Виды кассовых чеков и когда их выдавать

Кассовый чек подтверждает факт оплаты товара или услуги и защищает интересы как покупателя, так и продавца. Он может понадобиться при возврате товара, гарантийном ремонте, обмене покупки или подтверждении расходов.

При этом существует несколько видов чеков и расчетных документов, каждый из которых используется в определенных ситуациях. Разберем, какие чеки бывают, чем они отличаются друг от друга и когда их необходимо выдавать покупателю.

Фискальный чек

Фискальный (кассовый) чек — основной документ, подтверждающий расчет с покупателем. Он формируется с помощью онлайн-кассы в момент оплаты и содержит сведения о совершенной покупке.

Обязанность выдавать кассовый чек установлена ст. 1.2 Федерального закона № 54-ФЗ. Документ должен включать обязательные реквизиты: дату и время расчета, стоимость покупки, перечень товаров или услуг, сведения о продавце и другую информацию, предусмотренную законодательством.

Кассовый чек может быть оформлен как в бумажном, так и в электронном виде. Оба варианта имеют одинаковую юридическую силу. Если покупатель до оплаты сообщил адрес электронной почты или номер телефона, продавец обязан направить ему электронный чек (п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Что такое фискализация чека – объяснили простыми словами в статье > 

Бумажный чек

Бумажный чек — это распечатанная версия фискального документа, которую касса выдает сразу после оплаты. Он подтверждает факт покупки и может использоваться при возврате, обмене товара или гарантийном обслуживании.

Такой формат остается основным для розничных магазинов, кафе, салонов красоты и других офлайн-точек продаж.

Не печатать чек можно только в том случае, если покупатель заранее сообщил телефон или электронную почту и согласился получить документ в электронном формате.

Электронный чек

Электронный чек — цифровая версия обычного кассового чека. По юридической силе он полностью равнозначен бумажному и содержит тот же набор обязательных реквизитов.

Покупатель может получить электронный чек:

1. на электронную почту;
2. по SMS;
3. через мессенджер;
4. с помощью QR-кода.

Дополнительно в документе указываются сведения, необходимые для его доставки покупателю, например номер телефона или адрес электронной почты.

Для интернет-магазинов и онлайн-сервисов электронный чек является основным способом подтверждения оплаты. После проведения платежа облачная касса автоматически формирует документ, передает его оператору фискальных данных, в ФНС и отправляет покупателю.

Инструкция: как пробить чеки предоплаты и полного расчета > 

Товарный чек

Товарный чек — это документ, в котором подробно перечислены приобретенные товары. Как правило, в нем указывают наименование продукции, количество, стоимость, артикулы, характеристики и другую информацию, необходимую покупателю.

Сегодня товарный чек обычно выдают дополнительно к кассовому, если требуется более подробно описать покупку. Такая необходимость часто возникает при продаже:

1. технически сложных товаров;
2. мебели;
3. строительных материалов;
4. обуви;
5. других товаров, для которых важна подробная идентификация.

Сам по себе товарный чек не подтверждает оплату. Полноценным расчетным документом он становится только в случаях, когда продавец по закону освобожден от применения онлайн-кассы.

Слип-чек

Слип-чек подтверждает проведение оплаты банковской картой через платежный терминал. В нем указываются сумма операции, дата и время платежа, последние цифры банковской карты, а также сведения о терминале.

Важно понимать, что слип-чек не заменяет кассовый чек. Он лишь подтверждает успешное списание денежных средств с карты и не считается фискальным документом.

Если продавец выдаст только слип-чек без кассового, это будет нарушением требований Федерального закона № 54-ФЗ и может повлечь административную ответственность.

БСО

Бланк строгой отчетности (БСО) — это расчетный документ, который используется при оказании услуг в случаях, предусмотренных законодательством.

Если БСО формируется с применением онлайн-кассы, он считается фискальным документом и содержит те же обязательные реквизиты, что и кассовый чек.

Раньше такие бланки заполняли вручную или печатали в типографии. Сегодня при использовании ККТ они создаются автоматически и сразу передаются через оператора фискальных данных.

Предприниматели, которые по закону освобождены от применения онлайн-касс, вправе использовать типографские бланки строгой отчетности. При этом необходимо вести их учет в установленном порядке — отсутствие учета может стать основанием для претензий со стороны налоговой.

Чек возврата

Чек возврата оформляют, когда продавец полностью или частично возвращает покупателю деньги за товар, работу или услугу.

Документ содержит сведения о покупке, сумме возврата и способе перечисления денежных средств. Его необходимо сформировать через онлайн-кассу непосредственно в момент возврата денег.

От обычного кассового чека такой документ отличается только значением реквизита «Признак расчета». Вместо «Приход» указывается «Возврат прихода», остальные обязательные реквизиты остаются такими же.

Чек коррекции

Чек коррекции используется для исправления ошибок в расчетах, если они не были своевременно отражены через онлайн-кассу.

Например, его оформляют, если:

1. кассовый чек не был пробит при расчете;
2. в чеке указана неправильная сумма;
3. при оформлении расчета были допущены ошибки, влияющие на фискальные данные.

Такой документ позволяет привести сведения, переданные в налоговую, в соответствие с фактическими расчетами. Если не оформить чек коррекции, налоговая может квалифицировать ситуацию как нарушение порядка применения ККТ и назначить штраф.

Когда нужно выдавать кассовый чек

Если бизнес применяет онлайн-кассу, чек необходимо формировать при каждом расчете с покупателем. Это правило распространяется на:

1. розничные магазины;
2. интернет-магазины;
3. компании, оказывающие услуги;
4. службы доставки;
5. сервисные организации;
6. другие виды бизнеса, использующие ККТ.

Из этого правила есть исключения. Некоторые категории предпринимателей и отдельные виды деятельности вправе работать без онлайн-кассы в случаях, предусмотренных статьей 2 Федерального закона № 54-ФЗ.

Чек формируется непосредственно в момент расчета независимо от способа оплаты — наличными, банковской картой, через СБП или иным способом.

При интернет-продажах покупателю, как правило, направляют электронный чек — по электронной почте, SMS, в мессенджере или другим цифровым способом.

Какой чек оформлять в разных ситуациях

В зависимости от вида операции используются разные виды кассовых чеков.

Главное

1. Кассовый чек — основной документ, подтверждающий расчет с покупателем. Его необходимо формировать при каждом расчете, если бизнес применяет онлайн-кассу.
2. Бумажный и электронный чеки имеют одинаковую юридическую силу и содержат одинаковые обязательные реквизиты.
3. Товарный чек и слип-чек не заменяют кассовый. Первый содержит подробную информацию о покупке, второй подтверждает только оплату банковской картой.
4. Бланк строгой отчетности применяется в случаях, предусмотренных законодательством. При формировании через ККТ он является фискальным документом.
5. Для возврата денежных средств используется чек возврата, а для исправления ошибок в расчетах — чек коррекции.
6. Правильно оформленные чеки помогают соблюдать требования 54-ФЗ, избежать штрафов и подтвердить расчеты при возникновении спорных ситуаций.