Аудит ресторана как инструмент спасения бизнеса: опыт ресторанной консалтинговой компании TheFoodHubGroup
Почему ресторан может быть убыточным даже при большом количестве гостей
Ресторан может быть полон гостей, кухня работает без остановки, официанты не успевают обслуживать гостей, а в конце месяца владелец открывает финансовый отчет и снова видит одно и то же — прибыли нет. Для многих собственников это выглядит как парадокс, от которого начинает расти. Вроде бы есть поток гостей, оборот тоже, но о окупаемости ресторана и речи нет. В такие моменты многие начинают искать причину в злоупотреблении персонала, в банальном воровстве официантов и поваром. Причем как правило подозрение падает только на официантов и поваров, типичная ситуация. На практике очень часто причина может скрываться совершенно в других углах, на которые сложно обратить внимание собственнику ресторана. Ресторан — это сложный организм, где взаимодействуют многие процессы. Именно поэтому в ресторанной индустрии существует такой инструмент, как аудит ресторана.
Что такое аудит ресторана и зачем он нужен владельцу?
Аудит ресторана — это комплексная проверка работы предприятия: от учета финансов и до организации приема продуктов на складе кухни, закупок, сервиса и взаимодействий процессов внутри команды. Когда аудит проводит профессиональное ресторанное консалтинговое агентство, становится видно то, что невозможно заметить изнутри. Собственник ресторана часто эмоционально вовлечен в бизнес. Бухгалтер смотрит только на цифры. Шеф-повар думает о кухне и качестве блюд. Управляющий следит за залом и персоналом. Но ресторан — это система, и проблемы с прибылью часто скрываются на стыке этих процессов. И даже система управленских отчетов влияет на то, как видит работу предприятия владелец бизнеса.
Именно поэтому комплексный аудит ресторана требует опыта работы с десятками предприятий и понимания того, как устроены успешные рестораны. Специалисты ресторанной консалтинговой компании TheFoodHubGroup регулярно сталкиваются с ситуациями, когда внешне успешное заведение оказывается убыточным рестораном из-за мелких, но системных ошибок. Иногда это ошибки учета. Иногда — неправильная работа с себестоимостью и наценкой. Иногда — банальное воровство в ресторане, которое годами остается незамеченным. То ест невозможно сказать сразу, где кроется ошибки, необходимо анализировать работу ресторана комплексно. Достаточно лишь одной ошибки в системе учета и контроля что бы результат был запутанным и не понятным.
Реальный пример: как аудит ресторана выявил ошибки учета и потери прибыли
Один из примеров произошел во время аудита ресторана среднего ценового сегмента в г Сочи. Ресторан уже несколько лет, имел хорошую локацию и стабильный поток гостей. Однако владелец жаловался на постоянную проблему: оборот есть, а прибыли нет. По его словам, ресторан «работает в ноль». Заметим что оборот был 7 миллионов, а арендная ставка 250 тысяч.
Ошибки учета и неправильная себестоимость - частая причина отсутствия прибыли в ресторане
Команда TheFoodHubGroup начала аудит ресторана с анализа финансовой отчетности и движения товара. Уже на первом этапе стало видно, что показатели себестоимости блюд в отчетах сильно отличаются от реальных значений. Например: в меню был популярный стейк, который по документам имел себестоимость около 38%. Это выглядело приемлемо. Но когда проверили реальные закупочные цены и фактические нормы закладки продуктов, оказалось, что реальная себестоимость этого блюда превышает 60%. И вот как необходимо проходить все позиции в меню, при чем это делать надо пречётком контроле. Ведь кто же в этом ресторане допустил ошибку, так, где гарантия того, что ошибка не повториться?
Причина оказалась простой и одновременно типичной. Закладки в технологических картах были не правлеными, в меню цены почему владелец взял средними, “как в соседних ресторанах”. Да такое тоже бывает, как оказалось.
Вам смещено?
Но вот факт.
Владелец просто посмотрел цены в ресторанах и поставил такое же. В результате каждое проданное блюдо приносило ресторану минимальную маржу, а иногда даже убыток. Когда таких позиций в меню десятки, ресторан постепенно превращается в убыточный бизнес, даже при хорошей загрузке зала.
Аудит ресторана выявил еще одну проблему — ошибки учета продуктов. В документах списания продуктов выглядели корректно, но при проведении контрольной инвентаризации обнаружилась большая разница между фактическими остатками и тем, что показывала система учета. Особенно это касалось дорогих позиций: мяса, алкоголя и некоторых других позиций.
После анализа процессов стало понятно, что общую инвентаризацию показывал показывали, как “минус на плюс”. Условно: в инвентаризации ресторана не хватает 10 кг мяса лили рыбы на сумму 100 000 рублей, а сахар и соль, и перец плюсуют на тоже на 100 000 рублей. Общая инвентаризация получается без недостач, как бы. Но! Соль, перец сахар по факту не зачем тащить домой, а вот дорогие позиции из меню ресторана вполне легко можно и продать не лево, так же домой себе прихватить.
Воровство в ресторане: как выявляется скрытая проблема
Но самой неприятной частью аудита ресторана оказалось выявленное воровство в ресторане. Это не редкость для индустрии HoReCa, но владельцы часто не хотят видят, и не понимают как процессы воровства происходят. Куда смотреть что отсиживать, как проверить персонал на воровство. В данном случае сотрудники бара использовали довольно распространенную схему: часть алкоголя продавалась без проведения через кассу. Гостям говорили, что терминал не работает и оплата только наличными, чек не пробивался, а деньги делились внутри смены. А хуже всего этой ситуации бармены разделяли алкоголь, тупо водой. А некоторые позиции из дорогих что бы выпадал осадок - водкой.
Почему собственник, бухгалтер и шеф-повар не всегда видят реальные причины убытков
Такие ситуации сложно заметить изнутри, особенно если собственник не находится в ресторане каждый день. Бухгалтерия может не увидеть проблему, потому что документы формально выглядят правильно. Но опытные специалисты ресторанного консалтингового агентства умеют анализировать косвенные показатели: расход алкоголя, количество продаж по категориям, средний чек и динамику закупок. Именно на таких деталях и строится профессиональный аудит ресторана.
Особенно важно понять ресторатору!
Что собственник бизнеса никогда не докопается до истинной причины. Даже не большая оплошность в работе того или иного сотрудника ресторана будет скрываться, чтобы не попасть в немилость, владельца. Весь персонал стремится скрывать собственные косяки, недостачи, ошибки. Даже если в предприятии работают не грамотные специалисты, он будут из всех сил скрывать свою некомпетентность.
Бывают случаи и довольно частые. Когда управляющие, бухгалтера прячут кредиторскую за должность. Каждый из сотрудников не хочет показывать реальную картину работы ресторана, что бы собственник не уволил за убытки. Показывают ноль, за счет долгов поставщикам продуктов, а потом долго ее погашают. Вариантов масса.
Как аудит ресторана помогает вернуть прибыль бизнесу
После завершения проверки ресторана команда TheFoodHubGroup подготовила подробный отчет. В нем были выявлены ключевые причины отсутствия прибыли: некорректная себестоимость блюд, устаревшие цены в меню, ошибки товарного учета, а также системное воровство в ресторане со стороны части персонала.
Кроме диагностики проблем работы ресторана, владельцу были предложены конкретные решения. Был пересчитан весь food cost по меню, обновлены технологические карты, пересмотрена ценовая политика. Также была внедрена новая система контроля инвентаризации и движения товара. Отдельно были разработаны процедуры контроля работы бара, чтобы исключить повторение схем с неучтенными продажами.
То есть выстроена прозрачная система работы взаимодействуя между структурами подразделений ресторана. Когда все понимают систему, всем становиться легче работать, а собственнику бизнеса легче и спокойнее спать.
Результат стал заметен довольно быстро. Уже через несколько месяцев после внедрения рекомендаций прибыль ресторана появилась. Оборот при этом практически не изменился — изменилось качество управления бизнесом. Именно это часто становится главным выводом после аудита ресторана.
Многие владельцы думают, что, если в ресторане нет прибыли, значит нужно больше гостей, больше рекламы или новая концепция. Но на практике часто оказывается, что деньги уже находятся внутри бизнеса — они просто теряются из-за ошибок и отсутствия настройки системных процессов.
Почему аудит должен проводить профессиональное ресторанное консалтинговое агентство
Еще одна важная причина, почему аудит ресторана должен проводить профессионал, заключается в том, что человек «изнутри» редко может объективно оценить ситуацию. Собственник привыкает к определенным процессам и перестает замечать их недостатки. Есть ситуации доверия и отношений между сотрудниками и владельцем. К примеру, бухгалтер, который вел всю жизнь бухгалтерию собственника просто из-за доверия берет общепит. Но только бухгалтерия общепита это одна из самых сложных бактерий. Бухгалтер ориентируется на документы, но не видит реальную работу кухни и зала. Шеф-повар сосредоточен на еде и качестве блюд, но не всегда анализирует экономику меню.
Профессиональное ресторанное консалтинговое агентство смотрит на бизнес иначе. Эксперт оценивает ресторан как систему: концепцию, локацию, меню, ценообразование, закупки, учет, работу кухни, бар, сервис и финансовые показатели. Именно такой комплексный взгляд позволяет понять, почему ресторан может быть убыточным даже при хорошем обороте.
Специалисты TheFoodHubGroup отмечают, что проблемы с прибылью чаще всего скрываются в мелочах. Это могут быть неправильные нормы закладки продуктов, устаревшие цены в меню, отсутствие контроля списаний, неэффективные закупки или слабая система учета. Иногда достаточно исправить несколько таких деталей, чтобы финансовый результат ресторана изменился кардинально.
Отдельная тема — это воровство в ресторане. К сожалению, индустрия общественного питания традиционно сталкивается с этим риском. Это могут быть продажи алкоголя, списание продуктов «на кухню», манипуляции с закупкой продуктов или другие схемы. К примеру, шеф повар может заказать 5 килограмм мяса по накладной, а придет вам всего 2 килограмма разницу шеф повару вернут виде наличных, а блюдо пойдет уменьшенные порции. Без профессионального комплексного аудита такие проблемы могут существовать годами и постепенно разрушать прибыль бизнеса.
Аудит ресторана как инструмент роста и развития бизнеса
Поэтому аудит ресторана сегодня становится не просто инструментом проверки, а важной частью стратегического управления. Он позволяет владельцу увидеть реальное состояние бизнеса, понять сильные и слабые стороны предприятия и принять решения на основе фактов, а не предположений.
Когда аудит проводит профессиональная ресторанная консалтинговая компания, такая как TheFoodHubGroup, владелец получает не только список проблем, но и практические советы и решения. Это может быть корректировка меню, оптимизация закупок, внедрение системы профессиональных отчетов, изменение структуры управления или обучение персонала.
В результате ресторан начинает работать как полноценная бизнес-система, где каждая деталь контролируется и влияет на финансовый результат. И именно тогда становится понятно, что отсутствие прибыли — это не равносильно отсутствию гостей в ресторане, а сигнал о том, что вашему бизнесу нужен профессиональный взгляд со стороны.
Практика показывает, что многие убыточные и даже те которые показывают прибыль рестораны на самом деле имеют потенциал для роста. Но чтобы его раскрыть, необходимо провести комплексный и непредвзятый аудит ресторана, выявить скрытые потери и настроить систему управления и учета, которая позволит прозрачно оценивать ситуацию. Именно в этом и заключается задача профессионального ресторанного консалтинга TheFoodGroup.
