Финансовый учет малого бизнеса: как владелец магазинов увидел реальную прибыль и увеличил остатки на счетах на 150%

Два магазина могут приносить выручку и одновременно вытягивать из владельца личные деньги. Предприниматель с годовым оборотом 24 млн рублей не понимал, сколько зарабатывает каждая точка, почему возникают кассовые разрывы и где оседает прибыль.

Управленческие отчеты показали лишние запасы, слабую доходность услуги ремонта и завышенные расходы на персонал. После принятия нужных решений, за год остатки на счетах выросли на 150%, владелец перестал финансировать закупки из своего кармана и начал получать дивиденды.

В статье расскажем, как автоматизация финансового учета превратила набор операций в управленческие решения.

Цифры и детали кейса обезличены, но логика учета и принятые решения сохранены.

Оборот есть, свободных денег нет

Компания управляет двумя торговыми точками. В них продают новые телефоны, аксессуары, ремонтируют технику, работают по трейд-ин: выкупают подержанные устройства, восстанавливают и снова выставляют на продажу.

У каждого направления своя экономика. В продаже деньги уходят поставщику до того, как товар купит клиент. В ремонте есть расходы на запчасти, мастеров. В трейд-ин прибыль зависит от цены выкупа, восстановления, срока продажи.

Собственник вел доходы и расходы в Excel. Такая таблица для учета финансов малого бизнеса фиксировала отдельные платежи, но не связывала их со складом, магазинами, направлениями. В результате владелец видел движение денег, но не видел финансового результата.

Остаток на счете показывает, сколько денег доступно сейчас, но не показывает прибыль. Часть средств уже предназначена для зарплаты, налогов или поставщика. И наоборот: деньги могут уйти со счета, но остаться в бизнесе в виде товара.

Компания периодически уходила в минус, попадала в кассовые разрывы. Для закупки или выплаты зарплаты собственник добавлял личные средства. Прибыль оставалась в обороте, но дивидендов не было.

Что должен показывать управленческий учет

Управленческий учет для малого бизнеса нужен не ради еще одного отчета. Он должен регулярно отвечать владельцу как минимум на пять вопросов:

1. Сколько денег есть у бизнеса, где они находятся?

2. Какие обязательства нужно оплатить в ближайшие недели?

3. Сколько компания заработала после всех расходов?

4. Какие магазины, продукты, услуги дают прибыль, а какие работают в ноль или в минус?

5. Сколько денег можно вывести, не оставив бизнес без оборотных средств?

Для ответов нужны три отчета: движение денежных средств показывает приходы и платежи, отчет о прибылях и убытках — прибыль за период, управленческий баланс — деньги, запасы и долги на конкретную дату.

Как собрали учет: пять практических шагов

Вместе с финансовым консультантом ПланФакта владелец перестроил учетную систему.

1. Создали структуру статей

Отдельно учитывали продажи телефонов, аксессуаров, ремонт, закупки, зарплаты и другие существенные операции.

2. Подключили банки и правила обработки

В программу финансового учета стали подгружаться операции, большинство платежей сразу распределяются по статьям, магазинам, проектам. Ручной ввод оставили для неоднозначных операций.

3. Добавили наличные 

Раз в неделю собственник передавал сведения по кассам в общую систему. Наличные и безналичные расчеты наконец сошлись.

4. Разделили магазины и направления

Каждую точку настроили как отдельный проект. Это позволило сравнить их выручку, прямые расходы и прибыль. Внутри учета также разделили новые и подержанные телефоны, аксессуары и ремонт.

5. Ввели еженедельную сверку

Владелец и финансист проверяли движение денег, прибыль, складские остатки. Регулярность здесь важнее сложной методики: ошибка, найденная через неделю, еще помогает принять решение; ошибка, найденная через квартал, только объясняет уже потерянные деньги.

Поэтому программы управленческого учета для малого бизнеса стоит оценивать по функциональности. Важны автоматическая загрузка данных, аналитика по направлениям, три связанных отчета и возможность быстро проверить исходную операцию. Подходящий сервис сокращает ручную работу, но не отменяет финансовую дисциплину.

Что обнаружили в цифрах

Склад забирал оборотные деньги

Первая проблема нашлась в запасах. Компания закупала больше техники и аксессуаров, чем успевала продавать. Часть товара месяцами лежала на полках. На счете денег не было, хотя на бумаге у бизнеса оставались активы.

После инвентаризации владелец распродал неликвид, изменил закупки: стал заказывать меньше и пополнять востребованные позиции. Остатки анализировали по категориям, себестоимость и списания — отдельно.

Ремонт приносил меньше, чем казалось

Раньше одна точка в основном ремонтировала телефоны, другая продавала технику. Ремонт уступал точкам продаж по прибыли. Услугу не закрыли: обе точки перевели в смешанный формат, добавив к ремонту телефоны и аксессуары.

Расходы на персонал не соответствовали доходам

Анализ фонда оплаты труда показал дисбаланс между зарплатами и результатом. Собственник пересмотрел расходы и мотивацию, чтобы нагрузка на бизнес соответствовала заработку.

Результат: больше живых денег и меньше авралов

За год после внедрения учета остатки на счетах выросли на 150%. Это не дополнительная выручка и не бухгалтерская прибыль, а запас ликвидности — деньги, которыми компания может оплачивать ближайшие обязательства и закупки.

Появилась финансовая подушка. Закупки стали сдержаннее, расходы на персонал выровнялись. Владелец перестал добавлять личные деньги и начал регулярно выводить дивиденды.

Главный результат финансового учета для малого бизнеса здесь не сам рост остатка на 150%. Важнее, что собственник понял причины изменений, теперь может повторять полезные решения: контролировать запасы, сравнивать направления и заранее замечать нехватку денег.

Чем отличается учет для ИП и ООО

Организационно-правовая форма меняет обязательную бухгалтерскую, налоговую отчетность, но не меняет финансовые и управленческие вопросы. 

В финансовом учете и для ИП, и для ООО одинаково важно понимать:

1. сколько бизнес реально зарабатывает;
2. хватает ли денег на обязательства;
3. какая прибыль остается после всех расходов;
4. какие направления наиболее прибыльны;
5. сколько можно безопасно вывести собственнику.

Поэтому для ИП и ООО используют одинаковые отчеты: ДДС, ОПУ и Баланс. 

Таблица или программа: что выбрать малому бизнесу для финансового учета

На старте микробизнеса может быть достаточно простой таблицы: один счет, немного операций, нет склада и отдельных направлений. Но с ростом бизнеса таблица требует все больше ручной работы, а цена пропущенной операции или сломанной формулы увеличивается. Здесь уже появляется необходимость в автоматизации финансового учета с программой. 

В ПланФакте данные из банков загружаются автоматически, операции распределяются по статьям, проектам, а ДДС, ОПУ и баланс собираются сами. Владелец может сравнивать магазины и направления, следить за остатками и планировать платежи в календаре. Такой сервис финансового учета полезен для малого бизнеса, когда ручное копирование выписок уже отнимает время и мешает видеть актуальную картину.

С чего начать автоматизацию

Необязательно сразу строить сложную финансовую систему. Сначала наведите порядок: заведите ваши счета в программе, остатки, плановые операции,  импортируйте данные из Excel или 1С — это займет минуты. Остальное программа сделает за вас: сформирует три главных финансовых отчета и инструменты планирования.

Чтобы сделать все правильно, ПланФакт подготовил пошаговую инструкцию по автоматизации учета финансов. В ней восемь простых шагов. Руководство подойдет тем, кто хочет самостоятельно настроить учет финансов для малого бизнеса или подготовиться к внедрению сервиса вместе с финансистом. Скачать можно бесплатно.