Как мы провели две конференции за год — и что это нам дало

В конце года принято подводить итоги. Мы могли бы долго рассказывать о наших коммерческих успехах и проектах, но поняли, что это гораздо лучше это сделают за нас кейсы на сайте Rocket Business.

Здесь же мы хотим поделиться опытом проведения уникальных отраслевых конференций — за этот год мы значительно выросли в этой сфере и масштабировали свои мероприятия. В этой статье Мария, наш PR-менеджер, честно изложила все наши инсайты и рекомендации. Если вы планируете заходить в сферу ивентов — многое будет вам полезным.

Конференции для агентства: необходимость или опция?

Агентствам совсем не обязательно устраивать конференции — можно спокойно работать и без них. Но мероприятия могут стать дополнительным инструментом для масштабирования компании, укрепления его HR-бренда и наращивания клиентской лояльности. 

Если вы уже задумались об этом — сначала объективно оцените свои возможности.

1. Есть ли возможность выделить бюджет?

1. Сможете ли вы покрыть все расходы?

1. Готова ли текущая команда реализовать все планы по мероприятию?

Digtal-на-Дону`25

Можно начать с небольших митапов — 2-4 спикера, небольшая аудитория. Это поможет попробовать свои силы, прокачать навыки. Далее — постепенно наращивайте масштаб. Также можно принять участие в мероприятиях коллег в качестве партнеров и взять на себя организацию одной из секций.

Что конференции дают агентству: реальные кейсы и выгоды

Во-первых, конференции нужны для повышения узнаваемости бренда компании и укрепления вашего авторитета в локальном IT-сообществе. Безусловно, основной пиар агенства — это его специализация и успешные проекты, изложенные в кейсах. Мероприятия в данном случае являются дополнительным инструментом: больше брендовых запросов от аудитории, больше упоминаний, внимание более широкой аудитории. В результате вы появляетесь в инфополе у всех участников рынка — у коллег, у потенциальных клиентов и сотрудников. При этом важно помнить, что качество мероприятия определяет и качество узнаваемости.

Во-вторых, привлечение партнеров и клиентов. Бизнес охотнее начинает коммуникацию с агентством, чьи достижения выходят за пределы эффектных кейсов.Эффективность удваивается, если вы вовлекаете партнеров в ваши мероприятия и демонстрируете им высокий уровень организации.

DonDevConf`25

Сколько ресурсов требуется для проведения конференции? 

На подготовку таких мероприятий уходит от 3 до 6 месяцев. В среднем мы укладывались в 5:

1. один месяц — на согласование концепций, списков, стратегии продвижения и прочего;

1. три месяца — на коммуникацию со спикерами и подрядчиками, разработку программы, контента и создание сайта;

1. и еще один — на активную PR-кампанию.

Мария

PR-менеджер Rocket Business и RocketDev

По своему опыту скажу, что это очень сжатые сроки, которые требуют от команды полной отдачи. В будущем мы планируем увеличить время на подготовку — и уже на начальных этапах внедрять точечную рекламу, чтобы охватить еще большую аудиторию. Но для этого важно, чтобы даже на старте у вас на руках была информация, которая убедит потенциальных участников посетить ивент. 

Сколько человек требуется на организацию? Чем больше тем, лучше! Важно грамотно распределить задачи, чтобы все были сфокусированы на своей зоне ответственности и закрывали задачи в срок. Мы выстроили для себя комфортную систему:

1. 4 человека — генеральные организаторы. Именно они занимаются разработкой концепции, смыслов и PR-кампанией.

1. 5-7 человек — технические организаторы: дизайнеры, программисты, копирайтеры. Они занимаются разработкой фирменного стиля, версткой сайта, контентом, интерактивами.

1. 6-10 человек — волонтеры на конференции: они занимаются регистрацией гостей, навигацией по площадке,  координацией конференции и ее техническим сопровождением.

Итого вам понадобится около 20 человек, чтобы провести большую конференцию.

Какие ингредиенты потребуются для изготовления масштабного, яркого мероприятия?

1. Четкая программа конференции, рассчитанная до минуты, а также форматы выступлений — доклады, офлайн-подкасты, круглые столы, стенд-апы, мастер-классы и т.д.

1. Интересные спикеры с релевантным мероприятию опытом. Масштабы спикеров подбирайте исходя из своих амбиций. Например, мы сразу решили, что готовы приглашать в Ростов ведущих представителей digital-бизнеса — фаундеров, управляющих партнеров и ведущих руководителей. Для этого необходимо постоянно находится в эпицентре событий и налаживать деловые связи.

1. Площадка, которая подходит под масштабы и концепцию конференции. Не стоит выбирать большие помещения, если на мероприятии планируется максимум 100 человек. Пусть локация будет камерной, но отражающей деловой дух мероприятия.

Обязательно заранее подготовьте и не забудьте согласовать список подрядчиков — фотографов, видеографов, ведущего. Проведите брифинг, чтобы убедиться, что подрядчик имеет опыт участия в деловых мероприятиях и сможет исполнить ваши пожелания. 

Продумайте организационные моменты, которые повысят лояльность и обеспечат комфорт участникам — интерактивы с подарками, кофе-брейки, доступ к материалам конфереции и т.д.

Важно заранее обговорить все нюансы с представителями площадки — вместимость, тайминги, наличие необходимой техники, услуги кейтеринга, дополнительные опции и т.д.

Приготовьтесь к тому, что нюансов будет много. Мы рекомендуем создать большую таблицу, в которой будут учтены план работ и дедлайны для каждого организатора, полезные контакты и ссылки, а также смета.

Digital-на-Дону

В апреле 2025 года мы провели бесплатную конференцию Digital-на-Дону на 250+ человек. Выступили 12 спикеров, которые с разных сторон рассмотрели тему управления агентствами. Помимо докладов, мы включили два новых для нас формата: круглый стол и офлайн-подкаст.

Это была уже вторая конференция, первая прошла годом ранее. При подготовке DнД`25 мы сразу ориентировались на то, что гостей будет в несколько раз больше, поэтому подобрали оптимальную локацию — просторную, полностью оборудованную, в самом центре города. Кстати, удобно, что площадка находилась на территории отеля – многие спикеры поселились именно в нем.

Спикеры

Для отбора спикеров мы разработали собственную тактику: делили кандидатов на группы и отдельно связывались с каждой. По итогам коммуникации сформировали финальный пул, в который вошли Денис Шубенок (Ашманов и партнеры), Вадим Митякин (автор книги «Метод Параноика»), Сергей Прокофьев (CreativePeople). Конференцию открыл генеральный организатор и CEO Rocket Businees — Алексей Егоров. Также он выступил модератором на круглом столе.

СEO Rocket Business, Алексей Егоров, открывает Digital-на-Дону`25

Помимо новых лиц мы пригласили тех, кто ярко выступил на первой конференции — Андрея Терехова (Cossa/Ruward), Анатолия Денисова (Рейтинг Рунета), Павла Мищенко (Runetlex) и Дмитрия Алояна (WILIX). Тут еще раз похвалили себя за организацию первой конференции, ведь все они с радостью согласились участвовать повторно.

Круглоый стол — популярный формат на конференциях и новый для нас. Для него мы собрали отдельную группу топовых спикеров — Олега Чулакова (CHULAKOV), Александра Букурова (Вебпрактик), Максима Болотова (Иностудио), Сергея Горелова (Логема). Также к ним присоединились Сергей Прокофьев и Дмитрий Алоян. 

Спикеры Digital-на-Дону`25

Сценарии рассматривали разные: разборы кейсов, ответы на вопросы, открытый диалог.  В итоге остановились на золотой середине — заранее подготовили популярные дилеммы бизнеса и предоставили их спикерам на обсуждение.

Что важно учесть при подготовке круглого стола:

1. заложите достаточно времени на обсуждение  — 1,5-2 часа;

1. заранее подготовьте вопросы для участников;

1. введите модерацию — это поможет охватить максимум тем.

Круглый стол очень понравился гостям, больше всего откликов мы получили именно по нему. При таком формате спикеры максимально расслаблены — им дается возможность говорить без привязки к докладу и свободно высказывать мнение на ту или иную тему.

PR

Люди идут на мероприятие, которое на слуху. Недостаточно пару раз анонсировать конференцию — поток информации в соцсетях бесконечен. Нам было важно снова подогреть интерес среди digital-тусовки и расширить «географию» продвижения.

Мы составили список тематических чатов, согласовали анонсы с админами, разослали приглашения в агентства Ростовской области и ближайших регионов.

При подборе чатов и групп не стоит сильно распыляться — выберите топ тех, которые подходят вам по тематике. Именно там преобладает заинтересованная аудитория.

Исполнительный директор «Ашманов партнеры», Денис Шубенок, выступает с докладом на Digital-на-Дону`25

Итоги:

1. мы получили множество отзывов и упоминаний — хороший показатель, что людям понравилось;
2. наладили контакты с другими агентствами и потенциальными клиентами;
3. увеличили базу наших партнеров, с которыми будем рады обменяться лидами.

После конференции наше коммьюнити в соц.сетях выросло сразу на 300+ человек. Только на чат конференции подписалось около 200 новых участников.

DonDevСonf 

DonDevСonf — первая конференция команды RocketDev, которую мы создавали совместными силами. За несколько лет RocketDev из небольшого отдела превратился в полноценный web-продакшн. Оценив уровень своей экспертизы, мы решили, что ему пора «выходить в свет» — так родилась идея большого ивента для разработчиков.

Подготовку мы начали весной 2025 года, практически сразу после Digital-на-Дону. Собрали оргкомитет и стали думать, в каком направлении развивать новое мероприятие. Специализация RocketDev — разработка на React и Next.js, но мы ясно понимали, что у этого стека не так уж много последователей в Ростове-на-Дону (кстати, над этой проблемой мы тоже активно работаем!).

В итоге решили сделать мероприятие для тех, кто управляет командами разработки независимо от направления: тимлидов, СТО, руководителей IT-отделов, проджект- и продакт-менеджеров.

СТО группы «Рунити», Антон Ивахненко, отвечает на вопросы участников на DonDevConf`25

Если с DнД многое уже было понятно, то концепцию DDC мы создавали с нуля.

1. Придумали название, которое отражает и наше географическое расположение, и суть конференции. Название получилось емким, ярким и гибким — в будущем мы можем менять направление ивента без ущерба брендингу.
2. Разработали удобный сайт, благодаря которому пользователь получает всю необходимую информацию и принимает решение о покупке билета.
3. Наши дизайнеры разработали айдентику, которая максимально точно отразила вайб конференции и организаторов. PR-менеджер и копирайтеры проработали смыслы и посылы в текстах.

Спикеры

Поиск спикеров стал для нас отдельным квестом. Ставку делали на руководителей из крупных корпораций, у которых есть собственные IT-отделы. Именно они смогли бы закрыть главную цель конференции — обмен опытом с представителями бигтеха и компаний-гигантов в сфере e-commerce.

Мария

PR-менеджер Rocket Business и RocketDev

Старайтесь дать потенциальным спикерам максимум информации, чтобы закрыть вопросы и донести ценность мероприятия. Иными словами, объяснить почему им стоит принять в ней участие. Это особенно актуально, когда конференция проводится впервые, и о ней пока никто не знает. 

Путем проб и ошибок мы собрали золотой состав спикеров:

1. Антон Ивахненко — CTO группы «Рунити»;
2. Павел Лакосников — CTO RWB Media, ex-руководитель юнита управления архитектурой в «Авито»;
3. Владимир Каратаев — руководитель направления в «Альфа-банке»;
4. Наталья Кузьменко — CPO клиентского пути поставщика во «ВкусВилле»;
5. Иван Тюлькин — Head of AQA в «Столото»;
6. Илья Куликов — руководитель направления веб-терминалов в «Столото».

От имени организаторов выступил Антон Щетинин — CEO web-продакшна RocketDev. Антон представил собственный доклад, а также курировал круглый стол.

CEO RocketDev, Антон Щетинин, делится с аудиторией своим опытом внедрения DevEx на DonDevConf`25

Тема стола нетривиальная: «Управление IT-командами глазами СТО: от проблем к эффективным решениям». Немногие затрагивают проблемы и обсуждают будни технических директоров, а ведь на них завязано очень много процессов в компании. 

Новые активности

Специально для конференции мы разработали Rocket.Квиз — сервис на базе Next.js. Каждый раунд мы транслировали на большом экране. Чтобы принять участие в квизе, участники переходили по QR-коду в специальный Telegram-бот. Там они получали вопрос с вариантами ответов, из которых за определенный отрезок времени должны были выбрать верный.

Помимо этого мы включили дополнительную активность, которую протянули через всю конференцию. Загадали слово, в каждую презентацию наших спикеров в рандомном порядке «вшили» буквы, из которых оно состоит. Задача участников — собрать все буквы и отгадать загадку. Победители интерактивов DonDevConf получили особые подарки от организаторов.

Мы всегда выступаем за work-life balance, поэтому решили, что после конференции обязательно нужно провести афтепати с неформальным нетворкингом. Провели его в мексиканском баре, под стилистику которого адаптировали и концепцию — шоу-программа, авторские коктейли и отдельные зоны для бурных обсуждений ситуации в IT-сфере.

PR

Мы сразу решили, что эта конференция должна быть платной — подобрали оптимальные тарифы в соответствии со средней ценой по локальному рынку. Таким образом мы в разы увеличили ценность ивента и создали для себя дополнительный стимул непрерывно повышать качество организации и программы.

Также мы разработали контент-план, в соответствии с которым планомерно распространял информацию о конференции. За несколько месяцев до конференции развернули масштабную PR-кампанию. Не было смысла заходить с узконаправленной конференцией в городские сообщества, поэтому мы выбрали оптимальный список локальных тематических IT-чатов, где обитают тимлиды и разработчики.

Спикеры DonDevConf`25

PR-кампанию разделили на несколько волн, которые реализовывали по мере роста цен на билеты. По ним рассылали анонсы, промокоды и напоминания.

Результат:  sold out за неделю до мероприятия, активный чат и полная посадка в день конференции. 

Итоги

Наши команды очень любят точные цифры и прозрачную статистику. Поэтому итоги DDC мы тоже посчитали: 

1. 7 полезнейших докладов
2. 1 круглый стол
3. 100+ гостей
4. 25+ вопросов спикерам из зала (а сколько их было задано лично, мы уже посчитать не смогли. Скажем так: очень много)
5. 6+ часов непрерывного нетворкинга на афтепати

Конференцию посетили 95% зарегистрировавшихся пользователей.

Как работать над ошибками? 

В первую очередь нужно обезопасить себя заранее — продумайте список возможных ЧП и меры по их устранению. Например, в разгар мероприятия могут разрядиться микрофон или кликер, спикер пришлет презентацию в ночь перед конференцией или случится заминка во время регистрации. Это те моменты, которые можно предугадать и избежать путем четкого плана действий.

Мария

PR-менеджер Rocket Business и RocketDev

Но не стоит зацикливаться на этом и впадать в панику — перед мероприятием стресс нам нужен меньше всего. Даже самая топовая конференция не может пройти на 100% безупречно — есть много факторов, которые «вылезут» только в момент мероприятия. Поэтому важно собрать проверенную команду, которая сможет на них оперативно отреагировать. 

Ну а теперь представим, что вы провели свою первую конференцию — ура! В целом на ваш взгляд она прошла хорошо, но не стоит расслабляться: пока свежа память, важно проанализировать все моменты, которым требуется доработка. Это поможет не совершать тех же ошибок в будущем. Для этого выпишите все точки роста и обсудите их на планерке орг.комитета, зафиксируйте план, по которому вы сможете устранить все шероховатости.

Также очень круто работает сбор обратной связи от участников. Его также необходимо анонсировать в первые дни после конференции, пока интерес к ней еще высок. В форме по максимуму пропишите все моменты, по поводу которых участники могут дать фидбек:

1. положительные стороны;
2. отрицательные стороны;
3. впечатления от докладов;
4. впечатления от интеркативов;
5. отношение к работе организаторов;
6. пожелания и комментарии.

Собирайте отзывы, анализируйте и на их основе корректируйте свою работу.

Какие выводы?

Проводить конференции — личное решение агентства, которое готово выйти на новый уровень своего развития. С ними повышается лояльность аудитории и появляется больше инфоповодов, с помощью которых вы можете усилить репутацию компании.

Какие выводы мы сделали для себя: две конференции за год — это глобальные проекты, которые требуют больших ресурсов со стороны команды. В следующем году мы планируем оптимизировать их организацию. Например, внедрить новые форматы партнерства, в рамках которых мы будем продвигать бренд в коллаборации с коллегами по digital. Также планируем масштабировать DonDevСonf — увеличивать количество участников и расширять программу, чтобы охватить и тех, кому интересные более узконаправленные темы.