Кейс Аспро.Cloud: как веб-студия MakeShop.pro построила эффективную систему управления проектами
Цифровые агентства и веб-студии сталкиваются с уникальными вызовами в управлении проектами: множество параллельных задач, сжатые сроки, необходимость постоянного взаимодействия с клиентами и контроль бюджетов. Веб-студия MakeShop.pro смогла решить эти проблемы, внедрив комплексную систему управления и автоматизировав ключевые бизнес-процессы с помощью Аспро.Cloud.
Мы изучили опыт команды MakeShop.pro и узнали, как им удалось сократить время адаптации новых сотрудников, внедрить Agile-методологию и создать единую экосистему для управления всеми аспектами бизнеса.
Вызовы растущего digital-агентства
Студия MakeShop.pro специализируется на создании интернет-магазинов и маркетплейсов. Помимо разработки, команда предоставляет полный спектр услуг цифрового маркетинга: SEO-продвижение, настройку рекламы, дизайн и аудит проектов. Клиентская база охватывает различные ниши — от зоотоваров до косметики и техники.
Первоначально компания работала с простым инструментом для управления проектами. Однако по мере роста бизнеса стали очевидны ограничения этого решения.
Это была очень простая программа для проектной работы. Но за простотой следовал ряд ограничений, которые не позволяли нам полноценно вести работу — учитывать затраченное время, управлять клиентами и считать финансы.
Андрей Вавилов, руководитель студии MakeShop.pro
Когда прежний сервис закрыли, перед студией встала задача найти новое решение, которое могло бы объединить:
- Управление проектами и задачами
- Учет рабочего времени
- CRM для работы с клиентами
- Финансовое планирование и контроль
Поиск комплексного решения
Команда MakeShop.pro провела исследование рынка систем управления. Критерии выбора были четкими:
- Интуитивно понятный интерфейс
- Минимальное время на обучение сотрудников
- Комплексный функционал для проектного менеджмента
- Инструменты финансового учета
- Возможность кастомизации под специфику агентства
Случайно наткнулись на Аспро.Cloud и невероятно обрадовались, что в системе было абсолютно все, что нам нужно. Даже тех функций, которые уже были реализованы на тот момент, в других системах не существовало в одной связке.
Андрей Вавилов, руководитель студии MakeShop.pro
Быстрое внедрение без простоев
Процесс миграции на новую платформу часто становится болезненным для агентств. MakeShop.pro удалось избежать этих проблем.
Внедрением Аспро.Cloud мы занимались вдвоем с руководителем отдела продаж. Смогли переехать и настроить все под наши процессы буквально за один день. Было настолько все просто и удобно, что даже не потребовались мануалы.
Андрей Вавилов, руководитель студии MakeShop.pro
Ключевым фактором успеха стал современный интерфейс платформы, который не требовал длительного изучения. Команда сразу смогла приступить к работе и начать адаптировать систему под свои процессы.
Гибкое управление проектами с поддержкой Agile
В зависимости от специфики заказа, студия применяет различные подходы к управлению проектами — от классических методологий до Agile. Особую ценность для команды представляет гибкость платформы.
Однажды мы начинали новый проект по методологии Agile и попробовали использовать другой инструмент. Инструмент, вероятно, хорош для разработки, но мы так и не смогли понять логику сервиса и потеряли неделю. В результате завели этот проект в Аспро.Cloud и сразу же без промедлений инициировали работу.
Андрей Вавилов, руководитель студии MakeShop.pro
Система позволяет приглашать клиентов непосредственно в рабочее пространство проекта, что упрощает коммуникацию и повышает прозрачность процессов. Функционал групп пользователей помогает гибко настраивать права доступа — достаточно создать группу «Клиенты» с предустановленным набором разрешений.
Для хранения важной проектной информации команда активно использует встроенные списки, создавая таблицы с паролями и доступами к CMS и сопутствующим сервисам. Клиенты получают все необходимые данные прямо из карточки проекта.
Автоматизация процессов через шаблоны
Одним из главных достижений MakeShop.pro стала стандартизация процессов через шаблоны проектов. Команда создала детальный шаблон для разработки интернет-магазинов, включающий все этапы от концепции до запуска.
Процесс создания интернет-магазина от А до Я мы выстроили с помощью шаблонов проектов. Завели список этапов, отметили вехи и добавили задачи для каждого этапа. Когда берем в работу новый заказ, за считанные секунды создаем новый проект по готовому шаблону.
Андрей Вавилов, руководитель студии MakeShop.pro
В каждой задаче автоматически проставляются ответственные исполнители, что позволяет немедленно запускать проект в работу без дополнительной настройки.
Инновационный подход к онбордингу сотрудников
Особого внимания заслуживает автоматизация процесса адаптации новых специалистов. Студия создала специальный шаблон проекта для обучения, который значительно сократил время интеграции в команду.
Весь процесс обучения мы автоматизировали в рамках Аспро.Cloud. Если появляется новый сотрудник, мы создаем для него отдельный проект из шаблона, и он по шагам завершает задачи, вливаясь в наши процессы. Требуется всего три дня, и сотрудник уже включился в работу.
Андрей Вавилов, руководитель студии MakeShop.pro
Дополнительно команда разработала обучающий проект по работе с CMS, где материалы структурированы по этапам. На проектной доске наглядно видно прогресс каждого обучающегося и соблюдение временных рамок.
Централизованное финансовое управление
Полная интеграция финансовых процессов стала одним из ключевых преимуществ внедренного решения. Студия перевела весь денежный оборот в систему и настроила автоматическую синхронизацию с банком.
Команда активно использует встроенные инструменты для работы с клиентами:
- Выставление счетов и актов
- Создание коммерческих предложений
- Настройка регулярного биллинга для долгосрочных проектов
- Контроль отработанного времени через режим «Учет времени по задачам и проектам»
Такой подход обеспечивает полную прозрачность финансовых потоков и помогает точно планировать ресурсы на каждый проект.
CRM как эффективный helpdesk
Модуль CRM в MakeShop.pro выполняет функцию helpdesk для техподдержки клиентов. Процесс полностью автоматизирован — при возникновении проблем клиенты заполняют веб-форму на сайте или отправляют email.
Готовая веб-форма для сбора заявок автоматически создает тикет в специальной воронке «HelpDesk» со всеми контактами и описанием проблемы. Вся дальнейшая коммуникация ведется в рамках этой заявки, что обеспечивает непрерывность диалога и сохранность истории обращений.
Дополнительные инструменты для повышения эффективности
Ментальные карты для стратегического планирования
Функционал интеллект-карт команда применяет для решения различных задач:
- Описание организационной структуры с распределением обязанностей и бюджетов
- Визуализация архитектуры модулей CMS
- Составление семантического ядра для SEO-проектов
База знаний — внутренняя и внешняя
Студия ведет две базы знаний:
Внешняя — опубликована на сайте и содержит материалы по администрированию интернет-магазинов. Клиенты могут самостоятельно найти ответы на часто возникающие вопросы по управлению своими проектами.
Внутренняя — описывает корпоративные процессы и служит справочником для сотрудников. Включает информацию о рабочих процедурах, системе оплаты труда, должностных инструкциях и полезных ресурсах. Особенно ценна для быстрой адаптации новичков.
Результаты внедрения и перспективы развития
По итогам использования Аспро.Cloud команда MakeShop.pro достигла значительных улучшений в операционной эффективности:
- Сокращение времени адаптации новых сотрудников с недель до 3 дней
- Автоматизация рутинных процессов через шаблоны проектов
- Упорядочивание взаимодействия с клиентами через CRM и базу знаний
- Полная прозрачность финансовых потоков с автоматической синхронизацией банковских операций
- Гибкость в выборе методологий управления проектами — от классических до Agile
Аспро.Cloud помог автоматизировать нашу работу, ускорить обучение сотрудников, упорядочить внутренние процессы и упростить взаимодействие с клиентами. Сейчас мы не представляем свою деятельность без него. Система живая и активно развивается — видно, что процесс тестирования нового функционала проходит очень оперативно.
Андрей Вавилов, руководитель студии MakeShop.pro
С внедрением Аспро.Cloud мы наконец-то добились главной цели — теперь все, что необходимо для комфортной работы, находится в едином месте и образует экосистему из самых важных инструментов для бизнеса.
Андрей Вавилов, руководитель студии MakeShop.pro
Выводы для digital-агентств
Опыт MakeShop.pro демонстрирует, как комплексный подход к автоматизации может трансформировать операционную модель цифрового агентства. Ключевые факторы успеха:
- Единая экосистема инструментов вместо разрозненных решений.
- Стандартизация процессов через шаблоны и воспроизводимые методики.
- Вовлечение клиентов в рабочие процессы для повышения прозрачности.
- Непрерывное обучение команды с использованием внутренних ресурсов.
Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса
Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.