Удалённый отдел продаж: как мы настроили работу с помощью amoCRM

2022-07-26 13:07:13 Время чтения 7 мин 84

Клиент — «Регион Холод». Компания продаёт, устанавливает и обслуживает холодильное оборудование. В компании уже была настроена CRM-система, но внедрение было некачественным:

  1. была только одна воронка продаж;
  2. этапы в воронке не отражали реальных процессов в отделе продаж;
  3. не было глубокой детализации и настройки внутренних процессов;
  4. телефония работала с постоянными сбоями.
Man laptop photo created by freepik – www.freepik.com

Отдел продаж работал полностью удалённо. Поэтому слаженная работа команды в единой системе была важным фактором эффективности. Компания росла, процессов становилось всё больше — стало понятно, что текущая настройка CRM не помогает росту продаж.

Внедрение amoCRM: задачи

  1. Настроить качественную телефонию, которая будет работать без сбоев. 
  2. Создать обучающие материалы, чтобы руководитель отдела продаж не тратил много времени на обучение и ответы на FAQ.
  3. Настроить систему квалификации лидов, чтобы менеджеры не тратили время на нецелевых клиентов. 
  4. Создать прозрачные отчёты и систему аналитики, с помощью которых будет легко строить план продаж на месяц и прогнозировать выручку.

Реализация 

Шаг 1. Провели аудит воронки продаж

Начали внедрение amoCRM с опроса менеджеров и руководителя отдела продаж. Изучили текущие процессы. Выяснили, какой путь проходит клиент от первого касания до закрытия сделки. Узнали, на каких этапах чаще «отваливаются» или «зависают» сделки.

Шаг 2. Составили план по улучшению CRM

Мы предложили разделить отдел продаж на квалификаторов и менеджеров по продажам. Задача квалификаторов состояла в том, чтобы отсеивать нецелевые заявки, а целевые передавать в отдел продаж. Так менеджеры по продажам освободились от лишней работы.

Предложили приоритизировать клиентов (ABC-приоритизация), чтобы не терять из виду крупных заказчиков. 

Шаг 3. Описали бизнес-процессы

Описание бизнес-процессов легло в основу инструкций и регламентов для отдела продаж.

Шаг 4. Настроили воронки продаж

Важно было вводить изменения постепенно, чтобы не нарушать текущую работу в CRM. Поэтому процессы отстраивали на новых воронках, а действующую переделывали в нерабочее время.

Настроили этапы воронки квалификации

Теперь все заявки проходят через сервис сквозной аналитики Roistat и проверяются на дубли. Специальный виджет автоматически распределяет заявки по менеджерам.

После квалификации сделка передаётся в воронку первичных продаж или в воронку для спама.

Настроили этапы воронки первичных продаж

РОП распределяет заявку между менеджерами, опираясь на их загруженность и компетентность. Когда менеджер выполняет продажу, сделка передаётся в доставку.

Настроили этапы воронки доставки

Логист контролирует доставку по этапам воронки и получение документов от клиента. После того как оборудование доставляют и монтируют, сделка передаётся в повторные продажи.

Настроили этапы воронки повторных продаж

Через месяц менеджер связывается с клиентом, чтобы получить обратную связь и обсудить дальнейшие поставки. Так как воронка полностью автоматизирована, задачу на звонок система ставит менеджеру сама. 

Настроили этапы воронки реанимации

Из воронок первичных и повторных продаж по отказам сделка передаётся на реанимацию. Менеджер обзванивает клиентов, которые отказались от услуг компании, и пытается их вернуть.

Настроили этапы технической воронки для отсева спамных заявок

Заявки, помеченные как спам, автоматически уходят в техническую воронку. Так аналитика остаётся прозрачной и конверсия эффективности менеджеров не портится.

Шаг 5. Настроили поля карточки сделки под каждую воронку

Так как в компании теперь много воронок, каждому отделу нужны свои поля в сделках. Поэтому мы внедрили виджет, который скрывает и блокирует для редактирования ненужные поля.

Шаг 6. Автоматизировали создание сделок и передачу данных по всем воронкам

Все нужные поля теперь передаются между отделами из воронки в воронку. Информация о предыдущей работе сотрудников сохраняется в карточках.

Шаг 7. Настроили автоматические задачи для сотрудников и точки контроля для руководства

На этапах, где задержка может сорвать сделку, система автоматически ставит задачи РОПам, чтобы они могли выяснить причину задержки. Так же руководителям приходят уведомления по сделкам в отказах.

Шаг 8. Подключили телефонию SIPUNI 

Связь стала более качественной. К тому же, теперь менеджеры могут выгружать звонки для отчётов.

Шаг 9. Подключили сервис Wazzup для переписки по WhatsApp

Чтобы контролировать переписку с клиентом, подключили единый сервис на весь отдел продаж. Настроили систему доступов так, чтобы менеджеры видели только свои диалоги, но общались с единого номера компании.

Шаг 10. Настроили отчётность о выполнении планов продаж на базе Google Таблиц

Специальный виджет на определённых этапах выгружает сделки в Google Таблицы. На их основании строит два вида отчётов: план продаж и фактический отчёт по заявкам и выручке по каждому менеджеру.

Шаг 11. Подготовили видеообучение по новой системе воронок

Чтобы менеджерам было легко работать, сделали скринкасты (записи видео с экрана) по работе в CRM на каждом этапе воронки. Составили регламенты и инструкции, подкрепляющие скринкасты.

Закрепили ссылки на документы и видео в задачах и в полях сделки, чтобы менеджеры могли перейти к ним прямо из amoCRM.

Что в итоге?

Внедрение amoCRM помогло компании расшириться — теперь в организации два отдела продаж и два РОПа. А предыдущий руководитель продаж стал партнёром компании и теперь руководит маркетингом и продажами.

Сотрудники, прошедшие обучение, более автономны и быстрее входят в рабочий процесс.

Хотите так же? Получите бесплатную консультацию у нашего менеджера.