Кейс Аспро.Cloud: Как цифровизация процессов повысила качество юридических услуг в REDROW GROUP
Юридический бизнес — это сфера, где каждая деталь имеет критическое значение. Упущенный срок подачи документов может стоить клиенту победы в суде, а потерянная информация способна разрушить многолетнюю репутацию. При этом клиенты ожидают не только профессионального решения правовых вопросов, но и постоянной обратной связи о ходе дела.
Когда юридическая практика начинает расти, управление процессами становится особенно сложной задачей. Именно с такой ситуацией столкнулась команда REDROW GROUP — и нашла решение в системе управления проектами Аспро.Cloud.
История компании: от индивидуальной практики до команды профессионалов
REDROW GROUP предоставляет комплексные юридические услуги компаниям малого и среднего бизнеса. Основные направления работы включают консультирование, судебную защиту и правовое сопровождение в сферах IT, торговли и строительства.
Компания стартовала в 2018 году как индивидуальная практика Романа Захарова, который сейчас занимает пост генерального директора. За семь лет работы бизнес значительно вырос — особенно активно в последние два года. Сегодня в команде работает семь специалистов: судебные, налоговые, договорные и таможенные юристы.
Результаты работы впечатляют: компания выстроила долгосрочные партнерские отношения более чем с 20 клиентами. Среди них — крупные игроки различных отраслей.
Вызов: когда привычные инструменты перестают работать
Рост бизнеса принес не только новые возможности, но и серьезные вызовы в управлении. Объем информации по клиентам и проектам увеличился настолько, что традиционные способы организации работы стали неэффективными.
«Изначально мы использовали в работе электронную почту и мессенджеры. Через них обменивались с командой задачами и документами по делам. И это было неудобно, потому что не было возможности отслеживать статус выполнения поручений и проектов. Поэтому я быстро понял, что нужно внедрять систему управления», — рассказывает Роман Захаров, генеральный директор REDROW GROUP.
Основные проблемы, с которыми столкнулась команда:
- Отсутствие единого пространства для отслеживания статуса дел.
- Сложность контроля выполнения поручений.
- Риск потери важной информации в переписках.
- Невозможность оперативно предоставить клиенту актуальную информацию о ходе дела.
Решение: поиск системы под специфику юридической деятельности
Руководитель понимал, что компании необходим полноценный инструмент управления проектами, адаптированный под особенности юридической сферы.
«Я просто искал в интернете систему для управления юридическими проектами. Так нашел Аспро.Cloud. Посмотрел обзоры и обучающие видео, и мне понравилось», — объясняет Роман Захаров.
Выбор пал на Аспро.Cloud благодаря гибкости платформы и возможности настройки под конкретные бизнес-процессы. Важным фактором стала также интуитивность интерфейса, которая позволила провести внедрение собственными силами.
«Сначала я протестировал систему самостоятельно и понял, что функционал мне подходит. После чего уже начал внедрение. Никаких сложностей не было, все достаточно просто и понятно», — делится опытом Роман Захаров.
Внедрение: как система изменила рабочие процессы
Команда REDROW GROUP адаптировала Аспро.Cloud под три ключевые задачи.
1. Постановка и отслеживание задач
Специалисты разработали стандартизированный рабочий процесс с четкими этапами, через которые проходит каждое дело. Эти этапы были настроены в системе, что позволило визуализировать весь ход работ на канбан-доске.
Такой подход дает несколько преимуществ:
- Сотрудники видят актуальный статус всех дел.
- Упрощается планирование рабочего дня.
- Руководитель может контролировать нагрузку команды.
- Исключается возможность «потерять» задачу.
«Мне очень важно, чтобы я мог всегда зайти в любую карточку дела и посмотреть, что в какие сроки было сделано, какие документы есть в судебном деле, кто когда какой статус обновил, кому что передал и так далее. Я это делаю каждый день, и самый большой плюс, который я могу выделить, — Аспро.Cloud позволяет нам не упускать задачи», — подчеркивает Роман Захаров.
2. Планирование и контроль процессуальных сроков
В юридической деятельности соблюдение сроков критически важно. Пропущенное заседание или несвоевременная подача документов могут привести к серьезным последствиям для клиента.
«В нашем деле очень важно контролировать процессуальные сроки. Благодаря тому, что мы ведем календарь в Аспро.Cloud, мы никогда ничего не пропускаем. Еще не было такого, чтобы специалисты забыли приехать на заседание или подать документы», — отмечает Роман Захаров.
3. Централизованное хранение документов
Модуль «Файлы» в Аспро.Cloud стал центральным хранилищем всех материалов по делам. Система папок и разделов позволяет структурировать документы, а настройки доступа — обеспечить конфиденциальность.
«Мне очень нравится такой архив документов. Мы просто загружаем туда материалы по всем делам и распределяем по папкам. Каждый член команды имеет доступ ко всей информации, это нормально. При необходимости любой специалист может зайти в папку, быстро найти нужный документ и скачать его себе», — рассказывает Роман Захаров.
Результаты: повышение качества сервиса и удовлетворенности клиентов
За год работы с Аспро.Cloud команда REDROW GROUP достигла значительных улучшений в качестве предоставляемых услуг.
«Наши услуги точно стали качественнее в глазах клиентов. Это однозначно. У нас появилась возможность уделять внимание каждому человеку. Это происходит благодаря тому, что мы постоянно следим за выполнением задач, обновляем их статусы и держим клиента в курсе происходящего. Например, если отправили запрос, мы обязательно повторно напоминаем.
Клиенты видят, что им уделяют внимание. А внимание и забота — это самое главное, что нужно в этой сфере. Услуга становится более качественной, потому что услуга — это прежде всего хорошие взаимоотношения», — объясняет Роман Захаров.
Ключевые достижения:
- 100% соблюдение процессуальных сроков — ни одного пропущенного заседания или срока подачи документов.
- Повышение качества клиентского сервиса — постоянная обратная связь и информирование о ходе дела.
- Оптимизация рабочего времени — сокращение времени на поиск информации позволило больше внимания уделять клиентам.
- Прозрачность процессов — полный контроль над всеми этапами работы.
Перспективы: масштабирование возможностей
В настоящее время REDROW GROUP использует лишь часть функционала Аспро.Cloud, что связано с текущим объемом работы. Однако руководитель уже планирует расширение использования системы.
«Пока что мне не нужно всего того, что касается сделок, счетов, обмена документами и автоматизации. Объем проектов не такой уж большой, и я могу контролировать все это самостоятельно. Конечно, есть ситуации, когда бизнесу нужно выставлять по тысячи счетов в день, тогда функционал системы очень пригодится. Но это пока не моя ситуация», — отмечает Роман Захаров.
Такой подход демонстрирует важное преимущество Аспро.Cloud — возможность масштабирования функционала по мере роста бизнеса. Система готова поддержать компанию на любом этапе развития.
«Хочу поблагодарить команду Аспро.Cloud. Мне очень нравится сервис, и в том числе благодаря ему я получил очень хороший рост своего бизнеса», — заключает Роман Захаров.
Выводы для юридического бизнеса
Опыт REDROW GROUP показывает, что цифровизация процессов управления в Аспро.Cloud может кардинально изменить качество работы юридической компании. Ключевые факторы успеха:
- Централизация информации — все данные по делам собраны в едином пространстве.
- Автоматизация контроля сроков — исключает человеческий фактор в критически важных вопросах.
- Прозрачность процессов — как для команды, так и для клиентов.
- Масштабируемость решения — система растет вместе с бизнесом.
Для юридических компаний, стремящихся повысить качество сервиса и оптимизировать внутренние процессы, внедрение системы управления проектами становится необходимостью для устойчивого развития бизнеса.
Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса
Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.