Для чего на самом деле нужны совещания
Думаю, большинство согласится, что основной элемент работы маркетолога или рекламщика – это общение. Общение с коллегами из других отделов, из других филиалов, с подрядчиками, с партнерами, с высшим руководством, и так далее. Формы коммуникаций при этом могут быть самыми разными, так же, как и цели.
Вопрос – насколько продуктивно это общение. Ведь, по сути, это инструмент, с помощью которого мы конвертируем затраченное время в некий результат. А время, как известно – ресурс жестко ограниченный и невосполнимый. Чтобы улучшить результат, мы не в силах остановить время, растянуть его, добавить пару лишних часов в календарные сутки. Единственное, что мы можем – это повышать эффективность его использования. То есть – эффективность своего общения.
И речь не о совершенствовании коммуникативных навыков или о каких-то хитрых схемах проведения планёрок и совещаний. Хотя тут, конечно, сокрыт огромный потенциал. Но начинать, очевидно, нужно не с этого, а с избавления от тех коммуникаций, без которых можно обойтись в принципе. И современные технологии позволяют очень многого добиться в этом направлении.
Тут дело в самом образе мышления. Если посмотреть на свой рабочий процесс под нужным углом, легко выявить прорехи, в которые ежедневно утекают драгоценные минуты, складываясь в часы, дни, недели потерянного времени.
Порой от нас и требуется-то мелочь. При отправке письма по электронке один клик на галочке «Уведомить о получении и прочтении» избавит вас от необходимости созваниваться с получателем и уточнять, получил ли он письмо. Ну, да это минутное дело, но… Есть пословица: если хотите понять ценность минуты – спросите об этом человека, только что опоздавшего на поезд.
Как-то раз мы уже писали о типичных «пожирателях времени» маркетологов .В той подборке речь шла, в первую очередь, о чисто технических проблемах, возникающих при пересылке, поиске и хранении рабочих файлов. Но там не упоминается еще один «пожиратель», причем обладающий отменным аппетитом. Назовем его «избыточные совещания».
Для чего вообще собираются совещания? Формальных причин и целей может называться великое множество – от постановки задач всем участникам процесса до получения отчетности. Однако если «укрупнить» их, список окажется весьма коротким. Итак, совещания проводят, чтобы:
- Сообщить о планах и задачах, поставленных руководством
- Собрать информацию о текущем положении дел (в том числе отчеты исполнителей).
- Обсудить вопросы, требующие коллегиального решения, решить спорные вопросы.
Задачи, безусловно, важные. Но стоят ли они того, чтобы собирать N человек за одним столом и на N часов отрывать их от своих дел? Нельзя ли обойтись без некоторых из этих совещаний?
Вполне. По крайней мере, когда дело касается «раздачи слонов» - то есть постановки задач и контроля их исполнения. Совещания всегда были способом понять, на каком этапе находится проект, кто как выполняет свои задачи, все ли укладываются в сроки, у кого какие трудности возникают. И это было нормально в прошлом веке, но уже становится архаизмом в нынешнем, двадцать первом - веке тотальной компьютеризации, автоматизации, облачных технологий, повсеместного распространения интернета.
Сейчас ничего не мешает создать программу, в которой можно совместно вести планирование, отчитываться по каждому этапу работы, настраивать автоматические уведомления и напоминания. Собственно, уже наблюдается бум таск-менеджеров самого различного уровня – от маленьких приложений на мобильный телефон, позволяющих составлять список дел на день, до глобальных корпоративных систем, охватывающих сотни и тысячи пользователей.
Автоматизация этого направления позволяет не только сэкономить время всем участникам процесса (а в сумме это колоссальная экономия), но и сделать планирование и отчетность более чёткими, прозрачными, измеримыми. Разница – колоссальная. Как, впрочем, и при любой другой автоматизации, с этим не поспоришь. Конвейер всегда эффективнее и производительнее, чем ручная сборка, калькулятор быстрее счёта столбиком, а служба маркетинга, оснащенная специализированным софтом класса MRM – на шаг впереди конкурентов.
© BrandMaker Russia http://www.brandmaker.com/ru/
