Создание личного кабинета НКЦ и автоматизация бизнес-процессов на базе Битрикс24

О клиенте

Национальный координационный центр международного делового сотрудничества (НКЦ) создан по поручению председателя правительства РФ в 2014 году. Это единый центр экспертизы и услуг по выходу на зарубежные рынки и для формирования эффективных международных партнёрств. До 2023 года организация называлась Национальный координационный центр по развитию экономических отношений со странами АТР.

Соучредители НКЦ: Российский союз промышленников и предпринимателей, общественная организация «Деловая Россия», общественная организация малого и среднего предпринимательства «Опора России», Институт Китая и современной Азии РАН, корпорация АЕОН и холдинг РЖД.

Главная цель работы НКЦ — оказание помощи бизнесу в создании и укреплении партнерских отношений, деловых и торговых связей на рынках Азии и Африки. В странах присутствия НКЦ открыто более 30 представительств, включая Китай, Алжир, ОАЭ, Иран, Нигерию, Казахстан, Турцию, Испанию. Партнеры НКЦ — Альфа-Банк, Газпром нефть, FESCO, Билайн, X5 GROUP, Ростех, Роскосмос и другие крупные организации.

Задача

Задачи по проекту

1. Разработать информационно-аналитический сайт с личным кабинетом для НКЦ.
2. Реализовать автоматизацию бизнес-процессов компании на базе Битрикс24.

С чем пришел клиент

Представители НКЦ поручили WeJET разработать новостной сайт со списком услуг, аналитических материалов и информацией о компании. На новом сайте будет реализован личный кабинет для эффективного взаимодействия с партнерами.

На прежнем сайте не было ЛК. Члены НКЦ не могли размещать данные о продукции и о компаниях, совершать запросы на инвестиции.

Решение

На старте работы команда WeJET провела предпроектное обследование. Мы организовали цикл интервью с представителями организации. Зафиксировали, какие бизнес-процессы нужно реализовать и корректно настроить.

Новый сайт будет выполнять информационно-аналитическую роль. Партнеры НКЦ будут читать тематические новости и большие аналитические материалы, делиться ими. Пользователи смогут знакомиться с выпусками журнала НКЦ. На сайте будут доступны платные услуги партнеров. В дальнейшем появится и их продукция.

Мы разработали главную страницу. Она формируется динамически из материалов, которые есть на сайте, в том числе, из личного кабинета. Пользователь может сохранять новости в ЛК, а именно, в избранном, чтоб почитать позже. Пока подгружаются только новости, в дальнейшем появится и информация по продукции.

Доступны версии сайта на русском и английском языке. В дальнейшем проект станет мультиязычным. Добавится китайский и другие языки.

Мы сделали интеграцию сайта с Битрикс24. Пользователи могут задавать вопросы по интересующим их услугам. Их обращения отправятся в CRM-систему.

Важной частью нового сайта является личный кабинет. Расскажем подробнее:

1. Реализовали возможность оставить запрос на инвестицию.

В личном кабинете партнеры НКЦ рассказывают о проекте. Заполняют и отправляют специальную форму. Далее администратор получает уведомление и видит заявку. Он может опубликовать запрос. Заявка появится на главной странице и на странице с инвестициями, где ее увидят заинтересованные лица. Пока сама по себе страница инвестиции непубличная, но виден список компаний, запрашивающих инвестиции.

2. Пользователи смогут размещать информацию о своих продуктах и услугах.

Все продукты партнеры также смогут презентовать на главной странице и в списке продуктов. Для этого они будут заполнять форму в личном кабинете с разделами, позволяющими оформить продукт. Это большая сложная форма со множеством полей, которые подскажут партнерам, что от них требуется, и упростят сбор информации.

После заполнения форма отправляется на модерацию, и только после ее прохождения появляется статус «опубликовано». Возможность выкладывать на сайте продукцию будет вскоре доступна как для российских, так и для иностранных партнеров. Сейчас этот функционал временно скрыт от пользователей.

3. Партнеры НКЦ будут добавлять на сайт проекты.

Это будет запуск проектов, завязанных на торговых операциях. Организаторы проектов смогут делиться с другими партнерами своими идеями, требующими инвестиций и развития.

Таким образом, внутри личного кабинета будут доступны три сложных формы. Мы провели большую работу, чтобы упростить заполнение для пользователей и обеспечить для них позитивный UX. Большие сложные формы для упрощения разбили на многочисленные мелкие этапы. Сделали сохранение незаполненных форм, чтобы к ним можно возвращаться. Пользователи смогут открывать черновики и продолжать работу над ними.

4. В личном кабинете появится другой дополнительный функционал:

1. раздел «Избранное» для сохранения полезных материалов,
2. возможность зарегистрировать физическое лицо или юридическое лицо,
3. возможность сохранить профиль компании.

Мы планируем добавить на сайт информацию по представительствам, интерактивную карту по партнерам НКЦ и их полный список.

Обеспечили автоматизацию процессов с помощью инструментов Битрикс24

Команда провела предпроектное обследование, составила схему работы клиента и план проекта. Согласно требованиям бизнеса были продуманы воронки и автоматизации.

Мы развернули и настроили корпоративный портал на мощностях клиента, а параллельно развернули dev среду.

На первом этапе внедрения была реализована воронка с двумя вспомогательными смарт-процессами и связь между ними, настроены этапы с базовой автоматизацией. На каждом из этапов разработаны процессы, посредством которых исполняются автоматические задачи и передаются данные между связанными сущностями в разных разделах CRM.

Одним из процессов, который был настроен, стала выдача карт для деловых и служебных поездок в страны-участницы форума «Азиатско-тихоокеанское экономическое сотрудничество» (далее — карты АТЭС) для компаний-клиентов НКЦ. Карты АТЭС — уникальный международный инструмент, дающий право безвизового многократного въезда в 18 государств: Австралия, Бруней, Вьетнам, Гонконг, Индонезия, Китай, Тайвань, Южная Корея, Малайзия, Мексика, Новая Зеландия, Папуа – Новая Гвинея, Перу, Сингапур, Таиланд, Филиппины, Чили, Япония.

Компании смогут получать карты АТЭС благодаря подаче и оплате заявок на сайте. Частично автоматизированы процессы по сбору и оформлению документов, требуемых для оформления карт АТЭС.

Компании делают на сайте заявки, чтобы с ними связался менеджер НКЦ и помог им оформить карты АТЭС. После оплаты заявок и оформления карт АТЭС сотрудники компаний могут безвизово посещать 18 стран-участниц форума «Азиатско-тихоокеанское экономическое сотрудничество».

Как строится процесс:

Работа с заявкой делится на несколько частей. Сначала в CRM Битрикс24 оформляется анкета компании. После ее заполнения данные о партнерах подгружаются в сделку в Б24. Лиды по картам АТЭС в CRM будут формироваться двумя способами:

1. Автоматически на основании информации, поступившей с лендинга при заполнении форм обратной связи. Сначала клиент заполняет форму обратной связи на лендинге, затем в CRM формируется лид.
2. Вручную, на основании полученного от организации письма.

Переходим к дальнейшим этапам воронки:

После заведения лида менеджеру планируется дело. Он получает уведомление и берет лид в работу. На этапе валидации данных сотрудник связывается с клиентом. После согласования условий сотрудничества ему нужно конвертировать лид в контакт, компанию, сделку.

При переходе сделки на этап проверки анкеты клиенту автоматически направляется ссылка на анкету. Компания заполняет анкету о себе и потенциальных держателях карт АТЭС, и все данные автоматически вносятся в сделку. Автоматически формируются и направляются компании сопроводительные письма и заявления на получателей.

При переводе сделки на этап подготовки и оплаты счета менеджеру планируется дело. Получив оплату, менеджер прикрепляет документ, подтверждающий оплату, и сделка переходит на стадию «Счет оплачен».

Автоматически запускается процесс выпуска временных и основных карт. Чтобы все работало корректно, мы запустили для изготовления карт в системе два смарт-процесса.

После подписания и прикрепления письма РСПП Сделка автоматически переходит на стадию «Отправка в МИД». Система проверяет срок окончания действия паспорта клиента. Если срок менее 5 лет от текущей даты, менеджеру формируется дело о необходимости уведомления клиента.

Процесс выпуска карт для получателей карт завершается. Сделка переходит на стадию «Все карты оформлены», когда количество клиентов, указанных в полях «Карты получили» и «В получении карты отказано», становится равно числу клиентов в поле «Получатели карт». На финальном этапе сделки прикрепляется акт об оказании услуг. Менеджеру направляется уведомление.

Вот так просто и удобно реализован процесс работы с заявками на выдачу карт АТЭС.

В рамках обеспечения автоматизации процессов мы также настроили интеграцию с аналитическим сервисом Яндекс.Метрика с помощью интеграционного приложения. Нами была интегрирована телефония клиента и каналы связи.

На заключительном этапе работы мы составили инструкции для пользователей в разных ролях в системе. Провели сеансы демонстрации основных сценариев работы в системе, записали обучающие видеоролики и составили базу знаний.

Дизайн

В ходе работы над сайтом возникали небольшие сложности со сторонним дизайном. Делали исправления макетов, чтобы улучшить качество UX. Обновили дизайн и учли его соответствие брендбуку. Переверстали элементы. Упростили внешний вид форм, сделав их минималистичными.

Стек технологий: 1С-Битрикс Управление сайтом, 1С Битрикс 24 Корпоративный портал.

Результат

Новый сайт НКЦ с удобным личным кабинетом уже начал свою работу для русских и зарубежных партнеров. Разработка проекта продолжается. Для него создаются и тестируются новые дополнительные разделы.

После запуска нового сайта менеджеры НКЦ начали быстрее выполнять работу со входящими заявками благодаря автоматизации процесса оформления данных. Партнерам будет гораздо проще взаимодействовать с Центром. Ускорилась и стала структурированной обработка любых обращений в организацию.

По мере развития сайта будут упрощены и автоматизированы многие другие процедуры, касающиеся работы с партнерами НКЦ.