Автоматизация сложных бизнес-процессов и документооборота для рекламного агентства

Исходная проблема:

DVG Media – ведущий игрок на российском рекламном рынке с более чем 20-летней историей, предлагающий большой спектр рекламных решений: от наружной и indoor-рекламы до рекламы на транспорте.

С 2009 года компания занимается согласованием, изготовлением и проектированием информационных и рекламных конструкций по всей территории России. По данному направлению DVG Media имеет уникальные компетенции, не имеющие аналогов, что позволяет уверенно занимать лидирующие позиции.

Сложность услуги по согласованию заключается в том, что регламенты по согласованию в регионах отличаются друг от друга. Это связано с тем, что размещение информационных конструкций регулируется правилами благоустройства территорий, которые попадают под действие федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».

И, как следствие, нет единого подхода к квалификации информационных конструкций и единых требований к размещению и содержанию таких конструкций на территории Российской Федерации

В бизнес-процессах компании по согласованию информационных и рекламных конструкций участвует множество сотрудников и подрядчиков.

Основные сложности:

1. Большое количество сотрудников из разных отделов, которых необходимо подключать в нужный момент

В процессе оказания услуги участвуют менеджеры проектов, архитекторы, дизайнеры, сотрудники по документообороту, сотрудники по согласованию и секретарь. Важно, чтобы каждый из них подключался к процессу строго в нужный момент, что раньше приходилось контролировать вручную.

1. Работа с подрядчиками

В проекте могут участвовать внешние подрядчики на любом этапе оказания услуги, если определенные обстоятельства требуют их включения.

1. Региональная специфика услуг и регламентов

DVG Media работает по всей России, а требования и регламенты различаются от региона к региону. Возникает проблема следования регламенту конкретного региона, с чем связаны ошибки менеджеров и задержки по проектам.

Задача: автоматизировать сложный цикл оказания рекламных услуг

Задачи, которые предстояло решить:

1. Автоматизировать процесс назначения ответственных сотрудников в amoCRM, чтобы 100% задач распределялись автоматически без ручного вмешательства. Это должно сократить время обработки каждой сделки минимум на 20% в течение первых 3 месяцев после внедрения.
2. Внедрить автоматизированный процесс управления подрядчиками (передача ТЗ, контроль сроков, приемка работ, оплата) в amoCRM, чтобы сократить время выполнения согласованных работ на 30% и снизить количество ошибок в передаче данных на 90% в течение 6 месяцев после запуска системы.
3. Разработать и внедрить систему автоматической адаптации процессов под региональные нормативные требования, чтобы снизить количество ошибок менеджеров на 80% и уменьшить средний срок согласования услуг в каждом регионе на 25% в течение первого года работы системы.

Решение: комплексная настройка бизнес-процессов в amoCRM с помощью конструктора Sensei

  Проект стартовал в июне 2022 года и развивается по сей день. За это время на бизнес-анализ и настройку потребовалось более 5 миллионов рублей, а на используемые инструменты около 1 миллиона. На данный момент проект прошел 3 релиза, в течении которых происходят необходимые правки и доработки процессов, а также оптимизация системы в целом.

Для решения этих задач была внедрена amoCRM с детальной настройкой бизнес-процессов, соответствующих специфике работы компании DVG Media. Система была настроена таким образом, чтобы каждый этап взаимодействия с клиентами и подрядчиками, а также внутренние процессы в компании, контролировались автоматически.

Мы полностью автоматизировали процессы, учли региональные особенности согласований и обеспечили распределение заявок по ответственным сотрудникам в зависимости от задачи. Ключевым элементом стал инструмент для работы с дочерними сделками — каждая из них отвечает за отдельную услугу, что позволяет вести несколько процессов параллельно.  

Ключевые элементы внедрения

1. Гибкая настройка бизнес-процессов:

1. В amoCRM через конструктор Sensei реализованы более 80 автоматизированных процессов, часть из которых является универсальными, а часть автоматически подстраиваются под конкретные услуги и регионы, с учетом их нормативных различий. Благодаря чему удалось достичь оптимизации процессов и удобного администрирования системы.
2. Созданы сценарии работы с клиентами, подрядчиками и согласующими инстанциями, а также учтены необходимые внутренние процессы компании, такие как подготовка дизайн-проекта, проверка документов и внутренние согласования.
3. Автоматизировано распределение задач по ответственным сотрудникам в зависимости от региона и этапа сделки.

2. Дочерние сделки – ключевое решение проекта:

В процессе продаж у клиента может быть несколько услуг, каждая из которых требует отдельной работы.Вместо того чтобы вести один длинный процесс, внедрена логика дочерних сделок: каждая дочерняя сделка отвечает за одну конкретную услугу, в то время как основная сделка отвечает за сам процесс продажи.

Это позволило:

1. Вести несколько процессов одновременно, ускоряя выполнение проекта.
2. Автоматически синхронизировать данные между сделками без ручного ввода.
3. Исключить пересечения и дублирование задач между разными сотрудниками.
4. Включать в процесс дополнительных подрядчиков без влияния на основную сделку.
5. Отображать в карточке основной сделки сводную информацию о статусах всех услуг в одном месте.

3. Настройка аналитики и контроля

Все процессы разделены на две основные воронки: «Продажи» и «Основные работы». Это позволило отслеживать важнейшие показатели эффективности, такие как конверсия по сделкам, сроки ответов, загруженность менеджеров, а также сроки оказания услуг.

Сложности проекта:

Реализация столь масштабного внедрения потребовала значительных усилий:

1. Длительность: проект разрабатывается более 2 лет, происходят постоянные доработки под новые задачи и оптимизация системы
2. Сложность: созданы десятки уникальных процессов, зависящих от региона и типа оказываемой услуги.
3. Затраты: инвестиции в автоматизацию составили более 5 млн рублей, включая настройку, обучение персонала и адаптацию системы. А также затраты на используемые инструменты составили около 1 миллиона рублей.
4. Обучение: сотрудникам потребовалось несколько месяцев на полную адаптацию к новой системе.

Результаты: автоматизация бизнес-процессов, сокращение времени обработки заявок и контроль процессов на всех этапах оказания услуг

До внедрения amoCRM, все данные по сделкам собирались вручную в таблицах, что приводило к множеству ошибок, упущений и задержек. Не было прозрачности в процессе, команда не могла эффективно отслеживать выполнение проектов, что затрудняло управление и планирование.

После внедрения системы:

1. Все сделки теперь отслеживаются в одном месте с возможностью видеть полную картину по каждому клиенту и проекту.
2. Вся информация о сделках и задачах становится доступна для всех участников процесса в реальном времени, что ускоряет принятие решений и выполнение задач.
3. Конверсия по сделкам, сроки оказания услуг и активность менеджеров теперь отслеживаются автоматически, что дает точные данные для анализа и планирования.
4. Автоматическая выгрузка данных позволяет компании быстро генерировать отчеты и анализировать эффективность работы команды, выявлять узкие места в процессе и оперативно принимать меры.

Внедрение amoCRM позволило уменьшить время на обработку сделок и управление проектами, повысив их прозрачность и контроль. Ускорился процесс согласования документов, снизился уровень ошибок и повысилась общая продуктивность сотрудников.

Ключевые результаты:

- Сокращение времени обработки заявок на 40%

- Рост конверсии продаж на 20%

- Снижение длительности цикла сделки на 30%

- Рост повторных продаж на 15%

- Ускорение подготовки документов в 2 раза

Дополнительно:

1. Полная прозрачность работы сотрудников и подрядчиков.
2. Исключены ошибки при назначении ответственных сотрудников.
3. Корректная система аналитики позволила оперативно выявлять проблемные зоны и оптимизировать процессы.

ОТЗЫВ КЛИЕНТА

Работа рекламного агентства — это сложный процесс, где участвует множество специалистов. Команда Генезис настроила для нас amoCRM таким образом, что теперь все этапы чётко контролируются, а задачи распределяются автоматически. Особенно порадовала возможность параллельной обработки проектов по разным регионам. Работа стала быстрее и прозрачнее, что сразу отразилось на результатах.