Финансовый учет в образовательном бизнесе: как школа и детский сад с оборотом 53 млн ₽ навели порядок в деньгах

У компании «Ромашка» два направления: частная школа и детский сад. Вместе они приносят около 53 млн ₽ выручки в год. Родители платят за обучение, питание, продленку, кружки и индивидуальные занятия.

Название компании мы изменили по просьбе клиента, но история и цифры реальные.

Со стороны бизнес выглядел устойчивым: занятия шли, сотрудники получали зарплату, на счетах были деньги. Но собственник не мог точно сказать, сколько зарабатывает каждое направление и какую сумму можно безопасно забрать из бизнеса.

Финансовый учет вели в Google-таблицах, бумажных журналах и c помощью банковских выписок. Часть оплат поступала на личные карты. Единой системы управленческого учета не было.

Проблема стала заметна, когда снизился спрос и появились кассовые разрывы. После восстановления данных выяснилось, что школа приносит основную прибыль и фактически финансирует детский сад. При этом личные расходы собственников в некоторые месяцы съедали почти весь финансовый результат.

Рассказываем, как компания вместе с экспертом ПланФакта восстановила учет доходов и расходов, настроила управленческую отчетность и получила данные для решений о ценах, расходах и развитии.

Почему образовательному бизнесу понадобился управленческий учет

В школе работает около 40 человек, в детском саду — еще 10. Годовая выручка направлений составляет примерно 36 и 17 млн ₽ соответственно.

При этом деньги школы и детского сада находились в одном потоке. Если детскому саду не хватало средств, расходы закрывали поступлениями школы. Дополнительные услуги — продленку, питание, кружки и индивидуальные занятия — отдельно не анализировали. Собственник видел общую выручку, но не понимал, какое направление приносит прибыль, а какое живет за счет другого.

Учет финансов был раздроблен: оплаты фиксировали в бумажных журналах, Google-таблицах и банковских выписках, часть записей пересылали в виде фотографий. Платежи могли оставаться неопознанными неделями, а часть выручки поступала на личные карты и не попадала в общую отчетность.

Предоплаты за несколько месяцев или учебный год выглядели как свободные деньги, хотя их еще предстояло потратить на зарплаты, аренду и налоги. Личные и деловые расходы тоже смешивались, поэтому собственник не видел чистую прибыль и не понимал, сколько можно безопасно вывести.

Пока выручка росла, эта система держалась: прибыль школы перекрывала слабые месяцы детского сада, а новые поступления закрывали текущие платежи. Но после снижения спроса и загрузки появились кассовые разрывы.

Стало понятно, что остаток на счете не показывает реальное состояние бизнеса. Собственнику требовалась система управленческого учета, которая ответит на четыре вопроса:

1. Сколько бизнес зарабатывает.
2. Какой результат показывает каждое направление.
3. Какие услуги стоит развивать.
4. Сколько денег можно вывести без риска.

Как проходило внедрение финансового учета

Компания подключила финансового эксперта ПланФакта. Внедрение управленческого учета заняло около трех месяцев.

Главная сложность была не в настройке сервиса финучета, а в сборе исходных данных. Финансовую историю за 2025 год пришлось собирать по частям.

Информацию брали из:

1. бумажных журналов;
2. фотографий записей;
3. Google-таблиц;
4. банковских выписок;
5. кассы;
6. личных карт;
7. данных сотрудников.

По каждой операции выясняли:

1. от кого пришли деньги;
2. за какую услугу;
3. к какому направлению относится платеж;
4.  в каком периоде учитывать доход или расход.

Одновременно выстраивали новый порядок работы, чтобы финансовый учет бизнеса не вернулся к прежнему состоянию. После восстановления данных сформировали три управленческих отчета.

Отчет о движении денежных средств, или ДДС, показал, сколько денег поступило и куда они ушли. Отчет о прибылях и убытках, или ОПиУ, помог рассчитать реальную прибыль за период, увидеть показатели каждого проекта. Управленческий баланс показал активы, долги, обязательства и капитал собственников.

Раньше компания пыталась получить все ответы из банковского остатка и таблиц. Но деньги на счете могут быть получены авансом, предназначаться для будущих расходов или понадобиться для погашения обязательств. 

Школа оказалась донором детского сада

Главное открытие появилось после разделения доходов и расходов по направлениям.

Основную прибыль приносила школа. Детский сад в отдельные месяцы работал с убытком, который перекрывался результатом школы. В общей отчетности компания оставалась прибыльной, поэтому проблема была незаметна.

Это не означает, что детский сад нужно немедленно закрыть. Он может приводить будущих учеников в школу, поддерживать образовательную экосистему или решать другую стратегическую задачу.

Но теперь собственник знает цену такого решения. Можно рассчитать, сколько денег детский сад требует каждый месяц, почему возникает убыток и что поможет изменить результат: рост загрузки, новые цены или сокращение расходов.

Управленческий учет не просто обнаружил слабое направление. Он дал основу для осознанного решения: продолжать финансирование, изменить модель или отказаться от проекта.

Личные расходы забирали почти всю прибыль

После отделения личных операций от расходов компании выяснилось, что в некоторые месяцы собственники выводили сумму, сопоставимую с прибылью бизнеса или превышающую ее.

На счете при этом могли оставаться деньги. Но часть из них уже требовалась на зарплаты, аренду, налоги и работу в период низкой выручки.

Если выводить средства без учета будущих обязательств, компания начинает оплачивать текущую работу за счет новых поступлений. Достаточно задержки одного крупного платежа, чтобы возник кассовый разрыв.

Теперь собственник сначала резервирует деньги на обязательные выплаты, а затем определяет сумму для личных нужд. Финансовый учет бизнеса помог отделить заработанную прибыль от средств, которые пока нельзя тратить.

Автоматизация управленческого учета показала неочевидные статьи расходов 

Эквайринг обходился компании в 40–50 тыс. ₽. Дополнительные комиссии возникали при снятии наличных. Раньше эти суммы растворялись в общем денежном потоке и не воспринимались как отдельная статья расходов.

После настройки управленческой отчетности собственник увидел общую сумму комиссий и смог сравнивать тарифы банков и способы приема оплаты.

Одна комиссия кажется незначительной. Но регулярные списания в течение года уменьшают прибыль на сотни тысяч рублей.

Дополнительные услуги начали оценивать по прибыли

Раньше продленка, кружки, питание и индивидуальные занятия находились внутри общей выручки школы. Нельзя было понять, стоит ли расширять программу, нанимать нового преподавателя или выделять дополнительное помещение.

После настройки учета доходов и расходов по каждой услуге стало видно количество учеников, выручку, затраты на преподавателей и итоговую прибыль.

Популярность сама по себе не делает услугу выгодной. Направление должно либо приносить прибыль, либо решать понятную стратегическую задачу.

Такая аналитика помогает направлять деньги туда, где они дадут бизнесу больший результат.

Цены связали с реальными расходами

Образовательный бизнес часто устанавливает цены с оглядкой на конкурентов. Но одинаковая стоимость обучения не означает одинаковую прибыль.

На результат влияют аренда, загрузка классов, зарплаты педагогов, питание, налоги, комиссии и скидки.

После внедрения управленческого учета компания получила данные для расчета стоимости услуг. Теперь собственник понимает, какую скидку выдержит бизнес, сколько учеников нужно для безубыточности и какие направления работают с низкой маржой.

Управленческая отчетность пригодилась для кредита

Компания рассматривала привлечение финансирования для развития. Раньше подготовить достоверные данные было сложно: информация хранилась в разных местах, часть выручки проходила через личные карты, а результаты школы и детского сада смешивались.

После восстановления учета появилась единая картина по выручке, расходам и прибыли. Эти данные можно использовать при подготовке документов для банка.

Управленческая отчетность нужна не только кредитору. Собственнику важно самому понимать, какой ежемесячный платеж выдержит бизнес, хватит ли прибыли на обслуживание долга и что произойдет при дальнейшем снижении спроса.

Кредит помогает финансировать развитие, но не исправляет убыточную модель.

Как финансовый учет работает сейчас

Сотрудники продолжают собирать первичные данные. По школе информацию обновляют примерно раз в неделю, по детскому саду — раз в месяц.

Финансовый эксперт ПланФакта проверяет операции, распределяет их по направлениям, ищет расхождения и формирует управленческую отчетность.

В конце месяца собственник получает не список платежей, а понятную картину бизнеса: сколько компания заработала, какой результат показали школа и детский сад, где выросли расходы и сколько денег можно вывести без рисков для бизнеса. Сервис управленческого учета превратил разрозненные записи в систему для принятия решений.

Что изменилось после внедрения управленческого учета

Собственник увидел реальную прибыль школы, детского сада и дополнительных услуг. Стало понятно, какое направление зарабатывает, а какое требует поддержки.

Личные расходы отделили от денег бизнеса. Теперь компания сначала резервирует средства на обязательные платежи, а затем определяет сумму вывода.

В структуре расходов обнаружились банковские комиссии и другие небольшие списания, которые раньше оставались незаметными.

Появилась база для расчета цен, оценки новых услуг и подготовки к кредитованию. Главное — бизнес начал планировать деньги не по остатку на счете, а с учетом прибыли и будущих обязательств.

Как понять, что бизнесу нужен сервис финучета

У компании был оборот 53 млн ₽, но общая цифра скрывала убыток детского сада, личные изъятия и неучтенные расходы.

Похожая ситуация может возникнуть в любом бизнесе с несколькими направлениями. Проверить ее можно по четырем вопросам:

1. Видите ли вы прибыль по каждому продукту, филиалу или направлению?
2. Все ли доходы и расходы попадают в одну систему?
3. Понимаете ли вы структуру расходов?
4. Отделены ли личные деньги от средств компании?
5. Понимаете ли вы, сколько можно вывести без риска для будущих платежей?

Если для ответа нужно открыть несколько таблиц, проверить банковские выписки и опросить сотрудников, финансовая картина остается приблизительной.

В этом случае бизнесу нужна не еще одна таблица, а система финансового учета: единые правила, автоматизация операций и управленческие отчеты.

В онлайн-сервисе финансового учета ПланФакт можно собрать данные из банков, кассы и таблиц, разделить доходы и расходы по направлениям, настроить ДДС, ОПиУ и Баланс. Внедрить систему можно самостоятельно или вместе с финансовым экспертом.