Как сформировать заказ поставщику: инструкция для бизнеса

Оформить заказ поставщику «по прошлой накладной» или на основе старой таблицы Excel можно. Но такой подход редко дает искомый результат излишки на складе, дефицит популярных товаров и проблемы с оборотными средствами. Чтобы избежать ошибок, заказ нужно формировать по понятному алгоритму.

Что учесть при формировании заказа поставщику

Заказ поставщику – ключевой документ закупок. В нем фиксируются предварительные договоренности между контрагентами: когда товар поступит, сколько он стоит, каким образом он будет оплачен и другие параметры сделки.

Приведем список факторов, которые нужно учесть перед оформлением заказа:

1. товарный остаток (как в торговом зале, так и на складах);
2. показатели продаж;
3. средний товарный запас (стоимость товара, реализованного за период/количество дней в периоде);
4. неснижаемый запас;
5. дата прихода ожидаемой поставки;
6. период оборота;
7. условия договора.

Кроме ассортимента и спроса, на объем закупки влияют и организационные условия. Например на маленький склад товар приходится заказывать небольшими партиями, но с более высокой частотой.

Для того, чтобы не запутаться еще на этапе подготовки, собрали пошаговый гайд для грамотного формирования заказа.

Пошаговый алгоритм формирования заказа поставщику

Шаг 1. Определите спрос и потребность 

Для того, чтобы рассчитать реальную потребность в товаре, используйте базовую формулу:

Период оснащения может указываться в прочих формулах как дни обеспечения.

Средние продажи в день = количество единиц товара, реализованное за период, поделить на число дней. Например, если за февраль (28 дней) у вас купили 224 единицы товара, ваш средний расход равен 8.

Период оснащения = количество дней на которые рассчитывается заказ, чаще всего период оснащения равен сроку поставки и страховочный резерв на случай задержек и форс-мажоров. 

Страховой (буферный или резервный запас) = необходимый минимум остатков, который позволит работать без дефицита при возникновении внезапного спроса или задержки поставки.

Текущий (доступный) остаток = реальное количество товара на складе на момент расчета, без учета ожидаемой партии, только голые факты.

Ожидаемые поступления в этой формуле уже заказанные товары на этапе доставки, до поступления на склад. 

Знание потребности в товаре помогает поддерживать оптимальный уровень запасов и становится страховкой от нехватки товара. И формула выше не единственный способ расчета потребности, перечислим альтернативные методы:

1. Метод min–max – классика управления товарными запасами, где устанавливаются два пороговых уровня для каждого товара: минимальный (точка заказа) и максимальный (потолок запаса). В момент, когда остатки снижаются до уровня min, заказ формируется до уровня max.
2. EOQ – экономичный размер заказа (формула Уилсона) Способ определения оптимальной партии с учетом расходов на хранение и оформление закупки, который использует бизнес со стабильным спросом без сюрпризов. Формула EOQ =  √(2DS/H), где D – годовой спрос на продукт в единицах; S – затраты по заказу единицы запасов; H – затраты на хранение единицы товара.

При формировании заказа всегда учитывайте:

1. объем минимальной поставки;
2. сезонность продаж;
3. скорость реализации;
4. реальные сроки доставки.

Шаг 2. Оценить скорость оборота товаров

Оцените  насколько быстро продается тот или иной товар. Для этого рассчитайте оборачиваемость (обращаемость) товара. Показатель даст понять за сколько дней продается средний складской запас.

Пример расчета:

1. запас 100 единиц;
2. за 30 дней продано 50 единиц.

Оборачиваемость = 100 / (50 / 30) = 60 дней.

Уменьшение показателя всегда покажет увеличение скорости продаж. Если полный цикл продаж проходит медленно, бизнес рекомендует заморозить оборотные средства и спровоцировать кассовый разрыв. Быстрая оборачиваемость, наоборот, требует более внимательного контроля страхового запаса.

Шаг 3. Подготовить спецификацию заказа

Основной договор поставки это лишь часть документации, ведь в нем прописывают не все условия. После расчета потребности формируется спецификация заказа – детализированный документ в котором приведен точный перечень товаров, их характеристики, количество, цену за единицу и общую стоимость.

Обязательно должны быть зафиксированы:

1. артикул товара;
2. наименование (оно будет указано в чеке и должно быть точным);
3. количество товара в поставке;
4. цена за единицу и общая стоимость;
5. ставка НДС (также должна быть указана в чеке);
6. временные рамки;
7. на каких условиях будет происходить оплата.

Для того, чтобы избежать ошибок при ручном вводе данных, оформить заказ поставщику можно в системе Онлайн Бизнес.Ру, оформление пройдет автоматически.

Шаг 4. Зафиксируйте договоренности

Когда заказ и его условия согласованы, важно подтвердить основные условия сделки. 

Для этого понадобится:

1. счет от поставщика;
2. проверка цен и количества;
3. сроки поставки;
4. согласованный порядок оплаты.

Крайне важна фиксация договоренности, с контрагентам необходим обмен нужными документами по электронной почте или в товароучетной системе.

Как контролировать поставку и приемку товара

Когда товар поступает на склад, его необходимо проверить.

При приемке следует:

1. сверить накладную с заказом поставщику;
2. проверить фактическое количество;
3. выявить возможный пересорт;
4. оценить качество товара;
5. зафиксировать расхождения актом.

Четкая процедура приемки позволяет своевременно обнаружить ошибки и избежать проблем с учетом, которые могут стать причиной убытков и даже споров с налоговой. Досконально разобрали как правильно принимать товар от поставщика в отдельной статье. 

Как упростить формирование заказа поставщику

Когда закупки рассчитываются вручную, сотрудники тратят много времени на сбор данных: проверяют остатки, сверяют продажи, пересчитывают потребность и оформляют документы. Чем больше ассортимент, тем выше риск ошибок.

Эту задачу обычно решают с помощью товароучетной системы, которая автоматически собирает данные о продажах и остатках.

Например, в системе Онлайн Бизнес.Ру заказ поставщику можно сформировать автоматически. Программа анализирует текущие остатки и продажи, рассчитывает потребность в товаре и подставляет в документ номенклатуру, цены и данные поставщика.

Система автоматизирует процессы учета товаров и закупок:

1. автоматически формирует первичные документы (заказ поставщику, счет, накладную, УПД);
2. фиксирует расхождения при приемке товара;
3. поддерживает массовый ввод серийных номеров;
4. поддерживает работу с маркировкой.

В результате оформление заказа занимает несколько минут, а данные о закупках сохраняются в системе учета.

Заключение

Правильно сформированный заказ поставщику позволяет управлять закупками. Это инструмент и он буквально «видит прошлое и будущее». Бизнес учитывает все факторы и закупки становятся предсказуемыми. Автоматизация сократит ошибки, упростит работу с документами и позволит получить контроль над запасами и даже деньгами в обороте.