Сначала звоню менеджеру площадки, а не смотрю фото: 5 проверок перед договором
За 16 лет я убедился: площадка - это не зал, а человек. Фото можно отретушировать, убрать колонну, вытянуть свет, но менеджер останется таким, какой есть. Если он пропадает на этапе выбора, после подписания договора будет только хуже. Поэтому я звоню менеджеру раньше, чем открываю фотоальбом.
На связи Михаил Глушенков, основатель агентства событий «Авентура». В статье - три касания, которые мы делаем перед каждым договором, и как за 30 минут найти живого человека, если контакты с сайта молчат.
Три касания до договора
Мы в «Авентуре» никогда не выбираем площадку по картинкам. Сначала - общение с менеджером: звонок, письмо с райдером, нестандартный запрос. Эти три касания дают больше, чем час просмотра фото.
Первый звонок - про дату, стоимость, базовые условия. Но главное в нём не цифры. Я слушаю, задаёт ли менеджер уточняющие вопросы: какой формат, сколько гостей, какое время монтажа. Если он не спрашивает ничего, а просто перечисляет пакеты - это тревожный знак. Такой человек не будет вникать в детали и на монтаже.
Второе касание - письмо с техническим райдером. Хороший менеджер отвечает в течение рабочего дня и уточняет непонятные детали. Шаблонная отписка «получили, вернёмся» без вопросов - плохо. Если ответа нет больше суток, я ищу другую площадку.
Третье касание - нестандартный запрос. Прошу то, что реально нужно, но неудобно площадке: ранний заезд, свой кейтеринг, замену мебели. Смотрю на реакцию. Хороший ответ: «Давайте уточню и вернусь с вариантами». Плохой: «Нет, у нас так не принято». Отказ без попытки разобраться - диагноз.
Что бывает, когда менеджер отвечает правильно
Недавно мы выбирали зал под конференцию на 300 человек. У менеджера на все вопросы были уточнения: сколько столов, какая рассадка, нужен ли свет для записи. А когда я спросил про круглые столы, она сама предложила, где арендовать дешевле, как завезти через служебный вход и сколько это займёт по времени. Вопрос закрылся за день.
С этой площадкой мы потом работали несколько раз. Не потому что зал был идеальным - там были нюансы, - а потому что менеджер думала вместе с нами. Сравните с историями заказчиков, которые приходят после неудачного опыта: менеджер милый на показе, обещает всё, а после подписания исчезает. Разница только в одном - в желании решать задачи.
Когда я отказываюсь от площадки
Правило простое: перезвон в течение часа - отлично, в течение дня - нормально, молчание больше суток - отказ. Если менеджер дважды не перезвонил на этапе выбора, я прекращаю общение. Дальше будет только хуже: договор, оплата, а потом тишина в день монтажа.
Ещё один стоп-сигнал - когда менеджер не знает характеристик зала: высоту потолков, мощность электрики, ограничения по звуку. Или постоянно перекидывает на других без причины. Это значит, внутри хаос, и ваш договор может потеряться. Площадка с неидеальным ремонтом, но живым менеджером удобнее люксового зала с плохой связью.
Если контакты с сайта молчат
Бывает, что на сайте указан только общий номер, и по нему не отвечают. Тогда я иду в обход. За 30 минут можно найти живого менеджера через ресепшн, личные соцсети сотрудников или знакомых организаторов. В агентстве событий «Авентура» на каждую площадку есть запасные контакты из записной книжки, а не с сайта.
Если после всех обходных путей тишина - это и есть ответ. Площадка не заинтересована. Лучше потратить эти 30 минут на поиск новой, чем потом мучиться с той, что не берёт трубку.
Коротко: как выбрать площадку по людям, а не по картинке
- Звоните менеджеру до просмотра фото: в день события вы взаимодействуете с человеком, а не с залом.
- Делайте три касания: звонок, письмо с райдером, нестандартный запрос.
- Оценивайте уточняющие вопросы, скорость ответа и реакцию на неудобную просьбу.
- Отказывайтесь, если менеджер молчит больше суток или отвечает «у нас так не принято».
- Живой менеджер с неидеальным залом лучше люксового фото с мёртвой связью.
Площадка - это не стены, а люди. Проверьте их до договора, и день мероприятия пройдёт без сюрпризов.
Ивенты делать просто, очень увлекательно и под силу каждому - учим этому на event-skill.ru.