Готовим заявку в рейтинги: Digital Non-Media Rating АКАР, Национальный рейтинг event-услуг.

Рассказывает Екатерина Аннинская, CMO в Smart Expertise Agency, эксперт по фестивальному маркетингу и отраслевым рейтингам. 

Скоро последний месяц лета, а значит, агентствам пора внимательно следить за новостями на сайтах РАМУ и АКАР, чтобы не пропустить старт двух специализированных рейтингов. 

Сбор заявок на участие традиционно стартует летом или в начале осени.

Национальный рейтинг event-услуг, который формируют РАМУ, REMA и НАОМ при поддержке АКАР, в прошлом году стартовал 8 июля с дедлайном 15 августа. А заявки в Digital Non-Media Rating АКАР можно было подать со 2 сентября до 1 ноября 2024 г.

Только вот надеяться, что подготовить заявку можно за пару дней, не стоит. Потому что требуется комплект документов, в подготовке которых участвует обычно несколько подразделений агентства: финансовый, юридический и client service отделы, как минимум. И конечно, отдел маркетинга и PR, если он есть.

И лучше начать готовиться заблаговременно, даже еще до того, как объявлен старт, чтобы потом не делать это в выходные и по ночам и не потерять драгоценные баллы из-за того, что не хватило времени на сбор необходимых данных.

С чего начать - разберем на примере Digital Non-Media Rating АКАР.

Шаг 1. Скачайте и внимательно изучите Положение о рейтинге. Потому что некоторые детали могут меняться от года к году.

Шаг 2. Определите, какие виды услуг вы хотите декларировать. Каждый из них необходимо будет подтвердить документально.

Список услуг, который был в 2024 году:

– Креатив;

– Стратегия;

– Производство контента;

– Видеопроизводство (video production);

– WEB производство (web production);

– Разработка мобильных приложений;

– Поддержка сайтов и приложений;

– Поддержка групп и каналов в социальных медиа;

– Работа с инфлюенсерами;

– Работа с агентами влияния;

– Мониторинг и реагирование;

– CRM/ Цифровые промо компании;

– Аналитика;

– AR/VR, Голосовые интерфейсы. 

Чем подтверждаем:

- благодарственным письмом от клиента (письмо рекомендуем подготовить в определенном формате, этому будет посвящен отдельный пост),

- договором (оригинал или скан документа с указанием услуги),

- совместной публичной презентацией кейса с клиентом или ссылкой на кейс, опубликованный в открытом доступе (например, на Sostav.ru).

В договорах закрашивается вся конфиденциальная (финансовая) информация, но обязательно должны быть название компании-клиента, обозначения услуг, период проекта (принимаются только проекты предыдущего, то есть в данном случае 2024 г.). И это должен быть скрин договора, подписанный обеими сторонами. Перед отправкой документы рекомендуется проверять юристам.

Шаг 3. Благодарственные письма.

Для получения максимального количества баллов в рейтинге по этому пункту нужно собрать 10 писем от разных компаний (от одной компании учитывается только одно письмо). Больше 10 писем не засчитывают, это лимит. Письма годятся строго за 2024 год. Они должны быть обязательно оформлены на официальном бланке клиента, с подписью, ФИО подписанта и печатью. Выгоднее предоставить письма компаний, вошедших в ТОП-100 рекламодателей за 2024 год, т.к. за каждое из них начисляется 1 балл, а за письма от остальных рекламодателей только по 0,25 балла. Список ТОП-100 АКАР обычно прикладывает к регламенту рейтинга, так что он будет у вас под рукой.

Важно: письмо должно быть информативным. Пример того, как не надо писать: «Мы сотрудничаем с агентством «Ромашка» уже два года и рекомендуем их как надежных подрядчиков». 

Как надо: 

1. Компания такая-то выражает благодарность агентству "Ромашка" за такой-то проект (например, за продакшен OLV, поддержку сайта, работу с инфлюенсерами, разработку приложения для смартфонов и т.д. - тут в первую очередь нужно указывать услуги, которые вы декларируете в рейтинге), выполненный в такие-то месяцы 2024 года (год нужен именно 2024, не забываем!).

2. Перечислить, что конкретно сделали сотрудники агентства "Ромашка". Например, разработали креативную концепцию, провели видеосъемку и сделали ролик "под ключ", создали онлайн платформу для обучения. То есть тут вы показываете свою экспертизу, владение конкретными инструментами.

3. Благодарность руководству и команде агентства "Ромашка" за какие-то особенности их работы. Тут зависит от того, что вы считаете своим конкурентным преимуществом или какие подвиги совершили во время этого конкретного проекта. Например, глубокое знание и продуманное применение тех или иных инструментов, креативный подход к задачам, оперативность в решении вопросов, подготовка и реализация проекта в сжатые сроки и т.д.

4. Дата, подпись, ФИО подписанта, печать рекламодателя. И все это на их официальном бланке, конечно же.

Кстати, не забываем, что такое письмо - один из вариантов доказательства предоставления услуг. Если там нужные услуги перечислены, можно не предоставлять договор, например.

ШАГ 4. Готовим файлы по штату агентства. Их должно быть три:

1. Общий штат — среднесписочная численность с титульного листа Расчета по страховым взносам (КНД 1151111) за 4 квартал предыдущего года (то есть 2024 в данном случае). Если юрлиц у агентства несколько, нужно сделать такой документ по каждому из них.

2. Штатное расписание без окладов. То же самое - отдельно для каждого юрлица. Суммарное количество сотрудников должно соответствовать указанному в общем штате (пункт 1).

3. Таблица Excel с разбивкой по видам услуг. Здесь важно:

- Учитывается только штатный персонал, фрилансеров включать нельзя.

- Кол-во штатных единиц в таблице должно сочетаться с общим штатом и точно не быть больше. Смысл в том, что сначала показываем суммарный штат агентства (пункты 1 и 2), а потом - ту его часть, которая непосредственно работает на digital non-media проектах. Например, у нас работает 100 штатных сотрудников, и 85 из них участвуют в оказании услуг, которые мы декларируем для рейтинга.

- Для каждой услуги перечисляем всех участвующих в проектах сотрудников отдельно, указывая их количество (например, 2 дизайнера, 3 аккаунт-менеджера, бухгалтер и юрист). При этом одного и того же сотрудника можно включать в список по нескольким услугам. Юрист и бухгалтер, например, точно участвуют во всех проектах.

- Всех сотрудников в списке по каждой услуге нумеруем и в поле «Обязанности» так же по номерам описываем, что они делают. Тут важно писать достаточно подробно, чтобы при верификации документов не возникло вопросов.

ШАГ 5. Разбивка суммарного оборота агентства по видам услуг. 

Какие документы готовим:

1. Совокупный профильный оборот без НДС, за исключением внутригрупповых оборотов, по каждому юридическому лицу и ИП, относящихся к агентству, с подписью и печатью компании по форме 2 бухгалтерской отчетности или аналогичной отчетности, предусмотренной для ИП. В совокупный профильный оборот включается полная сумма независимо от вида договорных отношений с рекламодателем: агентский договор, договор услуг и т.п. В 2025 году для рейтинга берем оборот за 2024 год.

2. Таблицу в Excel с разбивкой по видам услуг. В 2024 году было достаточно показать в таблице разбивку в %, без абсолютных цифр. Но при верификации вас могут попросить предоставить доказательства данных, показанных в таблице. Поэтому желательно, чтобы эти данные не противоречили цифрам прошлого года (если вы участвуете в рейтинге не в первый раз). Тогда верификация возможно и не потребуется.

Суммарный объем digital non-media услуг не должен быть 100%, если только бизнес вашего агентства не ограничивается только ими. Вы можете делать еще, например, нацпромо или проводить ивенты - и эти обороты, конечно, к данному рейтингу не относятся.

ШАГ 6. Подтверждаем финансовую устойчивость агентства. Для этого нужны 4 документа:

1. Справка об отсутствии задолженности по налогам и сборам (до 100 000 руб.) по состоянию на текущую дату. Оформляется как справка по форме КНД 1160080).

2. Справка об отсутствии вступивших в силу судебных решений, где организация является ответчиком, на общую сумму более 10% от оборота по состоянию на текущую дату. Делается в произвольной форме на официальном бланке организации с подписью руководителя и печатью.

3. Положительная величина чистых активов: расчет активов по состоянию на 31.12.2024. Оформляется как справка по форме No1 «Бухгалтерский баланс».

4. Время существования организации на рынке. Максимальное значение - 15 лет. Больше, конечно, можно, но дополнительных баллов это не даст. Количество лет считается от даты регистрации основного юридического лица компании (можно ИП) до 31.12.2024. Соответственно, предоставляем копии свидетельств ОГРН, ОГРИП, ИНН.

Добавляем:

1.  Подтверждение членства в одной из трех профессиональных ассоциаций: АКАР, АРИР или Клуб КД. Учитывается только одно членство: например, если агентство состоит одновременно в АКАР и АРИР, засчитают только одну из ассоциаций. При этом важно, чтобы членство было с 2024 года или раньше. Быстро вступить перед участием в рейтинге не получится – это засчитают только в будущем году. Как подтверждаем: свидетельство о членстве или присутствие бренда агентства на сайте ассоциации в списке ее членов.

2. Участие в рейтинге креативности АКАР (сегмент «Digital»). Учитывается рейтинг за прошлый год. Напоминаю, что этот рейтинг строится по итогам нескольких ключевых профильных фестивалей. За каждую награду начисляются баллы в соответствии с ее уровнем и весом фестиваля. В Digital Non-Media Rating АКАР учитывается не просто факт присутствия агентства в рейтинге креативности, но количество набранных в нем баллов, так что победители профильных фестивалей получают существенное преимущество. Это, например, МИКС Россия, диджитал номинации Red Apple, Silver Mercury, ADCR, White Square и др.

3. Наличие побед в фестивале E+ 2024 года (то есть не того, который завершился весной 2025 года, а предыдущего). Нужно указать ссылки на свои кейсы-призеры. Внимание: шорт-лист – тоже награда, за него начисляется 1 балл, если ваше агентство указано как основное. За металл – 2 балла, за Гран-При – 3 балла. Если вы делали проект с партнерами, и вас на E+ указали как вспомогательное агентство, то вам начисляют 0,5 баллов за каждый шорт-лист, 1 балл за каждый металл и 2 балла за Гран-При.

Уф-ф… пакет собран. Организаторы пришлют вам ссылку на облако, где вам нужно будет все собранные документы разложить по определенным папкам. Рекомендую такую же структуру создать у себя сразу, как начнете собирать документы. Так вам проще будет в конце перенести все на облако и не запутаться. А через год вы сами себе скажете спасибо, потому что у вас будет ориентир: какие документы подавали в прошлый рейтинг.

И – важно! – заложите на сбор документов хотя бы месяц, потому что, как показывает практика, в первый раз и даже во второй возникает много вопросов и задержек (один сотрудник в отпуске, другой завален работой, третий в командировке, четвертый не понимает, что требуется, а дедлайн приближается). Ну, и получение официальных благодарственных писем от клиентов дело часто не быстрое, сами знаете.