Кейс Аспро.Cloud: как агентство «Соломка» объединило управление продажами и проектами

Поиск идеального инструмента для управления бизнесом напоминает подбор ключа к замку — каждая компания имеет уникальные потребности. Особенно остро эта проблема стоит перед растущими агентствами, которые одновременно должны контролировать продажи и эффективно выполнять клиентские проекты.

Именно с такой дилеммой столкнулось маркетинговое агентство «Соломка», специализирующееся на комплексном продвижении среднего и крупного бизнеса.

Точка роста: когда старых инструментов становится недостаточно

Агентство использовало другой сервис для управления задачами, но по мере развития бизнеса стало очевидно — этого инструмента недостаточно для полноценного контроля продаж. Отсутствие CRM-функционала приводило к потере потенциальных клиентов и общему хаосу в работе с лидами.

«Рост компании потребовал удобного и функционального решения. До этого мы использовали другой сервис для задач, в нем вполне комфортно работали. Но контролировать продажи в нем нельзя. Нужна была CRM, но хотелось, чтобы вся команда продолжала работать в одной системе. Поэтому искали решение, в котором можно вести и сделки, и клиентские проекты. Как оказалось, задача эта непростая», — рассказывает Дмитрий Захарьев, директор агентства.

Ключевым требованием стало сохранение единой рабочей среды для всей команды. Руководство понимало: переход на несколько разрозненных систем создаст дополнительные сложности.

Процесс выбора: от множества вариантов к оптимальному решению

Команда агентства провела исследование рынка CRM-систем. Однако многие платформы не соответствовали требованиям компании.

«Изучили множество сервисов. Неудобно было очень многое: перегруженный интерфейс, который усложняет ежедневную работу, переизбыток функционала, сложность кастомизации. В итоге нашли Аспро.Cloud, система нам подходила больше других. Протестировали и решили использовать. Понравилось настолько, что решили стать партнерами, чтобы делиться системой с другими компаниям», — отмечает Дмитрий Захарьев.

Решающими факторами стали:

1. Интуитивно понятный интерфейс
2. Возможность совмещения CRM и управления проектами
3. Простота кастомизации под специфику агентства
4. Быстрая адаптация сотрудников

Этапы внедрения: от тестирования до полноценной работы

Планирование и базовая настройка

Руководитель агентства провел внедрение самостоятельно, потратив на базовую конфигурацию системы всего 5 дней. Такая скорость позволила минимизировать простои в работе.

Стратегия внедрения включала поэтапный подход:

1. Тестирование системы управляющим составом
2. Постепенное подключение остальных сотрудников
3. Параллельный перенос данных из прежних инструментов

Миграция проектных данных

Первоочередной задачей стал перенос всех активных клиентских проектов. Команда использовала готовые шаблоны рабочих процессов Kanban, что существенно ускорило адаптацию. В результате в новой системе было структурировано более 40 активных проектов без потери данных.

Настройка отдела продаж

Параллельно с переносом проектных данных руководство настроило полноценную CRM-систему со следующими компонентами:

Воронка продаж

1. Детализированные этапы сделок
2. Четкое отслеживание статуса каждого потенциального клиента
3. Прозрачный контроль движения лидов

Кастомизация полей

1. Создание специальных полей для хранения важной клиентской информации
2. Адаптация карточек клиентов под специфику агентства

Система напоминаний

1. Автоматические уведомления менеджерам о необходимых действиях
2. Исключение потери клиентов на этапе переговоров

Аналитика источников

1. Отслеживание эффективности маркетинговых каналов
2. Оптимизация инвестиций в привлечение клиентов

Автоматизация процессов

Команда настроила автодействия для упрощения рутинных операций. Например, при успешном закрытии сделки система автоматически создает соответствующий проект, исключая дублирование работы.

Дополнительно внедрили:

1. Единый календарь для планирования встреч и созвонов
2. Общий чат для улучшения коммуникации
3. Систему комментариев внутри сделок и задач

Результаты внедрения: измеримые улучшения бизнес-процессов

Операционная эффективность

«Мы все еще дорабатываем систему под себя, осваиваем новые инструменты, настраиваем автодействия. В общем, ищем, как еще упростить внутренние процессы с помощью Аспро.Cloud. Но уже сейчас появился порядок в работе, мы перестали пропускать задачи, благодаря тому что теперь все сотрудники находятся в единой системе. Теперь мы практически всегда укладываемся в сроки», — подводит итоги Дмитрий Захарьев.

Ключевые достижения

Структурированность процессов

1. Полное устранение потерянных задач
2. Единая рабочая среда для всей команды
3. Прозрачность в управлении проектами

Улучшение клиентского сервиса

1. Соблюдение договорных сроков
2. Системный подход к работе с лидами
3. Повышение качества коммуникации с заказчиками

Масштабируемость решения

1. Возможность добавления новых модулей
2. Гибкая настройка под изменяющиеся потребности бизнеса
3. Потенциал для дальнейшего развития

Перспективы развития: неиспользованные возможности

Агентство планирует освоить дополнительные модули системы, которые могут еще больше оптимизировать бизнес-процессы:

1. Финансовый учет — для комплексного контроля денежных потоков
2. Автоматизация документооборота — создание счетов и актов выполненных работ
3. Расширенная аналитика — для принятия стратегических решений на основе данных

Выводы: уроки успешного внедрения

Опыт агентства «Соломка» демонстрирует важность комплексного подхода к выбору системы управления. Ключевые факторы успеха включают:

1. Четкое понимание потребностей — анализ всех бизнес-процессов перед выбором решения
2. Поэтапное внедрение — минимизация рисков через постепенную миграцию
3. Самостоятельная настройка — возможность адаптации системы под специфику компании
4. Единая экосистема — объединение всех рабочих процессов в одной платформе

Результат внедрения Аспро.Cloud в агентстве показывает, что правильно выбранная система управления становится катализатором роста, повышая операционную эффективность и создавая фундамент для масштабирования бизнеса.

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время