Ежегодно у сотрудников HR-отделов возникает задача организовать новогодний корпоратив, но методичного подхода к ее решению, как правило, нет. Sostav попросил Владимира Вердяна, CEO 
Qevent , расставить точки над i и рассказать, когда начинать готовиться, какие этапы последовательно выполнить, и поделиться интересными фишками.
Готовьтесь заранее
Конкретная метрика: очень желательно обратиться в агентство в сентябре. Сентябрь — самый загруженный месяц в ивент-бизнесе, так как именно в это время начинаются тендеры на зимние мероприятия. Помимо этого, площадки, хедлайнеры, артисты к новогодним ивентам бронируются сильно заранее. Особенно это касается персон с громкими именами.
Несмотря на это, много клиентов обращаются в агентства в октябре, ноябре и даже декабре. В зависимости от желаемого масштаба мероприятия становится понятно: возможно по срокам осуществить задуманное или же отложить мероприятие на будущий год, а сейчас провести праздник попроще.
Со второй половины ноября начинается полноценный этап реализации проектов. Тут стоит заметить, что есть существенная разница в ивентах онлайн и офлайн. Например, для онлайна в этот период уже начинаются:
- разработка платформы;
- подбор концепции трансляции;
- аренда студии;
- производство декораций;
- обсуждение материала со спикерами
и т. д.
Офлайн, естественно, отличается подготовительным этапом, хотя и есть и общее:
- бронирование площадки, хедлайнеров;
- проработка сценарной части;
- поиск и бронирование квалифицированного персонала;
- выезды на площадку с рабочей группой и ключевыми подрядчиками;
- проработка меню + testfood.
Соединяйте онлайн и офлайн
Когда онлайна слишком много, начинается невероятная охота за интересными вовлекающими механиками, все пытаются интегрировать офлайн-формат в онлайн, и наоборот. Например, за неделю до одного из ивентов мы разыгрывали на радиоэфире 20 проходок в студию, из которой шел эфир для остальных сотрудников. Также для повышения вовлеченности разыгрывали сертификаты в бары для небольших групп, чтобы коллеги могли встретиться вживую.
Офлайн-активации в офисах обладали и будут обладать высоким уровнем важности, так как некоторые сотрудники продолжают работать в офисах. Следовательно, внедрение смешанных ивентов получает дополнительное очко.
Если всё-таки вы не рассматриваете интеграцию онлайна в свой новогодний корпоратив, то запомните, что для офлайн-ивентов требуются фоновые и вовлекающие активности, чтобы сотрудники могли найти себе интерактив по душе. Хорошо подходят объединяющие форматы: например, создание внутрикорпоративной музыкальной группы.
Используйте тренды
Делимся очень качественным лайфхаком, как говорится: «тут и лайф, и хак». Старайтесь выходить на уровень трендовых мероприятий. Пример: пока все находятся под эстетическим удовольствием от нашумевшего сериала «Игра в кальмара», мы уже интерпретируем механики и общую концепцию для презентации клиентам. Как результат: некоторых из них откликнулись на эту идею.
Ситуативность — это быстро, молниеносно, обычно даже дерзко. Не бойтесь смелых и сумасшедших идей, потому что чаще всего именно они являются залогом успеха лучшего мероприятия в истории компании.
Обратиться в агентство никогда не поздно
Даже сейчас не поздно обратиться к экспертам по организации мероприятий. Если есть идея — это сэкономит немного времени, но всё равно это только скелет, на который нужно наращивать «мясо». Индивидуальная концепция, включая TOV, внутренние коллективные мемы, учёт интересов аудитории — лишь небольшая часть работ, которая даёт возможность воссоздать уникальный корпоративный праздник.
Подытожим:
- Лучше обратиться в агентство в сентябре, если не получилось — в октябре-ноябре, в срочном порядке.
- Ноябрь — месяц подготовки и реализации, как правило, найти агентство будет сложнее.
- Смешивайте онлайн и офлайн — одно без другого может существовать, но в комплексе это гораздо интереснее.
- Пользуйтесь ситуативными инфоповодами для своего ивента.