Кейс Аспро.Cloud: как DEEPSOUND оптимизировала управление прокатом сценического оборудования

Челябинская компания DEEPSOUND много лет специализируется на техническом обеспечении культурно-массовых мероприятий. В портфолио организации — проектирование сценографии, создание декораций и прокат профессионального звукового, светового и видеооборудования. За время работы команда реализовала тысячи проектов разного масштаба.

Основные клиенты DEEPSOUND — концертные агентства, event-организаторы, муниципальные учреждения. Это преимущественно B2B-сегмент, где каждый заказ требует индивидуального подхода и четкого управления ресурсами.

Вызов: перестройка бизнес-модели

Значительные изменения на рынке потребовали от компании пересмотреть свою операционную модель. Вместо традиционной структуры с отделом продаж компания перешла на проектное управление.

В новых условиях возникла потребность в системе управления, которая учитывала бы специфику изменившихся бизнес-процессов. Руководство обратилось в Аспро.Cloud для проведения комплексного аудита и внедрения платформы управления компанией.

Решение: переход к проектному управлению

Отказ от классических продаж в пользу проектов

Ключевым решением стал переход от управления сделками к управлению проектами. Аудит показал, что специфика бизнеса DEEPSOUND не требует классической работы с продажами — клиенты обращаются самостоятельно, когда нуждаются в аренде оборудования.

Вместо ведения сделок все этапы взаимодействия — от согласования стоимости до подписания актов — теперь происходят в рамках проектов. Это устранило дублирование процессов, которое возникало из-за необходимости использовать разные системы для разных задач.

В процессе внедрения специалисты реализовали возможность привязывать коммерческие предложения непосредственно к проектам, что позволило вести весь цикл работы в едином пространстве.

Настройка универсального шаблона проекта

Была создана стандартизированная модель ведения проектов, подходящая для двух основных направлений деятельности компании:

1. Комплексные мероприятия «под ключ» с арендой оборудования и монтажом.
2. Аренда оборудования без дополнительных услуг.

Вместо излишней детализации задач команда перешла к укрупненным блокам с чек-листами, что упростило контроль выполнения без потери качества. В описания задач интегрированы шаблоны отчетов для структурированного сбора данных.

Теперь при поступлении заявки руководитель проекта быстро инициирует работу по готовому шаблону. Система автоматически формирует список задач, назначает ответственных, позволяет создавать коммерческие предложения и счета с отправкой клиенту прямо из платформы.

Финансовая прозрачность проектов

Команда внедрения оптимизировала учет финансов по проектам и провела консультации для руководителей проектов и бухгалтера по корректному распределению затрат.

Бухгалтер фиксирует все поступления и расходы, сразу распределяя платежи по статьям для точного анализа плановых и фактических показателей. Все финансовые документы централизованы и доступны для фильтрации по статусу и срокам оплаты.

Бюджетирование осуществляется на уровне каждого проекта — менеджеры планируют поступления и затраты, затем сопоставляют их с фактическими показателями. Система автоматически выявляет отклонения от графика платежей.

Учет договоров через пользовательские списки

Для систематизации договорной работы настроен специальный список с возможностью привязки одного договора одновременно к клиенту и проекту. Это решение обеспечивает удобную навигацию — все соглашения по клиенту отображаются в его карточке, а в проекте видно, по какому договору ведется работа.

Интеграция коммуникаций и аналитики

Внедрение включало настройку интеграции с системой телефонии. Все звонки автоматически фиксируются в системе. Это особенно важно для руководителя, который работает удаленно — контроль качества работы сотрудников стал более эффективным.

По запросу клиента в карточки контрагентов добавлено поле для информации из социальных сетей для последующего использования в маркетинговых активностях.

Координация ресурсов через календарь

Активное использование календаря решило проблему распределения оборудования. Сотрудники отмечают даты мероприятий и резервирования техники, а личные календари используют для напоминаний о коммуникациях с клиентами.

Результаты внедрения

Комплексное внедрение Аспро.Cloud позволило DEEPSOUND достичь следующих результатов:

Стандартизация процессов: Создана единая модель ведения проектов, подходящая для всех направлений деятельности компании.

Повышение прозрачности: Руководство получило полный контроль над работой команды независимо от географического расположения.

Оптимизация ресурсов: Исключены конфликты по оборудованию благодаря централизованному планированию.

Финансовая дисциплина: Внедрен точный анализ плановых и фактических показателей по каждому проекту с автоматическим выявлением отклонений.

Сокращение административной нагрузки: Устранено дублирование процессов между разными системами.

Несмотря на широкие возможности платформы для компаний различных отраслей, специалистам по внедрению удалось адаптировать её под специфику бизнеса DEEPSOUND. В результате компания получила комплексное решение для управления всеми этапами работы с заказами — от первичного контакта до завершения проекта.

Успешная цифровизация процессов позволила DEEPSOUND не только адаптироваться к новым рыночным условиям, но и заложить основу для дальнейшего развития бизнеса.

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время