Отказались от кандидата, а он уже на объекте: как подставляют HR-отделы
История, знакомая многим: кандидат не прошел финальное собеседование, получил официальный отказ, но через пару дней выходит на объект — по распределению из головного офиса или решения директора филиала.
HR в шоке, линейный руководитель — в недоумении, кандидат — в полной уверенности, что его взяли. Кто виноват, и как такое вообще происходит?
Где ломается коммуникация
Главная причина таких ситуаций — отсутствие сквозной и прозрачной коммуникации между участниками процесса найма: HR-отделом, руководителем подразделения, внешними рекрутерами и финальным «принимающим» лицом. Например, HR отправляет отказ, руководитель на местах — не в курсе, или, наоборот, кандидат «понравился» директору, и тот решает взять его в обход стандартной процедуры.
Иногда срабатывает человеческий фактор: рекрутер не отметил отказ в CRM, забыв синхронизировать с внешним подрядчиком, а тот, в свою очередь, продолжил процесс оформления. В крупных сетевых компаниях это происходит чаще всего — особенно, если наймом в филиалах занимаются разные подрядчики, а «центр» не контролирует последнюю милю.
Репутационные и кадровые риски
Для компании такая нестыковка — не просто неловкость. Во-первых, страдает имидж: кандидат не понимает, кому верить — HR-отделу или директору. Во-вторых, возникают юридические риски, если сотрудник начал работать без подписанного трудового договора. В-третьих, это демотивирует и внутреннюю команду: на фоне официальных процессов и многоступенчатого отбора — человек оказывается на рабочем месте через «черный вход».
Кроме того, это бьет по показателям HR-департамента. Если в системе числится отказ, а в штате появляется «отказник», это искажает аналитику, нарушает логику KPI и создает проблемы при проверке аудитором или службой безопасности.
Как такое возможно?
Причины, по которым принимается решение «в обход» HR, разные:
- Нехватка персонала. На объекте срочно нужен человек, и руководитель закрывает вопрос «по-своему».
- Личные договоренности. Кандидата кто-то «порекомендовал сверху», и процесс формального отказа просто игнорируется.
- Несогласованные IT-системы. Отказ в одной CRM не синхронизируется с системой учета персонала или табеля учета рабочего времени.
- Отсутствие контроля на местах. Филиалы живут по собственным правилам и не обязаны следовать централизованным стандартам подбора.
Что с этим делать?
Чтобы исключить подобные ситуации, компаниям стоит внедрить несколько простых, но обязательных шагов:
- Единый цифровой контур подбора — чтобы статус кандидата был виден всем: от рекрутера до начальника цеха.
- Блокировка оформления после отказа — если кандидат получил отказ, система не должна позволить начать оформление без повторного согласования.
- Обратная связь по всем кандидатам — не только тем, кто прошел, но и тем, кто не подошел, с обязательным уведомлением всех участников процесса.
- Инструктаж линейных руководителей — чтобы они не «брали своих» мимо регламента.
- Регулярные сверки HR и бухгалтерии по новым сотрудникам — чтобы выявлять несогласованных выходящих на работу.
Вывод
Когда кандидат, которому отказали, выходит на объект — это сигнал о системной ошибке. Не нужно искать «виноватого» среди HR или руководства. Важно пересобрать процессы так, чтобы никто не мог действовать в обход. Потому что каждый такой случай — не просто накладка, а риск для бренда работодателя, для кадровой политики и для самого бизнеса.
Реальные кейсы, простые инструменты, никакой теории. В Telegram-канале — всё, что нужно, чтобы справляться с подбором и управлением без HR-службы.