CRM для аренды: +30% к скорости обработки заявок и полная загрузка квартир

Причины обращения:

1. Неэффективная обработка заявок: Большое количество поступающих заявок из разных источников затрудняло их своевременную и качественную обработку.
2. Отсутствие координации между отделами: Недостаточная согласованность действий сотрудников приводила к задержкам и ошибкам в процессе подготовки квартир к заселению.
3. Непрозрачность статусов обращений и занятости квартир: Отсутствие актуальной информации о статусе заявок, свободных и заселенных квартирах, степени их готовности к заселению усложняло управление ресурсами.
4. Недостаточный контроль показателей и метрик: Отсутствие системы для отслеживания конверсии, причин отказов и других ключевых показателей ограничивало возможности для анализа и улучшения бизнес-процессов.

Задача: оптимизировать работу с заявками в amoCRM, обеспечить прозрачность информации о статусах клиентов и занятости квартир

Задачи, которые предстояло решить:

1. Автоматизировать сбор и обработку заявок: Обеспечить поступление заявок из различных источников в единую систему для оперативной обработки.
2. Улучшить координацию действий сотрудников: Настроить систему задач и уведомлений для обеспечения своевременного выполнения обязанностей и взаимодействия между отделами.
3. Обеспечить прозрачность информации: Создать механизм для актуализации данных о статусе обращений, занятости и готовности квартир к заселению.
4. Внедрить систему аналитики: Настроить сбор и анализ ключевых показателей, таких как конверсия, причины отказов, эффективность сотрудников, для принятия обоснованных управленческих решений.

Решение: интеграция всех источников заявок в amoCRM, настройка воронок продаж, автоматизация бизнес-процессов, включая уведомления клиентов

Что было реализовано:

Интеграция источников заявок в amoCRM: Подключение сайта, почты и мессенджеров с индивидуально разработанными чат-ботами для обработки заявок в нерабочее время и первичной квалификации лидов.

Настройка воронок продаж и бизнес-процессов: Определение четких этапов обработки заявок и подготовки квартир к заселению с контролем выполнения задач на каждом этапе.  

Автоматизация коммуникаций с клиентами: Внедрение автоматических уведомлений клиентам о встречах для просмотра квартир, датах заселения, ежемесячных платежах по аренде и других важных событиях.

Интеграция с Яндекс.Диском для хранения документов: Создание директории для каждого клиента с возможностью загрузки и хранения документов (договоры аренды, счета, копии паспортов) непосредственно в amoCRM.

Автоматическое формирование списков для регистрации: Настройка автоматического сбора данных клиентов, нуждающихся в регистрации по месту проживания, с возможностью выгрузки информации в отдельную таблицу.

Результаты: сокращение времени обработки заявок на 30%, автоматизация процессов и повышение эффективности работы отдела продаж

За короткий срок с момента начала реализации проекта (около 3 месяцев) нам удалось добиться полного контроля отдела продаж и обучить сотрудников работе в системе согласно бизнес-процессам. В результате этих действий, компании удалось за 3 месяца заселить более половины всех квартир.

Кроме того, увеличилась скорость обработки лидов, а также сформировалась четкая конверсионная воронка с основными аналитическими показателями, которая позволила команде контролировать отказы и осуществлять реанимационные действия с помощью мессенджеров.

Каких показателей мы достигли:  

  Повышение эффективности обработки заявок:

Интеграция различных источников заявок в amoCRM позволила ускорить их обработку и снизить количество упущенных лидов.  

  Улучшение координации сотрудников:

Настроенные бизнес-процессы и система задач обеспечили своевременное выполнение обязанностей и улучшили взаимодействие между отделами.  

Прозрачность информации:

Актуальные данные о статусе обращений, занятости и готовности квартир к заселению стали доступны в реальном времени, что облегчило управление ресурсами.

  Улучшение аналитики и контроля:

Внедрение системы аналитики позволило отслеживать ключевые показатели, такие как конверсия и причины отказов, что способствовало принятию обоснованных управленческих решений.