Кто в реальности управляет проектом: агентство или клиент?
Брендинговый проект, особенно по части сроков, — это как обещание вернуть книгу в библиотеку. Все хотят выглядеть ответственными, но иногда затягивают до последнего.
Вот и наши клиенты часто переживают: «А вы справитесь? Успеете?» Мы отвечаем однозначным «Да!» И тщательно планируем каждый этап, чтобы вовремя выполнить задачу.
Слова о гладком и безболезненном ходе проекта не превратятся в простое и пустое сотрясение воздуха, если все правильно организовать. Давайте разберемся, как устроен процесс у нас и кто в результате его главный «капитан».
или вы рулите процессом, или он вами
Можно ли запустить проект без предварительного планирования? Скажем, по принципу «запустим, а детали подстроим в процессе»?
Мы вам, конечно, этого не запретим, но предупредим: такой подход редко работает. Когда задачи, сроки и зоны ответственности не определены заранее, вместо слаженной работы начинается беготня между правками, переделками и внезапными «а мы тут забыли…» В итоге желание ускориться и сэкономить пару часов, «потому что и так все понятно», оборачивается месяцами авралов, перерасходом бюджета и конфликтами из-за нестыковок.
Планирование — фундамент любого проекта. Мы разбиваем работу на последовательные этапы, каждый из которых имеет четкие сроки и критерии завершения. Онлайн-планировщик помогает нам видеть, сколько часов заложено на каждую задачу и как ее выполнение влияет на следующие шаги. А клиент всегда в курсе того, на каком этапе находится проект — так как весь план согласовывается с ним еще до начала работы.
часть команды, часть корабля
Клиент — полноценный участник рабочей группы и всего процесса. В ходе проекта у него свои задачи: он не только согласовывает документы, но и активно взаимодействует с агентством.
Клиент рассказывает нам о себе, своем бренде и своих конкурентах, делится видением и ожиданиями — и в переписке, и на встречах. А также предоставляет материалы, которые могут пригодиться в работе.
Мы же помогаем управлять временем проекта. Поэтому добавляем задачи клиентов в общий график и устанавливаем сроки.
предвидим дождь и носим зонт
Риски — главный противник сроков. Чтобы не рисковать (и при этом пить шампанское за успешное завершение проектов), мы используем несколько страховочных алгоритмов.
- Заранее ищем подводные камни. На старте проекта вместе с клиентом анализируем, что может пойти не по плану. Например, как возможный отпуск ЛПРа повлияет на процесс согласования или какие исследования могут потребоваться, если не хватит исходных данных.
- Проверяем план на прочность. Убеждаемся, что все задачи учтены, а сроки для них реалистичны. Если этап требует больше времени — корректируем график сразу, а не в последний момент.
- Определяем чек-поинты. Главным образом — созвоны или встречи с клиентом, где он комментирует подачи и макеты, оперативно может что-то поправить. Про внутренние синхроны тоже не забываем: на каждом этапе разработки собираемся рабочей группой на худсоветы.
Такой подход сократил проектное время, львиная доля которого раньше уходила на доработки, на 70 процентов, а риск потери информации свел к нулю. Проще говоря — предупредить проблему легче, чем исправлять последствия.
потому что вселенная любит подкинуть сюрприз
Даже самый тщательно спланированный проект может столкнуться с неожиданными сложностями: внезапными клиентскими правками, задержками в согласованиях, техническими сбоями, человеческими факторами или некими внешними обстоятельствами, которые невозможно предугадать.
Если график построен слишком плотно, любая задержка приводит к эффекту домино, срывая сроки и повышая стресс у всех участников.
Чтобы этого избежать, мы закладываем в расписание буфер времени — дополнительные промежутки между ключевыми этапами проекта. Они позволяют нам оперативно реагировать на изменения, не перегружая команду и не ухудшая качество работы.
Такой подход помогает не только исключить непредвиденные риски, но и дает возможность доработать детали, сделать финальную проверку и убедиться, что результат полностью соответствует ожиданиям. Буфер — это не потерянное время, а стратегический ресурс, который обеспечивает стабильность проекта и спокойствие всех участников.
главного позовите мне
Клиент и агентство — как артисты в джаз-бенде. Играют на разных инструментах, но всегда в рамках одной композиции. Иногда солирует агентство: размечает этапы, считает часы, предупреждает о рисках. Иногда на авансцену выходит клиент: вовремя дает информацию и материалы, согласовывает макеты. И если обе стороны не выпадают из ритма и общей гармонии — проект приходит к финалу под дружные овации зала.
Однако каждому бенду нужны не только умелые музыканты, но и опытный продюсер. А в нашем случае — речь о проджект-менеджере. Человеке, который удержит в голове (и CRM-системе) основные вехи проекта, вспомнит о затерявшихся деталях, проконтролирует соблюдение сроков и условий договора. И, конечно же, поможет сохранить позитивный настрой и своим коллегам, и людям на стороне клиента.
Деталей, за которыми следует следить, много — как звуков в большом музыкальном произведении. И, несмотря на стремление всех сторон к сотрудничеству и к равной вовлеченности в работу, — именно проджект-менеджер агентства должен провести своих коллег и команду клиента от первого и до последнего аккорда.
кто больше откусит…
Так кто же все-таки управляет проектом, агентство или клиент?
С одной стороны, это взаимодействие всех причастных — рабочих групп в целом и специалистов по отдельности. Однако все-таки рекомендуем агентствам (как профессионалам и знакомым с изнанкой брендинга людям) забирать под свой контроль навигацию в брендинговых морях. А клиентам, соответственно, предлагаем делегировать это противоположной стороне и отдаться управляемому течению.
Читать нас можно не только на Sostav — пишем много о брендинге и не только на нашем сайте и в телеграм-канале. Всем брендинг, Питер, рок-н-ролл!