Переделки стоят дороже, чем кажутся: как посчитать потери рабочего времени в бизнесе

Потери рабочего времени в бизнесе часто выглядят как обычная рутина: документ вернулся на правки, коммерческое предложение согласовывают третий день, руководитель снова проверяет типовую задачу вручную.

Наталья Алаторцева, партнер консалтинговой группы «СтратеРия», операционный директор и бизнес-трекер, объясняет: такие потери опасны именно потому, что они не всегда видны в отчетах. Люди заняты, задачи двигаются, но часть рабочего времени уходит не на результат, а на ожидание, переделки и ручное исправление процесса.

Почему это кажется бесплатным

Если один сотрудник потерял 20 минут, это не выглядит проблемой. Если таких эпизодов десятки в неделю, бизнес уже теряет часы. А если в каждом процессе участвуют менеджер, руководитель и смежный отдел, стоимость ошибки становится заметной.

Основные источники потерь:

1. Процесс идет дольше, чем должен.
2. Задача возвращается на правки несколько раз.
3. Сотрудники ждут данных, решений или согласований.
4. Руководитель подключается к типовым действиям.
5. Несколько людей участвуют там, где достаточно одного ответственного.

Проблема не всегда в сотрудниках. Часто процесс устроен так, что люди вынуждены уточнять очевидное, ждать чужого ответа и возвращаться к одной задаче по кругу.

Как посчитать потери

Для первого расчета не нужно описывать всю компанию. Достаточно выбрать один повторяющийся процесс: согласование коммерческого предложения, выставление счета, подготовку отчета, передачу заявки между отделами.

Формула простая:

Стоимость потерь = потерянные часы × стоимость часа + прямые расходы + штрафы, скидки и компенсации.

Например, коммерческое предложение должно готовиться 3 часа, а фактически занимает 8. Лишние 5 часов умножаются на стоимость часа участников процесса. Если таких заявок 50 в месяц, даже небольшая задержка превращается в регулярную сумму потерь.

Важно не считать весь чек потерей компании. Если из-за задержки сорвалась сделка, корректнее смотреть маржинальную прибыль, а не оборот. Иначе расчет будет завышен.

Что делать после расчета

Цель расчета — не найти виноватого, а выбрать процесс, который выгоднее исправить первым.

После замера стоит проверить:

1. Где задача чаще всего зависает.
2. Кто принимает решение и действительно ли он нужен на этом этапе.
3. Какие данные должны быть на входе.
4. Какие ошибки повторяются.
5. Какие правила, чек-листы или шаблоны сократят переделки.
6. Как изменится время процесса после исправления.

Когда потери переведены в рубли, разговор становится точнее. Не «у нас много хаоса», а «этот процесс стоит нам около такой-то суммы в месяц». С такой цифрой проще принимать управленческие решения и объяснять команде, зачем менять порядок работы.

Редакционная адаптация подготовлена изданием «Люди и Деньги» по материалу Натальи Алаторцевой, партнера консалтинговой группы «СтратеРия», операционного директора и бизнес-трекера.