IT-компания с оборотом более 500 млн ₽ вела бухгалтерский учет, но не видела управленческую картину: сколько денег свободно, какие проекты прибыльны, хватит ли средств на обязательства и какую сумму можно вывести в виде дивидендов. Данные жили в учетных программах и Excel-таблицах. Вместе с ПланФактом компания настроила ДДС, ОПУ, управленческий баланс, учет проектов и доступ к отчетам для собственников, партнеров и инвесторов.
Рассказываем, как IT-компания с оборотом 500+ млн ₽ построила управленческий учет почти с нуля.
На старте у бизнеса уже были бухгалтерия, несколько юридических лиц, проекты, партнеры и инвесторы. Операции фиксировались, налоги считались, документы закрывались. Но собственники не могли быстро ответить на главные вопросы: сколько компания заработала, какие проекты прибыльны, какие деньги уже связаны обязательствами и сколько можно вывести из бизнеса.
Проблема была не в отсутствии данных. Данных было много. Они просто жили в разных местах и не складывались в единую управленческую отчетность.
Клиент ПланФакта — российская IT-компания. По итогам 2025 года ее оборот превысил 500 млн ₽.
Компания разрабатывает собственное ПО, ремонтирует коммуникационное оборудование и ведет комплексные проекты для заказчиков. В таких проектах бизнес закупает и поставляет оборудование, устанавливает программное обеспечение и выполняет работы.
У компании несколько собственников, есть партнеры и инвесторы. Поэтому финансовые данные нужны не только директору и бухгалтерии. Участники бизнеса должны понимать, как идут проекты, где находятся деньги и из чего складывается прибыль.
Для такой компании недостаточно знать остаток на счетах. Нужно видеть движение денег, прибыль, обязательства, рентабельность проектов и финансовое состояние по юридическим лицам.
Бухгалтерский учет показывает данные в логике законодательства, он нужен для отчетности перед государством. Управленческий учет помогает собственникам принимать решения и понять:
Управленческий учет в IT-компании — это система отчетов и правил, которая показывает деньги, прибыль, обязательства и результат по проектам.
В IT-бизнесе это особенно важно из-за длинных и сложных проектов. Деньги от клиента, закупка оборудования, работа команды, установка ПО, закрывающие документы и фактическая прибыль часто находятся в разных периодах.
Если смотреть только на движение денег, можно ошибиться. Деньги пришли — но работы еще не выполнены. Расход уже был — но выручка по нему придет позже. На счете есть остаток — но часть суммы уже нужна на обязательные платежи. Поэтому IT-компании нужны ДДС, ОПУ, управленческий баланс и учет проектов.
Проектные данные хранились в разрозненных таблицах. У одного проекта был отдельный файл. У другого — своя структура. У третьего — другой формат расчета. Единой методики не было. Из-за этого проекты было сложно сравнивать между собой. Компания не могла быстро проверить:
Главный риск — решения принимались по отдельным цифрам, а не по полной финансовой картине. Остаток на счете мог выглядеть достаточным, хотя часть денег уже была предназначена для налогов, зарплат, закупок или обязательств по проектам.
Компании нужна была единая система управленческого учета. В ней должны были быть:
Сначала нужно было описать логику учета: какие статьи использовать, какие отчеты смотреть, какие разрезы важны собственникам и как связать проектные данные с фактическими операциями. Если перенести хаос из Excel в сервис, хаос останется.
Работу начали со структуры. Финансовый эксперт ПланФакта вместе с клиентом определила, какие показатели нужно отслеживать и как собственники хотят анализировать бизнес: по компании в целом, по юридическим лицам и по проектам. После этого настроили учет и обучили команду работе.
Дерево статей — основа управленческого учета. Если статьи настроены плохо, отчеты будут быстрыми, но бесполезными. Деньги вроде распределены, но понять бизнес по ним нельзя. Для проектной IT-компании это критично. В одном проекте могут быть закупки оборудования, поставка, установка ПО, работа команды, подрядчики, зарплаты и налоги. Если каждый проект учитывать по-разному, сравнивать их невозможно.
В ПланФакте сформировали структуру статей доходов и расходов. Теперь каждая операция относится к понятной категории, а итоговую сумму можно раскрыть до конкретных платежей. Так компания перешла от разрозненных таблиц к единой управленческой модели.
Следующий этап — банковские интеграции. После подключения счетов поступления, выплаты и остатки начали загружаться в ПланФакт. Это стало основой отчета о движении денежных средств.
Собственники видят:
Если в отчете появляется крупная сумма, ее можно раскрыть до операций и проверить, из чего она сложилась.
Компания получила три базовых управленческих отчета.
ДДС показывает фактические поступления, выплаты и остатки на счетах. Собственники видят, сколько денег есть, куда они уходят и хватит ли средств на ближайшие обязательства.
ОПУ показывает прибыль. Доходы и расходы относятся к тому периоду, к которому они относятся экономически, а не только к дате оплаты. Для проектного IT-бизнеса это важно. Клиент может заплатить авансом, а работы будут выполнены позже. Или компания уже выполнила часть работ, но деньги получит после закрывающих документов.
Управленческий баланс показывает активы и обязательства: чем располагает бизнес и что ему предстоит выполнить.
Он помогает не путать деньги на счетах со свободными деньгами. На счете может быть крупная сумма, но часть этих денег уже связана обязательствами.
Отчеты настроили по бизнесу в целом и по отдельным юридическим лицам. Так собственники могут смотреть общую картину и при необходимости анализировать каждую компанию отдельно.
Когда базовый учет заработал, компания перешла к проектной аналитике. Раньше проекты жили в отдельных Excel-файлах. Теперь операции начали распределять по проектам в ПланФакте.
По каждому проекту стало видно:
Все проекты начали считать по одной логике. Если проект прибыльный, это видно не только по выручке, но и после расходов. Если проект тянет на себя больше денег, чем ожидалось, это можно заметить раньше.
Для комплексных IT-проектов это особенно важно. Проект может выглядеть крупным и успешным по выручке, но после оборудования, работ, зарплат, подрядчиков и налогов его экономика окажется слабой.
Компания не стала планировать каждую мелкую операцию. Фокус сделали на крупных и обязательных платежах: зарплатах, налогах и других выплатах, которые влияют на денежный поток. Так собственники заранее видят будущую нагрузку на счета и понимают, какая сумма должна остаться в бизнесе. Это важно для выплат дивидендов.
Когда собственников несколько, вывод денег становится чувствительным вопросом. Нужно не просто договориться о сумме, а понять, сколько компания может отдать без ущерба для операционной деятельности.
Планирование помогает не принимать решение по принципу «на счетах много денег, значит можно вывести». Сначала учитывают будущие обязательства, затем определяют безопасную сумму для распределения.
После внедрения собственники, партнеры и инвесторы получили доступ к ПланФакту с правами просмотра. Они могут самостоятельно проверить:
Гостевые пользователи не могут менять данные. Раньше команде пришлось бы готовить выгрузку, отправлять таблицу, пояснять цифры и отвечать на уточнения. Теперь участники бизнеса могут сами смотреть актуальные показатели. Для компаний с несколькими собственниками и инвесторами это снижает нагрузку на команду и делает финансы прозрачнее.
Компания получила систему управленческого учета, где финансовые показатели бизнеса, юридических лиц и проектов формируются по единой структуре.
Банковские интеграции показывают поступления, выплаты и остатки. Итоговые суммы можно раскрыть до конкретных операций.
Это снижает риск решений по одному остатку на счете без учета зарплат, налогов, закупок и других обязательств.
ДДС показывает движение денег. ОПУ — финансовый результат. Баланс — активы и обязательства.
Вместе они дают полную картину: что происходит с денежным потоком, сколько бизнес зарабатывает и какие обязательства уже есть.
Поступления и выплаты распределяются по проектам в ПланФакте. Показатели считаются по единой методике.
Собственники могут сравнивать проекты между собой, видеть финансовый результат и проверять, что банковские операции не потерялись.
Компания планирует основные выплаты, включая зарплаты и налоги. На основе этих данных собственники понимают, какую сумму можно вывести.
Такой подход помогает распределять дивиденды без риска кассового разрыва.
Участникам бизнеса больше не нужно ждать отдельную таблицу или пояснение от команды. Они могут открыть актуальные показатели сами.
Финансовая информация стала доступнее, а контроль — проще.
Компания работает с ПланФактом около двух лет. За это время накопленные данные стали использовать не только для контроля текущей ситуации, но и для постановки целей, подготовки планов и разработки стратегии на следующий год.
Большой оборот не гарантирует прозрачный учет. У компании может быть бухгалтерия, учетные программы, проектные таблицы и регулярная отчетность. Но собственникам все равно может быть сложно быстро ответить на управленческие вопросы:
Проблема не в том, что данных нет. Проблема в том, что они разрознены и собраны не в управленческой логике. ПланФакт помогает собрать эти данные в систему: подключить банки, настроить статьи, сформировать ДДС, ОПУ и Баланс, добавить аналитику по проектам и дать доступ участникам бизнеса.
У IT-компании из кейса уже были бухгалтерия, проекты, партнеры, инвесторы и оборот более 500 млн ₽. Но управленческий учет пришлось строить почти с нуля. После внедрения собственники получили систему, в которой видно движение денег, прибыль, обязательства, проекты, юридические лица и безопасную сумму для дивидендов.
Это помогает принимать решения не по отдельным цифрам и разрозненным таблицам, а по полной финансовой картине. Если в вашем бизнесе данные тоже живут в учетных программах, Excel-файлах и отдельных отчетах, это не значит, что учета нет. Но может означать, что его уже недостаточно для управления.
В ПланФакте можно собрать финансовые данные в одной системе и настроить отчеты, которые помогают собственнику видеть деньги, прибыль и риски бизнеса.