Борзенкова. Фото из архива ивент-агентства С4

За что мы любим iPhone и недолюбливаем Samsung

Один хороший клиент захотел подарить своим гостям брендированные силиконовые чехлы для смартфонов. Казалось бы, ничего особенного: всего лишь еще один пункт сметы — «чехлы для смартфонов». Однако, когда мы приступили к работе, выяснилось вот что: чтобы учесть все возможные вариации, мы должны сделать ассортимент из 14 (четырнадцати!!!) моделей чехлов. Потому что у разных моделей смартфонов, как минимум, разные размеры. Но это еще полбеды. Самое безумное — это то, что на чехлах одинакового размера у разных моделей камеры в разных местах!

То есть нам надо было придумать такой дизайн, который хорошо смотрелся бы как на самых больших, так и на самых маленьких чехлах. А также мог быть адаптирован под все варианты размещения камер. И, разумеется, именно на таком проекте, у которого горящие сроки.

Работая над макетами, мы мысленно благодарили iPhone за удобное расположение камер в верхней левой части и часто вспоминали нехорошими словами Samsung (ничего личного), который накреативил камеры в центре корпуса.

Какие угрозы несут собой морозы

В Карелии, где, как вы знаете, морозы бывают неслабые, мы проводили зимнее мероприятие на открытой площадке. Для которого были нужны биотуалеты. Надо сказать, что площадка эта находилась в приличной глуши. И единственная фирма во всей округе, которая могла дать нам в аренду четыре таких агрегата, отказывалась это сделать, так как предыдущий арендатор вернул их с полными баками. А в приемном баке биотуалета содержимое на морозе замерзает, если своевременно не выполнить его откачку. Что, в принципе, и случилось в этом гадком случае.

Подключив административный ресурс, менеджеру проектов С4 удалось убедить владельца биотуалетов в перспективности нашего сотрудничества. Мы уговорили отдать нам оборудование в аренду вместе со всем содержимым и пообещали, что вернем его идеально чистым.

У менеджера был один день, чтобы изучить пути решения проблемы по роликам в YouTube. Когда туалеты привезли на площадку, ассенизаторская машина и тепловая пушка их там уже ждали. Работали они долго… Запах на площадке стоял шикарный.

Обсудить с другими читателями:
Ваш браузер устарел
На сайте Sostav.ru используются технологии, которые не доступны в вашем браузере, в связи с чем страница может отображаться некорректно.
Чтобы страница отображалась корректно, обновите ваш браузер.
Ваш браузер использует блокировщик рекламы.
Он мешает корректной работе сайта. Добавьте сайт www.sostav.ru в белый список.