Эмоции нельзя добавить в смету. Как проектировать впечатления до бюджета

Мы готовили мероприятие с бюджетом в несколько миллионов: сложный декор, свет, дорогой кейтеринг. Всё шло по протоколу, ни одной накладки. А гости сидели в телефонах. Через неделю они не вспомнили ничего, кроме еды. Именно тогда я понял: эмоции нельзя добавить в смету.

Меня зовут Михаил Глушенков, я 16 лет занимаюсь событиями - от ужинов на 30 человек до городских праздников на 10 000. В этой статье - как проектировать эмоции до того, как вы начали тратить деньги, и почему это важнее декораций.

Сначала чувство, потом программа

Распространённая ошибка: сначала бронируют площадку, заказывают кейтеринг, а потом думают, чем удивить. Так рождается отчётное мероприятие - всё красиво, но пусто.

Мы в агентстве событий «Авентура» действуем иначе. Первый вопрос не «где и за сколько», а «что гость должен почувствовать в первые 10 минут». От этого ответа разматывается вся программа: тайминг, свет, музыка, роли ведущих.

Например, для одного корпоратива мы решили: гость должен почувствовать, что попал в пространство, где возможно всё. Тогда в первые 10 минут гостей встречали не хостес с планшетом, а персонажи, которые проводили их через короткий интерактив. Уже на входе люди включались в игру.

Два-три пика вместо ровного фона

Хорошее событие - это не ровный позитивный фон, а два-три эмоциональных пика. Именно они остаются в памяти. Наша задача - выбрать эти пики и выстроить вокруг них всё остальное.

Мы этот разбор даём на курсе «Ивент менеджер с нуля» в онлайн-школе event-skill.ru - как раз потому, что здесь спотыкаются чаще всего.

Например, на одном из проектов пиком стал выход директора в костюме робота. Это был не спонтанный каприз руководителя, а спланированный сюрприз: мы заранее согласовали сценарий, реквизит и момент появления. Через неделю сотрудник вспоминал именно этот момент - не торт, не салют, а директора-робота.

Между пиками нужны паузы - 10-15 минут, когда гости могут выдохнуть, пообщаться, осмыслить. Перегруженная программа без пауз не даёт эмоции дозреть, впечатления стираются. В итоге гость уходит уставшим, но не наполненным.

Что убивает эмоции даже при хорошем наполнении

Спикер, читающий с листа, теряет зал за 40 секунд. Люди достают телефоны, и вернуть внимание почти невозможно. Если без бумажки никак - меняем формат: вместо доклада делаем интервью с ведущим. Живой диалог смотрится лучше любой презентации.

Ещё один убийца - персонал. Грубый ответ на входе перечёркивает двухмесячную подготовку и весь бюджет. Поэтому мы проводим инструктаж для всех, кто контактирует с гостями: охрана, гардероб, официанты, хостес. Каждый должен знать сценарий и свою роль в создании нужного настроения.

Ошибка - угодить всем сразу. Когда мы пытаемся сделать событие «для всех», оно получается ни для кого. Лучше определить главного гостя и под него собрать программу. Остальные подтянутся.

Как проверить, что эмоция случилась

Не спрашивайте сразу после события: «Вам понравилось?» Все скажут «да», даже если думают иначе. Эмоцию проверяют через неделю. Вопрос простой: «Что запомнилось?» Если человек называет конкретный момент - значит, событие состоялось. Если отвечает «всё было хорошо» - вы провели просто ужин.

Ещё один индикатор - рабочие чаты. После сильного события сотрудники сами спрашивают, когда следующее, благодарят, выкладывают фото. Тишина в чатах - тревожный знак.

Отчёт подрядчика - не показатель. Там всегда всё прекрасно: охват, вовлечённость, «гости в восторге». Реальный результат - это поведение людей через несколько дней, а не презентация для руководства.

Эмоции проектируются, а не случаются. Если вы начинаете с бюджета, вы получаете мероприятие. Если вы начинаете с чувства, вы получаете событие, которое меняет отношение людей к компании. Это два разных мира, и разница между ними - в нескольких вопросах, заданных до подписания сметы.

Как это устроено у нас - видно по проектам в портфолио на av55.ru.