Как делать event. Что надо учесть при очень коротком монтаже очень массивного мероприятия

2015-03-18 12:23:57 2207

Кейс от проект-менеджеров агентства маркетинговых решений STEM, который поможет вам или вашим коллегам справиться в срок на любой площадке.

1. Заранее составить поминутный график монтажа и заложить в него время на форс-мажоры.

2.Брать максимально возможное число монтажников и курирующих менеджеров. Заранее распределить обязанности и задачи.

3. Оставить "свободными" руководителя проекта и технического директора. Они должны иметь возможность в любой момент решить проблемы каждой отдельной монтажной группы.

4. Если идет большая застройка техники (например, 20 плазм, 4 «бесшовки» 3*3, 6*6 и т.п., звуковое оборудование, трансляционное, световое и прочее), надо брать сразу несколько подрядчиков, которые повезут это оборудование. Это объясняется тем, что компании дают определенное количество персонала. Если все везет 1 компания, то монтажники будут делать застройку последовательно (по очереди). Если компаний будет несколько, то монтаж разных позиций идет параллельно, и каждый отвечает за свой блок.

5. Держать при себе грузовые авто. Всегда есть возможность форс-мажора (например, привезли на 4 плазмы меньше, чем должно быть, или они повредились при транспортировке). Надо иметь возможность в 3 часа ночи выехать за оборудованием.

6. Следует из предыдущего пункта: нужно иметь подрядчика, который сможет отгрузить что-то ночью.

7. Нужно иметь возможность допечатывать брендинг "прямо сейчас" - производство, работающее ночью. Или его директор на вашем монтаже, который может оперативно выгнать на работу собственных сотрудников.

8. Курирующие менеджеры от агентства по количеству зон ответственности. Надежные подрядчики - это хорошо. Но любую работу нужно принимать. Для этого надо ставить ответственного менеджера по каждому блоку работ: например, техника, брендинг, партнерские зоны, регистрация, логистика и т.п. Это не должен быть руководитель проекта. ВАЖНО: подробный предварительный инструктаж персонала до начала монтажа.

9. Логистика. Когда застройка массивная, доставку осуществляет до 40 партнеров. А это - 40 машин, 40 грузчиков и каждому минимум по 20 минут на парковку - разгрузку. Важно заранее разработать график логистики, составить список доставляемых материалов, контакт-лист. Заранее всем отправляется инструкция по заезду на площадку, напоминание, что материалы надо подписывать. Так очень просто отследить, кто опаздывает или вообще не приехал, кто что-то забыл.

10. Работа с площадкой - это очень важный пункт. Важно предварительно дать схему застройки, уточнить возможности электропроводки. Площадка должна знать все заранее, чтобы она также работала параллельно как отдельная монтажная группа. В таком случае проект собирается и работает как отстроенный механизм.

11. Заранее назначить время сдачи площадки клиенту. В таком случае не будет возникать вопросов, почему в 3 ночи только везутся плазмы. Потому что. В 7 утра все будет стоять.

12. График монтажных работ должен быть показан клиенту заранее. Это оберегает от лишних вопросов.

Кейс от проект-менеджеров агентства маркетинговых решений STEM, который поможет вам или вашим коллегам справиться в срок на любой площадке.

1. Заранее составить поминутный график монтажа и заложить в него время на форс-мажоры.

2.Брать максимально возможное число монтажников и курирующих менеджеров. Заранее распределить обязанности и задачи.

3. Оставить "свободными" руководителя проекта и технического директора. Они должны иметь возможность в любой момент решить проблемы каждой отдельной монтажной группы.

4. Если идет большая застройка техники (например, 20 плазм, 4 «бесшовки» 3*3, 6*6 и т.п., звуковое оборудование, трансляционное, световое и прочее), надо брать сразу несколько подрядчиков, которые повезут это оборудование. Это объясняется тем, что компании дают определенное количество персонала. Если все везет 1 компания, то монтажники будут делать застройку последовательно (по очереди). Если компаний будет несколько, то монтаж разных позиций идет параллельно, и каждый отвечает за свой блок.

5. Держать при себе грузовые авто. Всегда есть возможность форс-мажора (например, привезли на 4 плазмы меньше, чем должно быть, или они повредились при транспортировке). Надо иметь возможность в 3 часа ночи выехать за оборудованием.

6. Следует из предыдущего пункта: нужно иметь подрядчика, который сможет отгрузить что-то ночью.

7. Нужно иметь возможность допечатывать брендинг "прямо сейчас" - производство, работающее ночью. Или его директор на вашем монтаже, который может оперативно выгнать на работу собственных сотрудников.

8. Курирующие менеджеры от агентства по количеству зон ответственности. Надежные подрядчики - это хорошо. Но любую работу нужно принимать. Для этого надо ставить ответственного менеджера по каждому блоку работ: например, техника, брендинг, партнерские зоны, регистрация, логистика и т.п. Это не должен быть руководитель проекта. ВАЖНО: подробный предварительный инструктаж персонала до начала монтажа.

9. Логистика. Когда застройка массивная, доставку осуществляет до 40 партнеров. А это - 40 машин, 40 грузчиков и каждому минимум по 20 минут на парковку - разгрузку. Важно заранее разработать график логистики, составить список доставляемых материалов, контакт-лист. Заранее всем отправляется инструкция по заезду на площадку, напоминание, что материалы надо подписывать. Так очень просто отследить, кто опаздывает или вообще не приехал, кто что-то забыл.

10. Работа с площадкой - это очень важный пункт. Важно предварительно дать схему застройки, уточнить возможности электропроводки. Площадка должна знать все заранее, чтобы она также работала параллельно как отдельная монтажная группа. В таком случае проект собирается и работает как отстроенный механизм.

11. Заранее назначить время сдачи площадки клиенту. В таком случае не будет возникать вопросов, почему в 3 ночи только везутся плазмы. Потому что. В 7 утра все будет стоять.

12. График монтажных работ должен быть показан клиенту заранее. Это оберегает от лишних вопросов.