Используйте консультантов по максимуму

Комментарий V-RATIO: Кончено, предлагаемая статья носит несколько «рекламный» характер и призвана, в конечном итоге, продвигать услуги консультантов. Однако это никак не умаляет ценности действительно важных наблюдений, сделанных авторами. Насколько можно судить по нашему собственному опыту, для России наиболее актуальны замечания, касающиеся открытости новым идеям и доступа к лицам, принимающим решения.

В непростые для экономики времена компании ищут все новые способы сэкономить. Хотя для консультантов это и может означать расширение бизнеса, компаниям очень важно получить как можно больше пользы от своего общения с консультантами. Очень легко потерять деньги, если неэффективно распоряжаться временем. Вот лишь несколько простых шагов, которые компании и консультанты могут предпринять, чтобы получить максимум пользы от совместной работы и сделать так, чтобы проект завершился без проблем.

Относитесь к консультантам как к своим сотрудникам
Чтобы отношения стали действительно рабочими, компания должна относиться к консультанту, как к своему сотруднику, а не постороннему человеку. Один из наших давних клиентов всегда поступал подобным образом, и результаты были просто потрясающими. Нас всегда приглашали на собрания и почти всегда на рабочие совещания. Это позволяет консультантам лучше понимать, что происходит в компании, причем на самых разных уровнях. Тем не менее, между консультантом и сотрудником все же есть разница, особенно когда дело касается налоговых органов. Наш совет и компаниям и консультантам: развивайте тесные отношения, но не пресекайте определенную черту.

Дайте доступ в здание и к оборудованию
Бесчисленное множество раз мы наблюдали, как консультанты оказываются в вынужденном простое, потому что нанявшая их компания не предоставила полный доступ к необходимым системам, помещениям или людям. У нас был сотрудник, который пытался разрешить проблему клиента в субботу, а его «круглосуточный» пропуск не позволил ему попасть в здание. Это один из примеров, когда маленькая недоработка может оказаться причиной больших проблем, и случается подобное чаще, чем вы можете себе представить.

С другой стороны, один из наших клиентов не мог предоставить ни помещение, ни оборудование для работы, и позволил вести проект дистанционно, что только повысило производительность. А поскольку наша команда использовала собственное оборудование, клиент еще и сэкономил деньги.

Дайте консультантам доступ к нужным людям
Большинство наших клиентов не хотят, чтобы мы напрямую общались с их покупателями. Но они не понимают, что это общение позволило бы им сэкономить время и деньги. Вспомните игру в «испорченный телефон». Пока нужная информация проходит через несколько инстанций, она значительно меняется. В мире бизнеса такое случается сплошь и рядом. При общении же консультанта напрямую с покупателями или клиентами компании, лишние фильтры устраняются.

То же самое верно, когда речь идет о доступе к людям, принимающим решения. При ограничении такого доступа консультантам приходится ждать, пока ведутся некие корпоративные игры. Лучше всего, когда консультант ответственен непосредственно перед лицом, принимающим решения.

Ограничивайте доступ к ненужным людям
Консультанты должны сконцентрироваться на выполнении своей работы, а не тратить время на обсуждение с другими людьми посторонних тем. Это особенно важно, когда консультант занят, например, программированием, которое требует предварительного настроя. Компании часто размещают консультантов в общих офисах рядом с другими сотрудниками. Это может привести к постоянным личным разговорам. Хотя и важно держать открытыми каналы общения между консультантами и сотрудниками, не менее важно дать консультантам сосредоточиться на их работе.

Консультант – это учитель?
Сотрудники часто обращаются к консультантам за советами, не относящимися непосредственно к проекту. Хотя в отдельных случаях это может принести пользу, происходит трата большого объема времени. Компания должна решить, сколько времени отвести на подобное общение. Часто консультант начинает проект, а затем в его рамках проводит обучение персонала. Как правило, есть сотрудники, которые воспринимают консультанта как «гуру», способного дать бесплатный совет. Однако, нужно ли это компании? Этот вопрос лучше обсудить до начала проекта.

Приглашайте консультанта вовремя
Лучше всего сотрудничество с консультантами проходит, когда те постоянно заняты. У нас бывали случаи, когда работа выполнялась за один день. А были случаи, когда нас приглашали на три месяца раньше, и нам приходилось читать инструкции и рекламные буклеты, пока в компании решали, что с нами делать. Чем быстрее консультант приступит к работе, тем дешевле его услуги обойдутся компании.

Знайте точно, что вы хотите от консультанта
Простейший способ потерять время и деньги – пригласить консультантов, дать им начать решать проблему, а через четыре дня заявить, что цели проекта изменились. Когда это происходит один раз, можно все списать на ошибку. Когда чаще – это вопрос эффективности. Для компании важно иметь четкий план на будущее, прежде чем прибегать к сторонней помощи.

Уделите консультанту время
Консультанты не могут качественно выполнить работу, находясь в вакууме, и руководители компаний должны время от времени с ними встречаться. Консультантам для переговоров часто приходится проезжать или пролетать значительные расстояния. Быстрая встреча лицом-к-лицу может помочь быстро разрешить существующие проблемы и избежать появления новых. Успех проекта зависят от того, сколько времени компания ему посвятит.

Будьте восприимчивы к новым идеям
Одна из причин, почему люди вообще нанимают консультантов, - это наша способность решать проблемы, которые никто больше решить не может. Соответственно у консультантов могут иметься идеи, которые идут вразрез с традиционными представлениями. Некоторые клиенты поощряют наше стремление спорить – они понимают, что это часть нашей работы – находить новые пути решения проблем. Но другие противятся любым переменам и в результате теряют время и деньги, не позволяя консультантам выполнить их работу. Компании должны быть открыты для новых идей, ради которых они и нанимают консультантов. Источник: Journal of Management Consulting

Bomberger, Terry; Oliva, Richard
19.12.2003  V-RATIO