Как внедрить KPI так, чтобы они действительно работали

Для собственников и управленцев, которые хотят перестать платить сотрудникам за выполнение задач, которые не сказываются на финансовых результатах компании.

В большинстве российских компаний до сих пор KPI воспринимаются как формальность — «табличка для отчётности» или «запугивание». В результате они не работают. KPI начинают приносить результат только тогда, когда встроены в структуру бизнес-процессов и напрямую влияют на деньги. На этом этапе система становится точкой роста.

Разберём на практике, как построить KPI так, чтобы они усиливали управление, а не превращались в пустую нагрузку для ТОПов и самих работников.

Сначала — зачем вообще KPI

KPI отвечают на 3 вопроса:

1. Что конкретно сотрудник должен улучшить?
2. Как это измерить?
3. Как это повлияет на деньги?

Если хотя бы один из этих вопросов без ответа — KPI работать не будут. Именно поэтому бессмысленно начинать с тренингов и видео «как увеличить продажи» или «повысить лояльность клиентов». Необходимо идти от бизнес-процесса.

📊 Количественные и качественные KPI — в чём разница

Представим компанию, которая хочет снизить себестоимость. Один путь — найти более дешёвого поставщика. Это легко оцифровать: «средняя цена закупки ≤ 1000 рублей». И дальше говорим – выбери того, кто продает дешевле при сохранении хорошего качества. Такой KPI очень понятен. Это количественный KPI. 

Другой путь — договориться с поставщиком о бонусах. Цифру здесь не зафиксировать заранее, но мы можем задать CSF (Critical Success Factor) — «получить маржу не ниже 5% по итогам квартала». Это качественный KPI.

Примеры других качественных KPI:

1. «Обеспечить 100% соблюдение сроков проекта от начала до сдачи» — для руководителя проектной команды.
2. «Добиваться отсутствия правок со стороны клиента к юридическим документам» — для корпоративного юриста.
3. «Обеспечить NPS от клиентов не ниже 9 баллов из 10» — для специалиста клиентской поддержки.
4. «Создать устойчивое партнёрство с двумя новыми поставщиками по согласованным условиям» — для закупщика.
5. «Запустить новый канал продаж, соответствующий стратегии компании и бизнес-целям» — для маркетолога.

Такие KPI нельзя формализовать в цифрах сразу, но они дают направление движения и при этом позволяют контролировать важнейшие нефинансовые метрики.

Хорошая система KPI всегда сочетает оба типа: цифры + факторы успеха, особенно в сферах, где важны переговоры, креатив или взаимодействие между отделами.

Успешный кейс

Zамания (сеть семейных парков):

1. У управляющих — NPS (удовлетворенность гостей).
2. У бухгалтерии — время реакции и стабильность платежей.
3. У шеф-повара — foodcost (соотношение себестоимости и выручки).

После внедрения KPI у официантов и менеджеров по банкетам вырос средний чек. Причина: стало ясно, кто и как влияет на доход.

🧠 Как строится логика: от позиции — к системе

Для младших менеджеров (менеджеры по продажам, специалисты отдела закупок):

70–100% переменной части завязано на персональные KPI 

Цели: скорость выполнения, соблюдение стандартов, отсутствие ошибок

Для менеджеров среднего звена (руководители подразделений): 

60–70% премии зависит от командных KPI 

20–30% — персональные 

10% — кросс-функциональные (на взаимодействие между отделами)

Для руководителей отделов и ТОПов:

50% — кросс-функциональные 

30% — командные 

0–20% — личные

Такой подход формирует управляемую мотивацию, а не борьбу за личный бонус.

💡 Кейсы по функциям

1. Маркетолог B2B:

Оборачиваемость склада, валовая маржа - 10%

Стоимость привлечения клиента, скорость реализации сделки - 50%

Retention (возвращаемость клиентов), LTV (жизненный цикл клиента) - 40%

2. Кадровик:

1. Срок закрытия вакансии
2. Удержание сотрудников в первые 3 месяца
3. Процент прохождения испытательного срока и т.д

3. Юрист:

1. Срок подготовки договоров
2. Выигранные дела
3. Просроченные судебные дела
4. Согласование договоров без возвратов от контрагентов

Премии и периодичность:

1. Исполнители — премии каждый месяц
2. Руководители — ежеквартально
3. Топы — раз в полгода или год

Если вы — владелец малого бизнеса, ориентируйтесь на Cash Flow. Частые выплаты — способ удержания.

Как оценивать: только по цифрам

KPI ≠ мнение руководителя.

Продажи → CRM

Финансы → 1С

Сервис → анкеты и NPS 

Задачи → YouGile, Jira, Битрикс24

Никаких «я думаю, он старался». Если процесс не оцифрован — в нём не появится роста.

📌 Главное: KPI не ради контроля, а ради фокуса

Компании не масштабируются, если каждый день "делать что-то". KPI — это навигатор. Вы не просто платите за работу. Вы платите за движение к нужной цели компании.

Если хотите перейти от операционного контроля к управлению ростом — начните с одного отдела. Распишите цепочку задач → определите метрику → назначьте вес.

Надеюсь, что статья была Вам полезна. Опиралась на опыт из работы с компаниями.