Стационарная и облачная онлайн-касса: сходства и различия
И стационарные, и облачные онлайн-кассы соответствуют требованиям закона № 54-ФЗ, однако применяются в разных форматах бизнеса.
В статье разберем, чем отличаются эти виды ККТ и в каких случаях целесообразно использовать каждый из них.
Что такое онлайн-касса
Онлайн-касса — это кассовая техника, которая фиксирует каждый расчет с покупателем, формирует кассовый чек и передает его покупателю и в ФНС через оператора фискальных данных в порядке, установленном 54-ФЗ.
В соответствии со статьей 4 закона, ККТ оснащается фискальным накопителем, формирует чеки с обязательными реквизитами по статье 4.7, поддерживает работу с маркированными товарами и обеспечивает передачу фискальных данных в налоговые органы.
Использование кассовой техники, не отвечающей этим требованиям, влечет штрафы для ИП и организаций по статье 14.5 КоАП РФ.
Стационарная онлайн-касса: характеристики
Стационарная касса применяется при расчетах с покупателями в точках продаж с личным присутствием клиента:
- в розничных магазинах;
- пунктах выдачи заказов;
- местах оказания услуг с очным обслуживанием.
Основное отличие стационарной кассы заключается в том, что она физически размещается в месте расчетов и выдает бумажные чеки. Такой формат оптимален для офлайн-продаж, но не предназначен для приема платежей через интернет.
Облачная онлайн-касса: назначение
Облачная ККТ используется для фискализации интернет-платежей и формирования электронных чеков.
Касса размещается удаленно и подключается к онлайн-площадке, через которую принимается оплата. Все сведения о расчетах автоматически направляются в ФНС через ОФД, что полностью соответствует требованиям 54-ФЗ.
Облачная касса подходит предпринимателям, которые:
- принимают оплату онлайн, по ссылкам или QR-кодам;
- продают товары и услуги через сайты, соцсети и мессенджеры;
- осуществляют расчеты с физлицами в интернете в рамках п. 5.6 статьи 1.2 закона.
Отсутствие ККТ при таких расчетах влечет штрафы по части 2 статьи 14.5 КоАП РФ.
Облачная и стационарная касса: в чем отличие
Оба типа ККТ соответствуют требованиям законодательства, но различаются по параметрам.
Расположение кассы
Стационарная касса устанавливается непосредственно в месте приема оплаты: в магазине, кафе, салоне или иной точке обслуживания клиентов.
Облачная касса размещается вне точки расчетов — в дата-центре провайдера. К сайту или другому онлайн-каналу продаж она подключается дистанционно.
Формирование чеков
Работа со стационарной кассой предполагает участие кассира. Сотрудник открывает и закрывает смены, принимает оплату, проверяет наличные, контролирует расход чековой ленты и выдает бумажные чеки покупателям.
При использовании облачной кассы отдельный кассир не требуется. Смены открываются и закрываются автоматически, а контроль работоспособности берет на себя техническая поддержка провайдера. Электронные чеки направляются покупателям и в ФНС без участия персонала.
Форматы чеков
Стационарная касса формирует бумажные чеки.Облачная ККТ выдает только электронные фискальные документы.
Оба формата имеют одинаковую юридическую силу согласно части 4 статьи 1.2 закона 54-ФЗ.
Электронный чек дополнительно содержит контактные данные покупателя — номер телефона или адрес электронной почты, что предусмотрено статьей 4.7.
Сценарии применения
Для розничной торговли с расчетами на месте необходима стационарная касса. Использовать облачную ККТ в таких условиях нельзя.
Облачная онлайн-касса предназначена для дистанционных продаж. Ее подключают к интернет-магазинам, используют при расчетах через соцсети и мессенджеры, а также в службах доставки.
Например, курьер с приложением «Мобильный кассир» может оформить заказ, принять оплату на выезде и сразу отправить покупателю электронный чек.
Обслуживание
Облачная касса размещается в защищенном дата-центре и обслуживается специалистами провайдера круглосуточно. Все технические работы включены в стоимость аренды.
При использовании стационарной кассы контроль ее исправности ложится на предпринимателя. В случае поломки потребуется привлекать сторонних специалистов и приостанавливать работу точки.
Какая касса выгоднее в обслуживании
Облачную кассу можно взять в аренду с фиксированной ежемесячной оплатой. В нее входят обслуживание, обновления и готовые интеграции с сайтами и платежными сервисами. Работа с электронными чеками автоматизирована и не требует найма кассира.
Стационарная касса приобретается в собственность. Это разовая покупка, но дополнительно требуется приобретать фискальный накопитель и самостоятельно заниматься обслуживанием оборудования.
Частые вопросы
Что выбрать: облачную или стационарную кассу?Выбор зависит от формата продаж. Для офлайн-точек нужна стационарная ККТ, для дистанционной торговли — облачная.
Чем отличается касса от терминала?Терминал принимает оплату по банковским картам, но не формирует фискальные чеки и не передает данные в ФНС. Для соблюдения 54-ФЗ касса обязательна.
Есть ли разница между онлайн-кассой и облачной ККТ?Стационарная онлайн-касса печатает бумажные чеки и используется в рознице. Облачная ККТ работает удаленно и применяется для интернет-платежей.
Итоги
Практически каждому бизнесу требуется касса для законной работы. Тип ККТ выбирают исходя из формата продаж и способов приема оплаты: стационарная касса — для розницы, облачная — для онлайн-расчетов.