Как высокотехнологичное предприятие может перестроить учет под проектную модель и госзаказы: кейс «Модуля» и WeJET

Для компаний, которые работают с государственными контрактами и имеют сложный R&D, учет перестал быть формальностью для закрытия периода. С помощью этого инструмента происходит управление бизнесом и бюджетами.

Особенно это заметно в высокотехнологичном производстве, где сотрудники задействованы в нескольких проектах, а затраты детализируются в разрезе каждого заказа. Перед вами пример такой трансформации — проект внедрения 1С ЗУП КОРП в АО НТЦ «Модуль», реализованный командой WeJET. 

О клиенте

АО НТЦ «Модуль» — компания с высокой долей научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Предприятие занимается разработкой процессорных ядер, систем-на-кристалле, решений в области нейросетей, в том числе, машинным зрением, участвует в создании авиационных и космических систем. Разрабатывает беспилотные аппараты. 

Контекст: особые требования госзаказа

Основная часть деятельности «Модуля» связана с государственными контрактами. Это налагает специальные требования к точности и прозрачности учета.

Такому бизнесу важно обеспечить: — детализированный учет затрат, — прозрачность при распределении ресурсов, — контроль бюджета по каждому заказу, — точный расчет налогов и страховых взносов.

В штат компании входит порядка 600 сотрудников, а модель бизнеса построена вокруг проектов. Любой сотрудник может принимать участие в нескольких проектах одновременно. Классическая схема учета перестает работать.

Почему стандартный учет на базе ИнФин перестал справляться

Команда WeJET провела аудит существующей системы учета на базе решения ИнФин и выявила несколько типичных в данном случае ограничений.

1. Участие сотрудников в группе проектов.

Сотрудники часто задействованы на нескольких заказах одновременно с разной степенью вовлеченности. Это создает сложности при: — распределении зарплаты, 

— расчете коэффициентов участия, — перераспределении затрат между проектами.

2. Необходимость видеть стоимость труда сразу, а не постфактум.

Для управленческого учета компании требовалось вовремя видеть полную стоимость труда: — учитывать страховые взносы при формировании выплат, — досрочно понимать полную стоимость трудовых ресурсов.

3. Запрос на сквозную аналитику по госзаказам.

Руководству была нужна единая аналитика по каждому государственному заказу: начисления, выплаты, налоги, трудозатраты.

4. Ограничения старой инфраструктуры влияли на эффективность работы.

Существующая система слабо адаптировалась под изменения. Она требовала ручной консолидации данных. Увеличивался риск ошибок, а процесс подготовки отчетов был медленным.

Почему руководство предприятия выбрало 1С ЗУП 3.1 КОРП

После моделирования процессов компания перешла на продукт 1С ЗУП 3.1 КОРП. Эта платформа поддерживает сложные сценарии кадрового учета и расчета зарплаты.

После проведения анализа целей автоматизации и данных для переноса стала очевидно, что корпоративной версии для предприятия будет недостаточно. Команда решила произвести углубленную кастомизацию стандартной версии.

Как систему адаптировали под конкретные бизнес-процессы

Базовой сущностью для учета заказов WeJET сделала типовой справочник статей финансирования: — сохранили стандартную архитектуру 1С; — встроили в типовую логику системы; — обеспечили масштабируемость решения. 

Специализированный справочник «Группа участия в заказе» стал главным элементом на проекте.

Обновленная система позволила:1. Фиксировать работников в рамках отдельного проекта и уровень их участия.

2. Учитывать исключения по отдельным видам начислений.

На основании этих данных будут формироваться документы распределения зарплаты.

Так нам удалось решить одну из самых проблемных задач для проектных компаний — корректную синхронизацию кадрового и финансового учета. Это избавит бизнес от расхождений в значимых данных и ручных корректировок. 

Страховые взносы в момент выплаты зарплат

По стандартной логике в 1С расчет страховых взносов происходит в конце расчетного периода. Компании «Модуль» нужно было обойти это ограничение, чтобы контролировать затраты вовремя.

Разработчики WeJET обеспечили для этого отдельный механизм: — страховые взносы определяются сразу в документах выплат; — данные хранятся в специальном регистре накопления; — происходит мгновенная оценка полной стоимости выплат, цифры можно вовремя предоставлять государственным органам.

Работа с государственными контрактами предполагает, что контроль затрат происходит в момент принятия решений, так что такой вариант устраняет проблемы с предоставлением данных.

Рабочее место пользователя для управления выплатами

Создали специальное рабочее место, которое позволяет: — подбирать штат под новые заказы, — корректно считать бюджет выплат, — сразу определять зарплату и страховые взносы, — контролировать соответствие лимитам финансирования.

Новая детальная аналитика вместо ручных отчетов

Ранее значительная часть отчетов собиралась вручную. После автоматизации компания получила: аналитику затрат по сотрудникам и заказам, правильную структуру начислений, а также данные по страховым взносам и НДФЛ. Производится учет отработанных часов и дней. Система собирает сводную аналитику по проектам.

Главный достигнутый эффект — значительное сокращение времени подготовки отчетности и рост доверия к данным со стороны сотрудников. Больше не будет составления шаблонов вручную и ошибок в сформатированных файлах.

Какие изменения уже произошли для бизнеса

После внедрения системы НТЦ «Модуль» получило полноценный инструмент управления проектными затратами.

1. Компания прозрачно соотносит каждый рубль с конкретным заказом, сотрудником и периодом.
2. Сотрудники делают отчеты быстрее без длительной кропотливой работы по объединению данных.
3. Уменьшилось влияние человеческого фактора при распределении затрат.
4. Появились инструменты планирования выплат, контроля бюджета, анализа эффективности трудовых ресурсов.

Проект «Модуль» отразил важные изменения на российском рынке автоматизации.

Теперь учетные системы становятся частью управленческой инфраструктуры. Даже крупные корпоративные решения нужно основательно адаптировать под процессы предприятий — особенно в наукоемких сферах и для госзаказов. Способность быстро анализировать затраты, вести управление данными становится преимуществом бизнеса.

Для высокотехнологичных компаний это стало вопросом устойчивости бизнеса и управляемости в условиях новых требований к прозрачности процессов.