Автоматизация бизнес-процессов с чего начать?

Введение

С чего начать автоматизацию бизнес-процессов? Чуть коснусь нашего опыта - мы программисты, и нам проще начать что-то считать, но понимание, что именно считать пришло далеко не сразу. Осознание этого стало отправной точкой для изменения нашего подхода.

Мы начинали вести подсчет производственных метрик (сколько задач сделано, часов затрачено и т.д.). Но не они должны делать погоду. У нас была куча метрик различных по исполнителям, проектам, таймлогу и т.д. Но при этом это не давало ожидаемый финансовый результат. Почему? Потому что это были метрики, не привязанные к ключевым показателям бизнеса.

Начать стоит с верхних показателей. Заведите таблицу Excel (лучше Google Disk таблицу для работы онлайн). Именно с этого и начинается ответ на вопрос, с чего начать автоматизацию бизнес-процессов — с финансового фундамента, а не с побочных метрик.

Шаг 1: Финансовый фундамент

Главные показатели по месяцам (недель, кварталов - зависит от специфики бизнеса): 

1. Прибыль
2. Доход
3. Расход

Для начала просто знайте их и ведите на регулярной основе. Это первый главный шаг. 

Шаг 2: Декомпозиция доходов и расходов

Например, Расход - это ФОТ, Закупка материалов, Расходы на офис и т.д. Доход можно разбить по ключевым областям деятельности. 

Примечание. Не нужно сейчас пытаться набить как можно более полную коллекцию показателей + использовать то, что плохо понимаете и не знаете, как использовать. Чем меньше показателей, тем лучше (они все должны быть живыми, а не для количества). 

Шаг 3: Глубокая аналитика

И фиксируйте ключевые метрики, от которых зависит ваш финансовый результат. 

Пример: мы делаем проекты, проекты разбиты на этапы, а в этапах есть набор работ с оценкой часов. Чем больше часов мы закроем за месяц по этапам, тем больше будет выручка. Таким образом, закрытые часы по смете (это еще не прямые деньги) - одна из ключевых наших метрик. 

К элементу этапа привязаны задачи, по которым ведется таймлог (учет времени). Чем больше фактического времени затрачено на задачи в этапе, тем больше будет закрытых часов по этапу.Т.е. это уже показатель 3 уровня - фактические часы задач влияют на оценочные часы элемента этапа, а те, в свою очередь, влияют на выручку.

Факт часы в этапах за месяц - тоже важный показатель, который нам надо измерять (и всегда больше декларативных оценочных часов - можно по истории отслеживать этот коэффициент и находить аномалии). 

Если первые 2 шага в целом можно делать вручную (т.е. раз в месяц в Excel все отметить исходя из данных по банку), то шаг 3 уже потребует некоей автоматизации. Значимая информация должна как-то попадать в систему в виде числовых данных, на основе которой можно автоматизировать метрики. 

Как можно собирать эти данные - самый простой вариант, обязать команду заносить данные в Excel в определенные формы. И затем используя разные вычисления обрабатывать их в Excel. Этот способ имеет массу недостатков, но для начальной работы вполне подходит (напомню, что у нас задача - получать ключевые показатели и принимать на основе них правильные решения, а не идти в ногу со временем). Альтернативный вариант - это создание системы учета, где у каждого сотрудника есть свой личный кабинет и он работает только через него. Все данные оседают в системе и их потом можно использовать для анализа. Это то, для чего мы создавали платформу FalconSpace.ru — как готовое цифровое решение, которое поможет автоматизировать бизнес-процессы даже для небольших компаний.

Шаг 4: Целеполагание и улучшение

Любой показатель имеет набор связанных показателей, которые влияют на него.Взять вес - на него влияют такие показатели как Количество потребляемых калорий, количество минут бега, количество шагов, количество потребляемой воды и т.д. 

Поставьте цель по показателю, определите доп показатели и работайте над их улучшением. Здесь большой простор для фантазии, у каждого бизнеса это будет уникальная ситуация. Главное здесь - чтобы данные по показателям было собирать относительно несложно (иначе это будет очень трудоемкая затея, и вы просто забьете на все это в виду большой текучки). Преимущество такого подхода в том, что вы начинаете работать эффективно.

Шаг 5: Поиск «узких мест» и точек роста

У вас есть категории продукции, менеджеры, работники и т.д. Кто-то работает лучше, кто-то хуже. Хорошо бы было понять, кто работает плохо. Еще важнее понять, почему что-то работает очень хорошо. Попытаться снять этот опыт и распространить на других. 

Кто должен решать этот вопрос - конечно числа, показатели. Никакой субъективщины. Выявляйте лучшее по различным критериям и пытайтесь понять, в чем именно заключается этот локальный успех. 

На этом шаге важно уйти от личных моментов, только цифры определяют результат.

Все ли можно превратить в показатели? 

Есть вещи, которые напрямую сложно сделать числом. Например, удовлетворенность покупателя. Объективно здесь не может быть оценки. В этих случаях мы можем ориентироваться на субъективные оценки клиента или менеджера. Имея массу таких оценкой, вы уже можете делать какие-то выводы. Оценка может быть как максимально полярной (Да или Нет), так и с градацией. 

Другой пример - как оценить свою эффективность?

1. Первый вариант - это % выполнения дневного плана.
2. Второй вариант - это ежедневная личная оценка (в конце дня оценить свой день по 10-бальной шкале). 
3. Третий вариант - если вы ведете учет своего времени, то можно отмечать галкой время, которое не было продуктивным. Затем посчитать процент продуктивного времени от общего числа часов.

Любую деятельность можно оценить в виде числовых величин. Современные сервисы и программы для управления помогают автоматизировать сбор даже таких, казалось бы, субъективных данных.

Заключение

Вот примерное такое у меня видение процесса цифровые технологии автоматизации бизнеса. Путь этот непрост.Главная сложность - чтобы все необходимые данные поступали в систему. Но современные новые технологии дают возможность автоматизировать этот процесс, предоставляя автоматический сбор и обработку информации по каждому запроса к системе.

Но, имея такую систему показателей, вы сможете видеть реальную картину вашего дела, а также точно понимать, что из чего растет без необходимости прибегать к астрологии и другим специфическими способам ведения дел. И неважно, находитесь вы в Москве или в другом городе — цифровые решения предоставляют возможность удаленного доступа к управлению, что является ключевым преимуществом. Таким образом, обдумывая, с чего начать автоматизацию бизнес-процессов, начните с выстраивания этой четкой системы показателей.

Источник