Как «КВС» сократила трудозатраты на регистрацию прав дольщиков с помощью SmartDeal

В сезон передачи объектов в ГК «КВС» один специалист может подписать до 20 актов приёма-передачи в день. По каждому объекту необходимо подготовить обращение на регистрацию права собственности, подгрузить нужные файлы и проверить детали, чтобы не допустить ошибку. По оценке компании, ручное оформление такого объёма потребовало бы до пяти часов работы.

«КВС» организовала процесс с помощью массовой загрузки SmartDeal: данные выгружаются из внутреннего ПО одним реестром, а обращения создаются на его основе. Это позволяет выполнять задачу силами специалиста, который уже сопровождает объект, без привлечения дополнительных сотрудников.

О компании

ГК «КВС» — один из крупнейших строительных холдингов Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Компания реализует проекты комплексного освоения территорий: жилые кварталы с инфраструктурой и общественными пространствами, социальные объекты.

Новая обязанность застройщика

С 1 марта 2025 года заявление на регистрацию права собственности участника долевого строительства подаёт застройщик. Сотрудник, который передаёт помещение, после подписания акта приёма-передачи должен в 30-дневный срок сформировать заявление на электронную регистрацию.

Задача: справляться с пиковым объёмом регистраций

После ввода дома в эксплуатацию начинается передача квартир, кладовых, машино-мест и коммерческих помещений будущим собственникам. У «КВС» этот период, как правило, начинается в четвёртом квартале и продолжается до конца первого полугодия следующего года.

После подписания актов приёма-передачи застройщику необходимо направить заявления на регистрацию права собственности дольщиков. В пиковые дни один специалист может подписать до 20 актов — по каждому объекту нужно подготовить обращение.

«КВС» уже работала со SmartDeal, создавая обращения по отдельности. При росте объёма регистраций увеличивалось и количество повторяющихся действий: заполнение сведений о клиентах и объектах, прикрепление документов, подписание и отправка обращений.

Компании требовалось сократить эти операции, чтобы справляться с сезонной нагрузкой силами текущей команды.

Для компании важно не только соблюсти сроки по закону. Клиенты должны в обещанные сроки заселиться и начать обустраивать жизнь в новом доме.

Решение: реестр из собственного ПО

Оценив, сколько времени потребует регистрация права собственности, в «КВС» решили перейти на массовую загрузку SmartDeal.

Основной задачей внедрения стал реестр. ИТ-специалисты «КВС» вместе с поддержкой платформы SmartDeal разработали и встроили его во внутреннее ПО компании. Теперь данные по клиентам выгружаются одним файлом, а не заполняются по каждому отдельно, и этот файл подгружается в заявку на платформе.

Данные в выгрузке изначально хранились одним массивом, а для регистрации их нужно разложить по отдельным полям. Поэтому выгруженные из CRM данные провалидировали и оптимизировали под требования для проведения регистраций. Сам процесс массовой загрузки несложный: сотрудникам достаточно было один раз показать его на примере одной загрузки.

Как процесс устроен сейчас:

1. В зависимости от количества переданных за день помещений, но не реже раза в неделю, собирается пул подписанных актов приёма-передачи;
2. Из ПО выгружается реестр с данными дольщиков;
3. На платформе электронной регистрации создаётся заявка на массовую загрузку, в неё подгружаются реестр и подписанные акты;
4. Все пакеты массово подписываются электронной подписью и направляются в Росреестр.

Обработка загруженного реестра системой SmartDeal занимает 2–3 минуты. Подготовка данных и документов, их загрузка, подписание и отправка входят в общий рабочий процесс сотрудника.

В компании отмечают поддержку куратора и команды SmartDeal: вопросы и трудности решались оперативно, пожелания компании были учтены.

Результаты: меньше повторяющихся операций и нагрузки на сотрудников

По оценке «КВС», массовая загрузка требует в 7–10 раз меньше трудозатрат по сравнению с поочерёдным созданием 15–20 обращений в принятом компанией рабочем процессе.

Вместо отдельного переноса сведений по каждому клиенту и объекту сотрудник загружает готовый реестр. Это сокращает объём ручного ввода и позволяет готовить обращения сразу по группе переданных помещений.

Регистрацию выполняет специалист, который уже сопровождает объект. Дополнительно подключать сотрудников к этой задаче не требуется, а команда справляется с пиковым объёмом обращений и соблюдает регламентные сроки.

В период активной передачи объектов массовая загрузка высвобождает в среднем 11 часов работы отдела сопровождения договоров в месяц. Это время команда может направить на взаимодействие с дольщиками и другие задачи по сопровождению объектов.

Почему это важно для рынка

Обязанность подавать заявления на регистрацию прав дольщиков с 1 марта 2025 года касается всех застройщиков. Опыт «КВС» показывает, что основная работа при переходе на массовую загрузку приходится на подготовку данных: реестр из собственного ПО компания настроила за две недели, а обучение сотрудников заняло один показ.

Поддержка команды SmartDeal

При настройке процесса «КВС» работала с куратором и командой SmartDeal. В компании отмечают, что возникающие вопросы решались оперативно, а пожелания были учтены.

В сложных случаях специалисты SmartDeal могут подключиться к обработке переданных застройщиком данных и документов и помочь подготовить обращения. Такое сопровождение позволяет сотрудникам застройщика передать дополнительные операции команде сервиса и сосредоточиться на работе с клиентами.

Выводы

Опыт «КВС» показывает, как массовая загрузка помогает масштабировать уже выстроенный процесс электронной регистрации в SmartDeal.

Основой стала выгрузка данных из внутреннего ПО: сведения собираются одним реестром и используются для создания обращений без повторного ручного ввода. При увеличении объёма регистраций это позволяет сократить трудозатраты и справляться с нагрузкой текущим составом команды.

SmartDeal — сервис электронной регистрации сделок с недвижимостью, входит в группу Циан. Позволяет регистрировать ДДУ, ДКП, уступку, аренду и другие типы сделок с выпуском ЭЦП через аккредитованные удостоверяющие центры или Госключ.

Узнайте, как мы можем ускорить и автоматизировать ваши процессы — оставьте заявку на демонстрацию сервиса.