Онлайн-касса для гостиничного бизнеса: как выбрать и подключить

Закон об использовании онлайн-касс распространяется на владельцев гостиничного бизнеса, однако есть несколько исключений. Расскажем в статье, когда нужно применять кассовое оборудование и как выбрать кассу для гостиницы, отеля, хостела.

Когда гостиничный бизнес обязан применять кассу

Все компании и предприниматели, которые принимают оплаты от физических лиц, должны использовать для расчетов контрольно-кассовую технику. Поэтому владельцам гостиничного бизнеса необходимо применять онлайн-кассы.

Однако в 54-ФЗ предусмотрены исключения для гостиничной сферы. Без кассы могут работать:

1. Предприниматели и организации, оказывающие услуги в отдаленных и труднодоступных местностях: в поселках и деревнях без общественного транспорта. Такие местности определяет региональное правительство. Если хостел или гостиница находится в отдаленном пункте, необходимо выдавать документ о расчете по требованию посетителя.
2. Предприниматели на УСН или ОСНО, которые сдают квартиру в аренду. Квартира должна находится в собственности ИП, тогда чек разрешено не выдавать.  Если квартира не в собственности предпринимателя, то чек пробивать через онлайн-кассу обязательно. 
3. Предприниматели и физлица на НПД, сдающие в аренду собственное имущество. Самозанятым можно формировать чеки в приложении «Мой налог» и работать без ККТ. 

В гостиничном бизнесе использовать кассу обязательно не только по факту заселения или выезда, но и при онлайн-бронировании. При любом виде оплаты (предоплата, полная оплата, частичная оплата) отельеры должны отправлять электронный чек на почту/в смс клиенту.  

Какую кассу можно выбрать: облачную или стационарную

Выбор ККТ для гостиничного бизнеса зависит от того, как будут приниматься платежи: 

1. только офлайн;
2. только онлайн;
3. офлайн и онлайн. 

Поэтому рассмотрим несколько решений. 

1. Если оплата будет производиться только офлайн, например, при заселении или выезде гостя, то подойдет стационарная касса. Выбрать можно любую ККТ: смарт-терминал Эвотор, фискальный регистратор Атол и т.д. С такой кассой можно выдавать только бумажный чек, поэтому она не подходит для онлайн-бронирования. 
2. Если же бронирование и полная оплата осуществляется полностью онлайн, то можно арендовать облачную онлайн-кассу. Такая касса устанавливается в дата-центре. Гостинице предоставят доступ в личный кабинет, где будет отражена вся статистика по оплатам и формированию электронного чека. Аренда облачной кассы — удобное и практичное решение. Компания-арендодатель берет на себя обслуживание кассы, предоставляет бесплатно ОФД, помогает с регистрацией в ФНС. Преимуществом можно получить поддержку, например, в Бизнес.Ру решают любые вопросы даже на стороне интернет-эквайринга. 

Облачная касса открывает и закрывает автоматически, для нее не требуется кассир или дополнительный сотрудник.

1. Если в гостинице хотят принимать оплату и онлайн, и оффлайн, то можно установить сервис «Онлайн-Чеки». Это программное обеспечение устанавливается  на стационарную кассу. После этого стационарная касса будет принимать платежи и с офлайн и с онлайн. Таким образом, гости будут получать электронные и бумажные чеки (зависит от того, как была произведена оплата: на сайте или по факту заселения). 

Что еще нужно докупить для работы отеля

Кроме кассы для законной работы потребуются:

1. Оператор фискальных данных. Сервис будет передавать данные в налоговую. Заключить договор с ОФД обязаны все ИП и компании.
2. Фискальный накопитель. Устройство встраивается внутрь кассы и хранит кассовые чеки. ФН продают сроком на 15 или 36 месяцев.
3. Квалифицированная электронная подпись для регистрации кассы в налоговой и отправки отчетов.
4. Кассовое программное обеспечение для формирования чеков и учетный сервис, чтобы передавать каталог товаров и услуг на кассу. 

Особенности онлайн-касс для сезонных отелей

Касса с ОФД хранит непереданные данные в течение 30 дней, однако по истечению срока устройство заблокируется. Чтобы не получить штраф от налоговой, нужно проконтролировать закрытие смены на кассе и вовремя передать все необходимые данные в ФНС.

Владельцы сезонных отелей могут арендовать облачную кассу на период предоставления услуг и сэкономить на этом решении. Также можно приобрести фискальный накопитель с периодом эксплуатации в 36 месяцев, что позволит не тратить бюджет на новый ФН для следующего сезона.

Какие штрафы предусмотрены за работу без кассы

За неприменение онлайн-кассы при расчете гостей предусмотрены штрафы и санкции.

За первое нарушение ИП или должностному лицу грозит штраф в размере от 1/2 до 1/4 величины расчета, но не менее 10 000 ₽. Юридическому лицо штраф от 3/4 до одного полного размера расчёта, но не менее 30 000 ₽.

Также штраф можно получить за невыдачу кассового чека:

1. Для ИП предупреждение или штраф 2 000 ₽. 
2. Для организаций предупреждение или штраф 10 000 ₽.

Онлайн касса поможет владельцам гостиничного бизнеса как работать по 54-ФЗ и избежать штрафов, так и автоматизировать работу и анализировать продажи.

Что нужно запомнить

1. Если гостиница или отель не относятся к исключениям из закона, то они должны использовать онлайн-кассу при каждом расчете с постояльцем.
2. Для онлайн-платежей через сайт подойдет облачная касса, но для расчета на месте и печати чеков понадобится стационарная касса. 
3. Облачная онлайн-касса сэкономит бюджет сезонным отелям, так как от оплаты можно будет отказаться.
4. Кроме кассового оборудования для гостиничного бизнеса нужно обязательно приобрести оператор фискальных данных для передачи данных в ФНС и фискальный накопитель для хранения кассовых чеков.