Три счётчика хранения на Ozon: как направление узнаёт о плате за литры из выписки

Суть в двух абзацах

На складе Ozon у товара сейчас может действовать один из трёх режимов хранения, и какой именно, зависит от даты поставки и категории. Базовый льготный период, отдельные условия для поставок осеннего набора и платный счётчик, который считает занятый объём в литрах за каждый день. Для направления это значит, что одна и та же партия в двух разных поставках стоит разных денег, а разницу видно не в плане, а в начислениях.

Главная проблема здесь не тариф, а момент, когда о нём узнают. Льготный срок заканчивается тихо, уведомления на планёрку не приходит, и первым сигналом становится строка в выписке. Товар, который лёг на склад летом и с тех пор не двигался, уже тарифицируется, пока команда считает его бесплатным остатком. Закрывается это не перечитыванием правил, а регулярным отчётом по движению и срокам хранения.

Три режима, которые действуют одновременно

Разбираться удобнее не по датам документов площадки, а по тому, в каком из трёх состояний находится конкретный артикул на конкретном складе. Состояний три, и они не исключают друг друга внутри одного кабинета.

1. Базовый льготный период. Хранение бесплатно первые 90 или 120 дней в зависимости от условий склада и категории, для одежды срок доходит до 365 дней. Отсчёт идёт от приёмки партии, а не от начала месяца или квартала.
2. Условия для поставок с 22 сентября. Для партий, принятых начиная с этой даты, площадка объявляла отдельные условия хранения, отличные от базовых. Фактически это значит, что осенние поставки живут по своему календарю, и сравнивать их с весенними по памяти нельзя.
3. Платный счётчик после льготного срока. Когда льготный период закончился, включается тариф 1,5 рубля за литр занятого объёма в сутки. Считается объём, а не количество штук, поэтому габаритный неликвид обходится дороже мелкого при одинаковом числе единиц.

Точные значения по вашим складам и категориям надо смотреть в кабинете: площадка меняет условия чаще, чем это успевает дойти до внутренних регламентов. Актуальные формулировки лежат в базе знаний продавца Ozon, и перед защитой расчётов руководству мы сверяемся именно с ней, а не с пересказом в отраслевых чатах.

Почему про плату узнают из выписки

Мы столкнулись с этим на собственном ассортименте. Товар с сезонным спросом завезли на склад с запасом под пик, пик оказался слабее плана, часть партии осталась. В управленческом учёте этот остаток числился как неликвид без расходов: деньги в нём заморожены, но текущих затрат по нему мы не считали. Строка в начислениях появилась через четыре месяца после приёмки, и вопрос на планёрке звучал не «что это за тариф», а «почему мы не знали заранее».

Причина простая. Дата, от которой идёт отсчёт льготного срока, живёт в документах поставки, а решения по ассортименту принимаются по отчёту о продажах. Эти два набора данных в компании обычно не пересекаются. Менеджер видит, что товар не продаётся, но не видит, что по нему уже пошёл счётчик. Финансовая служба видит начисление, но не видит, какому артикулу и какой поставке оно принадлежит.

Что это значит в P&L канала

Переводить это в деньги лучше заранее и грубо, до того как придёт выписка. Расчёт на один артикул занимает минуту.

1. Берём объём единицы товара в литрах с учётом упаковки, по которой считает площадка, а не по габаритам изделия.
2. Умножаем на количество единиц, лежащих на складе без движения.
3. Умножаем на 1,5 рубля и на число дней, которые партия пролежит после окончания льготного срока.
4. Сравниваем результат с маржой, которую этот остаток принесёт при распродаже со скидкой, и с затратами на вывоз.

Арифметика часто оказывается неприятной. Партия в тысячу единиц по два литра каждая, пролежавшая лишние шестьдесят дней, стоит направлению сто восемьдесят тысяч рублей хранения. Это уже не округление в отчёте, а сумма, из-за которой решение «пусть лежит, вдруг продадим» перестаёт быть бесплатным по умолчанию. Из трёх вариантов, вывозить, распродавать или оставить, третий тоже имеет цену, и теперь её видно.

Как мы закрыли слепую зону

Мы не стали строить вокруг этого отдельный процесс и добавлять ещё одну таблицу. Задача была ровно одна: видеть товары без движения раньше, чем по ним начнётся тарификация. Для этого нужен отчёт, в котором движение и остаток лежат рядом и на конкретную дату.

Остатки по площадкам у меня сведены в TopSeller, и смотрю мы отчёт «Обороты и остатки»: он показывает движение товара за период и остаток на дату. По артикулам, у которых движение нулевое, видно, что залежалось, и это видно до того, как по ним сработает счётчик за литры. Менеджер проходит по отчёту раз в неделю, по понедельникам, и выносит на обсуждение только то, что попало в список без движения.

Дальше это уже нормальное управленческое решение. По каждой позиции из списка команда отвечает на один вопрос: вывозить, распродавать или оставить. Ответ опирается на цифры из отчёта и на расчёт стоимости хранения, а не на срок, который кто-то помнит приблизительно. Инструмент здесь закрывает не всю задачу, а конкретную её часть: он показывает, по какому товару счётчик вот-вот включится.

Что сделать на этой неделе

1. Выгрузить остатки с датами приёмки по каждой поставке и отметить артикулы, у которых льготный срок кончается в этом квартале.
2. Посчитать стоимость хранения для каждого остатка без движения и поставить сумму рядом с его маржой.
3. Назначить ответственного за недельный просмотр отчёта по движению и остаткам, с конкретным днём в календаре.
4. Внести в регламент закупки проверку: под какой режим хранения попадёт партия, которую вы заводите сейчас.
5. Пересчитать экономику габаритных позиций отдельно: по ним литры дают основную часть счёта.

Хранение перестало быть фоновым условием работы на площадке и стало строкой расходов, которой можно управлять. Управляется она не знанием тарифов наизусть, а тем, насколько быстро направление замечает товар, переставший двигаться. Если этот срок измеряется неделей, тариф остаётся арифметикой. Если месяцами, он превращается в сюрприз в выписке.