Как провести интеграцию между облачной кассой и CRM

Связка CRM и кассы позволяет объединить учет продаж, прием платежей и фискализацию в единой системе. Это исключает ситуации, когда оплата прошла, а чек не сформирован. Все операции фиксируются автоматически, без повторного ввода данных.

Разберем, как работает интеграция CRM с облачной кассой, какие задачи она решает и как организовать подключение.

Изображение с сайта Бизнес.Ру Онлайн-Чеки

Для чего нужна интеграция кассы с CRM

Интеграция позволяет связать учетную систему и ККТ в один процесс. Данные о заказах, оплатах и чеках передаются автоматически без ручного переноса и сторонних сотрудников. 

Часто интеграцию называют «касса для CRM», потому что фискализация становится частью работы в CRM. Основная цель – автоматическое формирование чеков на основе данных сделки.

После оплаты чек формируется на основании информации из CRM. Сотрудникам не нужно отдельно работать с кассой. 

При использовании встроенных решений возможности шире: можно формировать чеки на предоплату, аванс, частичную оплату или расчет в кредит. В чек передаются все обязательные реквизиты, включая маркировку и сведения об участниках расчета.

При подключении через внешние модули функционал обычно ограничен. Чек формируется только после оплаты, а часть данных может не передаваться.

В итоге встроенная интеграция закрывает больше сценариев с продажей/клиентом, а внешние решения подходят для базовых операций.

Плюсы интеграции кассы и CRM

Такое подключение имеет несколько преимуществ: 

1. Автоматическая фискализация. Сотрудникам не нужно вручную переносить данные, что снижает нагрузку и количество ошибок.
2. Синхронизация. Статус оплаты, данные сделки и чек формируются собраны в единой системе. 
3. Соответствие 54-ФЗ. Интеграция помогает соблюдать требования законодательства: электронные чеки формируются автоматически и отправляются клиенту и в ФНС без задержек.
4. Прозрачная аналитика. Все данные по продажам и оплатам доступны в CRM без выгрузки из разных сервисов.

Как работает интеграция кассы и CRM

Схема работы простая: клиент оплачивает заказ, CRM фиксирует оплату и передает данные в кассу. ККТ формирует чек и отправляет его клиенту, после чего информация возвращается обратно в систему.

Инициатором действия всегда выступает CRM. Касса не запускает процесс самостоятельно, а выполняет полученную команду.

После изменения статуса оплаты, например, на «оплачено», CRM отправляет запрос на фискализацию.

На ККТ передаются данные о продаже:

1. состав покупки – наименование, количество, стоимость;
2. контакты покупателя;
3. дополнительные параметры – например, маркировка или данные поставщика.

Как строится работа с чеками при интеграции

Интеграция упрощает формирование чеков, но не заменяет полностью функционал кассы.

Возвраты оформляются через эквайринг. CRM фиксирует операцию, но чек возврата формируется только при поддержке интеграции. Во многих системах эта возможность ограничена и доступна только при прямом подключении к облачной кассе.

Чеки коррекции обычно создаются не в CRM, а через интерфейс провайдера кассы.

Технически обмен данными строится по-разному в зависимости от типа интеграции:

При работе через провайдера облачной кассы CRM отправляет запрос сервису, который передает его на ККТ, получает результат и возвращает ответ обратно. В ответе содержится статус чека (успешно, ошибка, в процессе), текст ошибки если она есть, фискальные данные (ФД, ФПД, номер чека) и ссылка на электронный чек.

При работе с физической ККТ напрямую: CRM через внутреннее ПО общается с кассой напрямую. Такая интеграция, как правило, позволяет получить только статус чека и обновить его в сделке – функционал ограничен.

Как выбрать облачную кассу для CRM

CRM отвечает за формирование запроса, а вся кассовая логика остается на стороне ККТ или провайдера. При выборе важно учитывать возможность полноценной интеграции кассы и учетной системы в бизнес-процессы.

Интеграция с прямым подключением позволяет автоматизировать весь цикл: от оплаты до формирования чека.

Например, при работе с Бизнес.Ру облачная касса с CRM интегрируется напрямую и поддерживает полный набор функций:

1. автоматическое создание чека предоплаты при смене статуса заказа/сделки;
2. формирование чека полного расчета на основании соответствующего документа;
3. передача маркировки в фискальный документ;
4. добавление данных агента и поставщика;
5. отправка электронных брендированных чеков клиентам.

Настройка проходит быстро, примерно за 1 час, еще примерно час закладывается на регистрацию кассы.

В чем плюсы такого подключения:

1. формирование чеков без физической кассы;
2. соответствие требованиям 54-ФЗ;
3. возможность возвратов через кассу;
4. поддержка разных способов оплаты;
5. стабильная работа за счет интеграции на стороне системы.

Как подключить кассу к CRM

Процесс подключения состоит из нескольких этапов::

1. Подключение эквайринга. Необходимо настроить прием онлайн-платежей через банк или платежный сервис.
2. Регистрация кассы. ККТ регистрируется через налоговую или с помощью провайдера.
3. Настройка интеграции. В CRM указываются параметры эквайринга и кассы. 
4. Тестирование. Проверяется корректность формирования чеков и передачи данных в ОФД.
5. Запуск. После тестирования система работает автоматически: при каждой оплате формируется чек.

В результате бизнес получает полностью настроенную связку: данные по сделкам, оплатам и чекам синхронизированы, а операции выполняются без участия сотрудников.

Главное

1. Связка CRM и кассы позволяет автоматизировать формирование чеков и учет операций.
2. Вся передача данных о продажах и чеков происходит внутри одной системы.
3. Встроенные кассы с CRM дают больше возможностей, чем внешние решения.
4. Корректная синхронизация снижает ошибки и упрощает контроль бизнеса.