Кейс Аспро: Как креативный продакшн OGONÖK перешел с Notion на Аспро.Cloud

Блокировка зарубежных сервисов заставила многие российские компании искать альтернативы привычным инструментам. Креативный продакшн OGONÖK два года успешно использовал Notion для управления проектами, но ограничения функционала и последующая блокировка российских аккаунтов поставили команду перед необходимостью срочного поиска нового решения.

Руководители агентства Таина Курковская, основатель и директор, и Всеволод Курковский, управляющий партнер и директор по развитию, рассказали о том, как проходил переход на российскую платформу Аспро.Cloud и какие возможности открылись перед командой.

Специфика работы креативного продакшна

OGONÖK работает на рынке с 2020 года, специализируясь на создании фото- и видеопроектов различной сложности. Компания предлагает клиентам широкий спектр услуг:

1. Рекламные и презентационные видеоролики
2. Фото- и видеоконтент для социальных сетей
3. Материалы для развития HR-бренда
4. Корпоративные ролики

Агентство работает как продакшн полного цикла — от разработки креативной концепции до постпродакшена. Среди клиентов компании такие известные бренды, как:

1. MARTINI
2. Додо Пицца
3. Hyundai
4. AORUS Gigabyte
5. BAIKAL430

Структура команды

Команда OGONÖK включает:

1. 2 директора
2. 3 продюсера, которые организовывают проекты и занимаются продажами
3. Более 100 специалистов на аутсорсе: режиссеры, фотографы, операторы, художники
4. Юрист и бухгалтер на аутсорсе

Под каждый проект продюсеры формируют индивидуальную команду в зависимости от задач заказчика.

Поиск системы управления: первые попытки

В начале 2023 года руководство агентства начало активно искать систему управления бизнесом. Команда определила ключевые требования:

1. Наличие CRM-системы
2. Инструменты для ведения проектов по различным методологиям
3. Возможность персональной настройки функционала

Первый опыт с популярным российским сервисом для управления проектами оказался неудачным из-за перегруженности системы и сложной настройки. Зарубежные аналоги также не подошли.

«Везде все было не так. Не было какой-то визуальной составляющей, чтобы все было просто и понятно. Не было какого-то удобства. Мы не могли отслеживать, как какие-то действия происходят внутри самого сервиса», — рассказывает Тая Курковская, генеральный директор OGONÖK.

Опыт работы в Notion

После неудачных попыток команда остановилась на Notion. Директор агентства уже использовала этот сервис для личных целей — ведения базы знаний и заметок. Решение перевести в Notion работу всей команды далось непросто, но в итоге удалось выстроить эффективный рабочий процесс.

CRM-система в Notion

Поскольку отдельных менеджеров по продажам в агентстве нет, их функции выполняют продюсеры. Тая Курковская самостоятельно выстроила CRM-систему для отслеживания клиентского пути.

«В одной базе данных мы собрали контакты, в другой — компании, и связали их между собой. В третьей базе создали канбан-доску в виде стандартной воронки продаж. Туда мы заносили сделку, а к ней автоматически привязывались контакты компании», — объясняет Тая Курковская.

Управление проектами

Для каждого проекта в Notion создавался отдельный шаблон, адаптированный под специфику креативной индустрии.

«Для этого мы создали отдельную базу данных. В ней достаточно нажать кнопку "Добавить новый проект", чтобы из шаблона подгрузился весь рабочий процесс. Шаблон мы настраивали самостоятельно под специфику нашей сферы», — отмечает руководитель.

Алгоритм работы с проектами:

1. При запуске проекта создавалась карточка с прикрепленным брифом и информацией о сделке
2. На продюсера автоматически ставились задачи: создание тайминга, расчет сметы, создание страницы для съемочной группы
3. Под каждую задачу создавалась отдельная страница, которая закреплялась в карточке проекта
4. После заполнения всей информации база данных отправлялась съемочной группе

Дополнительно в Notion команда вела базы знаний с данными фриланс-исполнителей, аналитикой по конкурентам и необходимыми регламентами.

Причины перехода на новую платформу

К концу августа 2024 года стало очевидно, что Notion больше не подходит команде по нескольким причинам:

1. Блокировка российских аккаунтов — Notion объявил о прекращении работы с пользователями из России
2. Функциональные ограничения — команде требовалась дополнительная воронка для работы с холодной базой, но реализовать это в Notion не удавалось

«Notion, конечно, хорош тем, что там очень много можно создать с нуля и покреативить. Но наша задача все-таки не креативить, а эффективно работать в какой-то системе. В этом плане было уже не очень удобно управлять бизнесом в Notion», — резюмирует Тая Курковская.

Новый этап: переход на Аспро.Cloud

После тестирования множества российских сервисов выбор пал на Аспро.Cloud.

«Я потратила почти 10 дней своей жизни на то, чтобы просто зарегистрироваться во всех российских сервисах и протестировать их. Ничего не нравилось», — вспоминает Тая Курковская.

Критерии, которые закрыла система:

1. Российский разработчик
2. Понятная автоматизация процессов
3. Ведение проектов по методологиям Waterfall, Scrum и Kanban
4. Полноценная CRM-система
5. База знаний для регламентов и документации
6. Управление финансами

Внедрение Аспро.Cloud: практические результаты

CRM-система

Одним из главных достижений стала возможность создания нескольких воронок продаж. Теперь команда ведет отдельные воронки для:

1. Текущих клиентов
2. Холодной базы

Это позволяет адаптировать подход под разные категории заказчиков.

Команда настроила автодействия в воронке для холодной базы — система автоматически ставит продюсерам конкретные задачи при переходе сделки на новый этап.

«Мне очень понравилась CRM-система. В отличие от других сервисов она понятная, нормально работает и не раздражает», — отмечает Тая Курковская.

Управление проектами

В модуле «Проекты» работают только продюсеры, которые отслеживают все этапы и координируют работу внешних специалистов. Команда использует систему тегов для более эффективного контроля:

1. «На контроле» — ожидание информации от исполнителей
2. «Коммуникация с исполнителем» — активное взаимодействие
3. «Документация» — работа с документами
4. «Тайм-менеджмент» — контроль сроков

Дополнительно команда использует модуль Agile для внутренних проектов по маркетингу и операционке, работая со спринтами длиной в неделю.

«Меня порадовало, что в Аспро.Cloud можно настроить ведение проектов несколькими способами. Есть kanban-доски, отдельно есть Agile. Сейчас в модуле Agile команда ведет внутренние проекты, а в новом модуле "Бизнес-процессы" мы подготовили процесс по найму и обучению сотрудников», — рассказывает Тая Курковская.

База знаний

Перенос регламентов и документации из Notion занял всего один день благодаря интуитивно понятному текстовому редактору.

«Меня порадовал функционал базы знаний. Если я за пять минут не разбираюсь с инструментом, это показатель того, что мне придется тратить еще больше времени на обучение других сотрудников. В Аспро.Cloud же текстовый редактор очень понятный. Плюс мы перенесли все наши регламенты из Notion за один день без потери какой-либо эргономичности», — подчеркивает руководитель.

Управление финансами

Хотя до полноценного финансового контроля команда еще не добралась, возможности системы уже произвели впечатление.

«Круто, что в системе есть финансовый учет. Я такого вообще нигде еще не видела, чтобы в системе управления компанией сразу было все и в одном месте. До этого я просто изучала разные системы для финансового учета, но тарифы там очень дорого стоят», — отмечает Тая Курковская.

Текущий статус и планы

Команда OGONÖK продолжает изучать возможности Аспро.Cloud и переносить данные из Notion. Процесс адаптации проходит успешно.

«Пока проходим адаптацию, потому что сначала привыкли к совершенно неудобному, на мой взгляд, интерфейсу Notion. Пока в Аспро.Cloud все вроде как логично и нормально работает. Создаем теги, настраиваем воронки, заносим данные о контрагентах, задачки внутри можно поставить. Меня это все вполне устраивает», — комментирует Сева Курковский, директор по развитию OGONÖK.

Выводы

Кейс OGONÖK демонстрирует, что переход с зарубежных платформ на российские аналоги может не только решить проблемы с доступностью, но и предоставить дополнительные возможности для развития бизнеса.

Ключевые преимущества, которые получила команда:

1. Комплексность решения — все инструменты управления в одной системе
2. Гибкость настройки — возможность адаптировать систему под специфику креативной индустрии
3. Методологическое разнообразие — поддержка различных подходов к управлению проектами
4. Финансовый контроль — встроенные инструменты для управления финансами
5. Простота использования — интуитивно понятный интерфейс, не требующий длительного обучения

Опыт OGONÖK показывает, что российские системы управления бизнесом способны полноценно заменить зарубежные аналоги, предоставляя при этом дополнительные возможности для оптимизации рабочих процессов.

Проекты расползаются по чатам и таблицам? Соберите их в одном месте в Аспро.Cloud и управляйте легко. Попробуйте бесплатно 14 дней.