Товарные накладные Wildberries за 5 минут вместо 10 часов ручной работы

Работа с маркетплейсами состоит не только из управления продажами, поставками и карточками товаров. За каждой операцией стоит документооборот, который с ростом количества заказов постепенно превращается в отдельный трудоёмкий процесс.

К нам обратился селлер Wildberries, бухгалтер которого каждую неделю формировал товарную накладную по уведомлению о выкупе. Нужно было обработать отчёт маркетплейса, выбрать подходящие операции, сопоставить товары и перенести данные в готовый документ.

Один комплект документов требовалось готовить еженедельно. В сумме за месяц бухгалтер тратил на эту работу несколько полных рабочих дней.

Мы изучили процесс и разработали программу, которая выполняет основную часть операций автоматически. Теперь для формирования документа достаточно ввести номер уведомления и нажать кнопку «Получить ТТН».

Как формировалась накладная вручную

На первый взгляд задача могла показаться обычным переносом данных из одного файла в другой. На практике бухгалтер работал сразу с тремя источниками:

1. уведомлением о выкупе;
2. еженедельным отчётом Wildberries;
3. внутренним справочником товаров.

В справочнике хранились названия и описания продукции, товарные номера и GTIN — международные коды, позволяющие однозначно идентифицировать товар.

Сначала из отчёта Wildberries требовалось выбрать только операции со значением «Продажа». После этого начиналась сверка позиций.

Определить товар только по названию было нельзя. Бухгалтер сопоставлял код номенклатуры, артикул поставщика и размер, находил соответствующую позицию во внутреннем справочнике, а затем переносил информацию в шаблон накладной.

Для каждой строки нужно было указать товарные коды, название, описание и количество. Если одна позиция встречалась в отчёте несколько раз или была представлена в разных размерах, данные требовалось правильно объединить.

Этот порядок повторялся каждую неделю. Сам по себе один документ не занимал весь рабочий день, однако к концу месяца накопленная рутина отнимала у бухгалтера несколько дней.

Почему обычной выгрузки оказалось недостаточно

Главная сложность заключалась в том, что готовой строки для накладной не существовало ни в одном из исходных файлов.

Из отчёта Wildberries нужно было взять информацию о продажах и количестве товаров. Из внутреннего справочника — названия, описания и GTIN. Дополнительные данные поступали из уведомления о выкупе.

Кроме того, товары нельзя было сопоставлять приблизительно. Похожие названия ещё не означают, что речь идёт об одной и той же позиции. Для бухгалтерского документа требовалось точное совпадение по нескольким признакам.

Поэтому клиенту была нужна не дополнительная таблица с формулами, а отдельный инструмент, который повторял бы привычный порядок работы бухгалтера.

Перенесли в программу реальный процесс бухгалтера

Работу начали не с написания кода, а с разбора всей последовательности действий — от получения уведомления до появления готовой накладной.

Бухгалтер показал, какие документы использует, какие строки исключает, по каким параметрам сверяет товары и что делает при несовпадении данных.

Это был важный этап: часть правил нигде не была зафиксирована и существовала только в ежедневной рабочей практике. Например, при одинаковых или похожих названиях решающими могли быть артикул, код номенклатуры и размер товара.

Мы описали все действия и проверки, после чего перенесли этот алгоритм в программу.

Как теперь формируется товарная накладная

Интерфейс сделали максимально простым. В программе есть поле для номера уведомления и кнопка «Получить ТТН».

После запуска программа:

1. находит данные по выбранному уведомлению;
2. определяет связанный с ним еженедельный отчёт;
3. выбирает только строки с операциями продажи;
4. сопоставляет товары с внутренним справочником;
5. объединяет количество по соответствующим позициям и размерам;
6. заполняет документ по шаблону клиента.

В основании документа автоматически указываются номер и дата уведомления. Остальные поля формируются по установленным правилам.

Название товарной позиции в накладной также собирается автоматически. В него входят GTIN, код покупателя и код поставщика, название и описание продукции, а также страна производства.

Готовый документ появляется в системе электронного документооборота. Бухгалтеру остаётся проверить результат, а не собирать накладную построчно.

Что происходит, если данные не совпали

В бухгалтерских документах неправильное совпадение опаснее, чем отсутствие результата. Поэтому программа не пытается самостоятельно выбрать наиболее похожий товар.

Для каждой строки должно существовать однозначное соответствие во внутреннем справочнике. Если его нет, позиция передаётся бухгалтеру на проверку.

Дополнительно программа сверяет общее количество товаров и контролирует заполнение обязательных полей. При обнаружении расхождения документ не считается готовым, а пользователь получает понятное сообщение с причиной остановки.

Такой подход позволяет автоматизировать повторяющиеся действия, но сохранить контроль за спорными ситуациями за специалистом.

Что изменилось после автоматизации

Раньше каждую неделю бухгалтеру приходилось самостоятельно очищать отчёт, сверять товары, собирать количество и заполнять накладную. За месяц на эту работу уходило несколько рабочих дней.

Теперь последовательность выглядит так:

1. запустить программу;
2. ввести номер уведомления;
3. нажать «Получить ТТН»;
4. проверить готовый документ.

Программа запускается отдельным файлом и не требует установки. Бухгалтер больше не занимается механическим переносом данных и может сосредоточиться на проверке результата и других задачах.

Что важно учесть перед автоматизацией документов

Для подобных проектов недостаточно предоставить разработчику один правильно заполненный пример. Он покажет идеальный сценарий, но не поможет понять, что должно происходить при ошибке, отсутствии товара или расхождении количества.

Перед началом разработки желательно подготовить:

1. реальные документы за несколько недель;
2. внутренний справочник товаров;
3. используемый шаблон накладной;
4. правила сопоставления позиций;
5. примеры спорных ситуаций и ошибок.

Главное — показать процесс таким, каким он является в повседневной работе. Чем точнее описаны действия сотрудника и возможные исключения, тем надёжнее программа сможет их повторить.

Автоматизировать нужно не документ, а последовательность действий

В этом проекте задача заключалась не просто в создании товарной накладной. Программа должна была собрать данные из нескольких источников, отфильтровать операции, точно сопоставить товары, объединить количество, проверить результат и сформировать документ по правилам клиента.

Именно такие процессы особенно хорошо подходят для автоматизации: они регулярно повторяются, состоят из понятных действий и отнимают значительную часть рабочего времени.

В результате еженедельная подготовка товарных накладных для Wildberries сократилась до нескольких кликов, а бухгалтер освободил несколько рабочих дней в месяц.

В ParsingSite мы разрабатываем подобные решения под конкретные процессы компании — от обработки отчётов и сверки данных до автоматического формирования документов и передачи результата в рабочие системы.

Материал подготовил: Поповичук Д.В., менеджер компании ParsingSite