Как получить согласие и данные покупателя для отправки электронного чека

2024-08-06 13:03:20 Время чтения 6 мин 54

Выдача электронных чеков обязательна по закону 54-ФЗ. В статье расскажем, как получить согласие и данные покупателя для отправки электронного чека. 

Что такое электронные чеки

Электронный чек  —  фискализированный документ, который отправляется клиенту и ФНС.

Отправлять его можно не только при онлайн-покупках, но и на месте осуществления оплаты. Например, если у бизнеса есть стационарная касса и к ней подключен специальный сервис по формированию чеков. При онлайн-оплате электронный чек автоматически отправляется через облачную кассу. Оба решения соответствуют 54-ФЗ.

Клиенту чек приходит:

  1. по электронной почте;
  2. в SMS;
  3. в мессенджеры.

Отличие электронного чека от бумажного  

Согласно Письму Министерства финансов Российской Федерации № 03-01-15/66784 от 12 октября 2017 года бумажные и электронные чеки обладают одинаковой юридической силой. Предъявление электронного чека также дает право клиенту на обмен товара или возврат покупки в магазине.

Отличия электронных чеков от печатных:

  1. Экономия времени. Электронные чеки автоматически отправляются клиентам 24/7. Бумажные чеки может выдать только кассир. 
  2. Удобство хранения. Они хранятся в цифровом формате и могут быть восстановлены в любое время. Для бумажных чеков требуется физическое хранение, они могут быть утеряны или повреждены.
  3. Возможности саморекламы. Онлайн-чеки можно использовать для брендирования. На чеки добавляют логотипы, ссылки и промокоды. 

Что должен содержать электронный чек

Обязательные реквизиты перечислены в статье 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ. Без них чек считается незаконным. По формату отправки различают:

  1. SMS-версия чека.

Из-за ограниченного объема символов в SMS указывается основная информация. Она включает наименование документа, дату и время покупки, общую сумму, регистрационный номер ККТ, фискальный признак, а также ссылку на полную версию чека на сайте ОФД.

  1. Электронная почта.

В письме содержатся следующие реквизиты: номер телефона или адрес электронной почты покупателя и магазина, номер версии ФФД, код формы фискального документа, система налогообложения и другие обязательные данные.

Как получить согласие от покупателя для отправки электронного чека 

Как правило, при онлайн-покупке ИП заранее запрашивает адрес электронной почты для отправки чека у клиента.  

Также согласие можно получить во время оформления предварительного заказа или бронирования товара. Покупатель оставляет свой номер телефона или электронную почту. Получить согласие и контактные данные можно при присоединении к программе лояльности или оформлении карты покупателя.

В рознице, если клиент уже получил бумажную версию чека, продавец не имеет права предоставить электронную копию. Однако покупатель может получить электронную версию чека, отсканировав QR-код с бумажного документа в приложении ФНС.

Данные клиента для бизнеса открывают возможность продолжения коммуникации  в будущем. Продавец может использовать их для отправки SMS-рассылок или предложений о специальных акциях и скидках.

Когда и как передавать электронный чек клиенту  

Когда необходимо отправить покупателю электронный чек? Согласно 54-ФЗ онлайн-чек должен быть отправлен клиенту не позднее следующих рабочих суток после совершения покупки. Например, если покупка была совершена в пятницу, чек должен быть отправлен не позднее понедельника. 

Если оплата произведена при получении товара, то не позднее момента выдачи. 

В интернет-магазинах, где оплата происходит при получении заказа, электронный чек выдает курьер вместе с товаром.

Штрафы за невыдачу электронного чека 

Штрафы за несоблюдение требований по чекам предусмотрены законодательством и зависят от типа ошибок:

  1. Штраф за непробитый чек:
  2. Для ИП — 2 000 ₽.
  3. Для юридических лиц — 10 000 ₽. 

Можно избежать штрафа, если ошибка произошла впервые, при этом обнаружена и исправлена самостоятельно с уведомлением налоговой службы.

  1. Штраф за ошибки в чеке:
  2. Для ИП — от 1 500 до 3 000 ₽.
  3. Для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 ₽. 
  4. Штраф за невыдачу чека клиенту:
  5. Для ИП — 2 000 ₽.
  6. Для малых предприятий — 5 000 ₽.
  7. Для компаний и организаций — 10 000 ₽. 

Избежать штрафов можно, если:

  1. Внимательно следить за соблюдением требований 54-ФЗ. При обнаружении ошибок в чеках необходимо немедленно их исправлять до того, как налоговая служба вынесет официальное решение о штрафе.
  2. Пробивать чек-коррекции. Правила составления чеков коррекции определены в Методических рекомендациях ФНС от 6 августа 2018 года № ЕД-4-20/15240. При этом нет необходимости уведомлять налоговую о нарушении в течение трех дней, что способствует предотвращению возможных штрафов.

Как перейти на электронные чеки

Для перехода на электронные чеки необходимо выполнить несколько шагов:

  1. Приобрести облачную кассу с фискальным накопителем.
  2. Интегрировать ее с интернет-эквайрингом для приема онлайн-платежей.
  3. Оформить договор с ОФД и платежным агрегатором для обработки чеков и автоматической отправки данных в ФНС.
  4. Обновить учетную и кассовую программу.

Как отправить электронный чек покупателю? Чек отправляется автоматически. Облачная касса обрабатывает данные платежа, направляет электронный чек в ОФД, откуда он отправляется покупателю.