Корпоратив на 250 человек: почему HR не должен делать его сам

Корпоратив на 250 человек - это не «заказать зал и выбрать ведущего». Это две-три недели непрерывных звонков, согласований и контроля подрядчиков. И всё это ложится на HR-менеджера, у которого и без того плотный график: собеседования, адаптация, кадровый учёт.

Я 16 лет в событийном бизнесе. Наше агентство проводит больше сотни мероприятий в год - от камерных тренингов до городских праздников на 10 000 человек. И каждый сезон мы видим одно и то же: в какой-то момент HR-отдел решает, что справится своими силами. А потом возвращается к нам с вопросом, как быстро забрать проект.

Скрытая цена «сделаем сами»

Самый частый аргумент против агентства - «это дорого». Но давайте посчитаем реальную стоимость самостоятельной организации. HR-специалист тратит на корпоратив минимум 20-30 рабочих часов: поиск площадки, переговоры с кейтерингом, подбор ведущего, стыковка всех служб. Это время компания оплачивает по его зарплатной ставке.

В крупной компании стоимость часа HR-менеджера с учётом налогов и бонусов - от 2 000 до 5 000 рублей. Умножаем на тридцать часов - получаем 60 000-150 000 рублей только за координацию. И это без учёта упущенной выгоды: пока HR занимается салфетками в 23:40, у него проседают основные задачи.

Я видел, как HR-специалист в полночь выбирал цвет салфеток для банкета, хотя на следующий день у него было шесть собеседований с кандидатами. О какой эффективности бизнеса тут можно говорить?

Подрядчики: портфолио обманывает

Кажется, что найти подрядчиков просто: открыл поисковик, посмотрел портфолио, почитал отзывы - и готово. Но портфолио и отзывы не гарантируют надёжности. Особенно когда что-то идёт не так.

Непроверенный подрядчик может привезти не то оборудование, поднять цену в последний момент или вообще не выйти на связь за три дня до события. А если у кейтеринга сломается машина или трансфер застрянет в пробке - решать проблему придётся вам, на живых гостях.

Мы за годы работы знаем сильные и слабые стороны десятков подрядчиков: кто затягивает монтаж, кто теряется в камерном формате, у кого слабая звуковая команда. И подбираем исполнителя под конкретную задачу, а не первого из выдачи.

Форс-мажор: у агентства есть план B

Внутренняя команда сталкивается с форс-мажором впервые. Звук отключился за час до начала? Гости видят задержки в программе? Технические накладки одна за другой? HR-менеджеру приходится решать всё это на ходу, без опыта и запасных вариантов.

У агентства на каждый такой случай есть отлаженные чек-листы и план B. Мы отрабатывали десятки нештатных ситуаций: отключение электричества, поломка светового оборудования, отказ ведущего за два часа до выхода. И знаем, как минимизировать ущерб.

Например, на каждый субботний вечер мы страхуем световую команду - ту самую, которая чаще всего подводит. Просто потому, что знаем: если эта точка сломается, исправить за десять минут не получится.

Почему компании возвращаются к агентству

После попытки сделать всё самостоятельно компании обычно приходят к нам с одним и тем же запросом: «Заберите, пожалуйста, проект, мы уже не вывозим». И дело не в лени - просто выясняется, что организация события - это полноценная профессия, а не дополнительная задача.

Агентство закрывает весь контур: от концепции до разбора площадки после события. Над задачей работают продюсер, режиссёр, менеджер проекта и координаторы. У каждого - своя зона ответственности и свои чек-листы.

Подрядчикам важна повторяемость, поэтому нам дают особые цены и условия. Итоговая стоимость для клиента часто получается ниже, чем если бы он договаривался напрямую. А главное - HR-отдел занимается своими задачами, а не цветом салфеток.

Если коротко: корпоратив на 250 человек - это проект со своим бюджетом, сроками и рисками. Отдавать его HR-отделу «в довесок» к основной работе - значит закладывать ошибки ещё на старте.

Как это устроено у нас - видно по проектам в портфолио на av55.ru.