Топ-10 сервисов для создания базы знаний

Когда в компании нет централизованного источника информации, сотрудники тратят время на повторяющиеся вопросы: где найти документ или как оформить заявку. База знаний решает эту проблему — в ней собраны инструкции, шаблоны и ответы на частые вопросы, доступные всем. Мы собрали 10 сервисов, которые помогут быстро создать базу знаний и упростить обмен опытом внутри команды.

1. Аспро.Cloud

Аспро.Cloud — многофункциональная платформа для командной работы, в которой можно создавать базы знаний, управлять проектами, сделками и финансами компании.

Основные возможности

1. Простой редактор. Встроенный редактор позволяет изменять тексты, вставлять медиафайлы, таблицы и код, добавлять ссылки.
2. Гибкая структура. Можно создавать статьи и прикреплять к ним дополнительные материалы, связывать их с несколькими разделами одновременно.
3. Удобный поиск. Быстрое нахождение нужных статей по ключевым словам и тегам.
4. Автоматизация. Можно поставить задачу на проверку статьи или запросить ответ от автора.
5. Совместная работа. Обсуждайте материал с коллегами прямо в системе, вносите правки и давайте обратную связь.
6. Права доступа. Установите разные уровни доступа, чтобы определить, кто может редактировать или только просматривать материалы.
7. Внешний вид. Настройка внешнего вида базы знаний под корпоративный стиль, включает цвета и логотипы.
8. Внешний доступ. Публикуйте статьи для внешних пользователей — они будут доступны в интернете.

Как начать пользоваться. База знаний доступна на бесплатном тарифе. Для начала работы достаточно зарегистрироваться. Также есть 14 дней бесплатного использования дополнительных функций.

2. WEEEK

WEEEK — приложение для управления проектами и планирования задач с возможностью интеграции базы знаний в рабочие процессы компании. С его помощью удобно хранить информацию, отслеживать эффективность команды и управлять сделками.

Основные возможности

1. Группировка статей. Удобно структурируйте информацию по темам, связывайте ее с проектами.
2. Редактор с расширенными возможностями. Добавляйте текст, таблицы, списки, код и цветные блоки для выделения ключевых элементов.
3. Внешняя база. Публикуйте инструкции для внешних пользователей, чтобы клиенты могли самостоятельно найти ответы на часто задаваемые вопросы.
4. Шаблоны статей. Создавайте однотипные статьи быстро и без лишних усилий.
5. Права доступа. Легко ограничивайте доступ к редактированию или просмотру материалов.
6. Совместная работа. Работа над материалами с коллегами в реальном времени через комментарии.

Как начать пользоваться. Бесплатная версия позволяет публиковать материалы. Есть двухнедельный тестовый период с полным доступом ко всем функциям.

3. TEAMLY

TEAMLY — сервис для создания базы знаний, управления проектами и задачами в едином пространстве.

Основные возможности

1. Медиафайлы и диаграммы. Вставляйте изображения, диаграммы и другие материалы в статьи.
2. Рабочие пространства. Разделяйте материалы по направлениям и командам для упрощения поиска.
3. Инструменты для визуализации. Канбан-доски, интеллект-карты и умные таблицы помогут вам лучше структурировать информацию.
4. Шаблоны. Используйте шаблоны статей для создания типовых материалов за считанные минуты.
5. Поиск по синонимам. Базовый поиск позволяет найти нужные статьи по синонимам и ключевым словам.
6. Совместная работа. Внесение изменений в статьи сразу несколькими пользователями.

Как начать пользоваться. Доступна бесплатная версия для использования базы знаний, а также тестовый период с расширенными функциями.

4. Yonote

Yonote — приложение для планирования задач и ведения заметок, где можно организовать базу знаний и хранить рабочие материалы команды.

Основные возможности

1. Множественные колонки. Разделяйте текст на несколько колонок для более удобного структурирования информации.
2. Медиафайлы и таблицы. Добавляйте изображения, таблицы, диаграммы и формулы в заметки.
3. Базы данных. Создавайте базы данных с различными представлениями — таблицы, календари, канбан-доски.
4. Синхронизация. Изменения в одном месте сразу отображаются в других блоках, что позволяет не терять актуальную информацию.
5. Права доступа. Управляйте доступом пользователей к редактированию и просмотру материалов.
6. Внешняя база. Публикуйте инструкции и ответы на часто задаваемые вопросы для клиентов.

Как начать пользоваться. Бесплатный тариф позволяет создавать заметки и инструкции.

5. Yandex Wiki

Yandex Wiki — инструмент для ведения базы знаний, где можно структурировать регламенты, инструкции и внутренние материалы компании.

Основные возможности

1. Иерархическая структура. Удобно разбивайте информацию на разделы и подстраницы.
2. Группировка статей. Связывайте материалы по проектам и темам для лучшей организации.
3. Поддержка различных типов файлов. Вставляйте в документы файлы, диаграммы, код и формулы.
4. Поиск. Быстрый поиск по всем страницам.
5. История изменений. Отслеживайте правки и возвращайтесь к предыдущим версиям.
6. Подписка на обновления. Следите за изменениями в документах, добавленных в избранное.
7. Интеграция с Yandex Tracker и Forms. Добавляйте задачи и формы прямо в статью.

Как начать пользоваться. Для использования Яндекс Wiki нужно оформить подписку на Яндекс 360 для бизнеса (от 299 ₽ в месяц за одного пользователя).

6. Документерра

Документерра — платформа для создания баз знаний и сайтов документации с инструментами для командной работы и управления проектами.

Основные возможности

1. ИИ-поиск. Использование искусственного интеллекта для умного поиска по базе знаний.
2. ИИ-редактор. Помощь в написании и редактировании текста.
3. Два редактора. Возможность работы в визуальном и HTML-режимах.
4. Диаграммы и код. Вставка диаграмм через внешние программы и подсветка синтаксиса для примеров кода.
5. История версий. Отслеживайте изменения и возвращайте старые версии документов.
6. Обратная связь. Комментарии и отзывы для сбора мнений от пользователей.

Как начать пользоваться. Бесплатный тестовый период с доступом ко всем функциям. Далее необходимо выбрать платный тариф.

7. Minerva Knowledge

Minerva Knowledge — система управления знаниями, в которой удобно хранить инструкции, скрипты и документацию в одном месте.

Основные возможности

1. Миграция из Confluence. Перенос данных из других сервисов.
2. Мощный редактор. Создавайте графики, диаграммы и вставляйте данные из внешних сервисов.
3. Точный поиск. Находит статьи даже с учетом опечаток или неправильной раскладки.
4. Совместная работа. Все пользователи могут редактировать материалы и отслеживать изменения.
5. Аналитика. Понимание того, какие статьи востребованы, а какие вызывают вопросы у сотрудников.

Как начать пользоваться. Бесплатный двухнедельный тестовый период. Далее необходимо оформить подписку.

8. EvaWiki

EvaWiki — система для ведения базы знаний и командной работы над материалами.

Основные возможности

1. Управление доступом. Назначайте права доступа для каждого пользователя или группы.
2. Редактирование в реальном времени. Все пользователи могут редактировать материалы одновременно.
3. Медиа и макросы. Добавляйте файлы, таблицы, теги и диаграммы с помощью макросов.
4. История изменений. Возможность отслеживать правки и возвращаться к предыдущей версии.

Как начать пользоваться. Бесплатный тариф с доступом ко всем основным функциям.

9. Битрикс24

Битрикс24 — единая система для управления задачами, проектами, клиентами и внутренними материалами компании.

Основные возможности.

1. Гибкая структура. Можно создавать статьи с разделами, подразделами и тегами для легкой навигации.
2. Полный контроль версий. Отслеживайте все правки с помощью истории изменений.
3. Умный поиск. Мгновенно находите нужную информацию по всему массиву данных.
4. Мощный редактор. Работайте с текстами, таблицами, медиафайлами и блоками в интуитивно понятном интерфейсе.
5. Готовые шаблоны. Используйте заранее созданные блоки и шаблоны для быстрого оформления инструкций, чек-листов и алгоритмов.
6. Единое пространство. База знаний встроена в Битрикс24. Это позволяет сотрудникам получать подсказки и инструкции без переключения между окнами. 
7. Гибкие права доступа. Настройте ролевую модель для компании, отделов или конкретных сотрудников, чтобы контролировать доступ к информации.
8. Изолированные пространства. Создавайте отдельные базы знаний для каждого проекта, наполняйте их уникальными чек-листами и обучающими материалами для команды.

Как начать пользоваться. Бесплатный тариф с ограничениями по функционалу.

10. Мегаплан

Мегаплан — платформа для работы с задачами, проектами и базой знаний в едином пространстве.

Основные возможности.

1. Интеграция с рабочими процессами. Связывайте статьи с задачами и сделками в CRM, чтобы сотрудники мгновенно получали необходимые инструкции и информацию прямо в контексте своей работы.
2. Богатое форматирование. Создавайте насыщенные документы, добавляйте медиафайлы, таблицы, списки, блоки кода, аудио и вложенные файлы.
3. Гибкий редактор. Используйте продвинутые возможности редактора для выделения информации: изменяйте цвет текста и фона, оформляйте цитаты и блоки кода для лучшей читаемости.
4. Контроль доступа. Настройте права доступа, чтобы разграничивать материалы по отделам и проектам, обеспечивайте конфиденциальность информации.
5. Удобная навигация. Публикуйте статьи в тематических разделах и используйте мгновенный поиск по заголовкам для быстрого нахождения нужных документов.
6. Эффективное управление. Экономьте время с помощью шаблонов, дублирования статей, переноса между базами знаний и функцией восстановления удаленных материалов.

Как начать пользоваться. Пробный период с последующей подпиской на платный тариф.

Как выбрать подходящий сервис для базы знаний

1. Интерфейс. Он должен быть удобным и понятным для всех пользователей.
2. Поиск. Убедитесь, что сервис поддерживает удобный поиск по ключевым словам и тегам.
3. Права доступа. Возможность разграничивать доступ к различным материалам.
4. Командная работа. Удобство совместной работы над материалами.
5. Публикация внешней базы знаний. Если вам нужно предоставить доступ к материалам внешним пользователям.

Не забудьте протестировать несколько сервисов, используйте бесплатный тариф или пробный период, чтобы выбрать оптимальный для вашей команды.