«Стало проще жить и работать»: как НКО «Мир да Лад» выстроила системную проектную работу

Социальные проекты требуют не только идей, но и жесткой операционной дисциплины. В «Мир да Лад» рост инициатив привел к перегрузке: руководитель искал документы для отчетности, контролировал задачи вручную и тратил время на сбор финансовых данных. В кейсе показываем, как Аспро.Cloud помог систематизировать проектную деятельность и навести порядок в документах без ухода в сложные CRM для продаж.

Когда некоммерческая организация растет, вместе с масштабом проектов увеличивается и операционная нагрузка. Задач становится больше, документов — еще больше, а контроль процессов постепенно превращается в постоянный стресс для руководителя. Нужно распределять поручения, следить за сроками, искать договоры и акты, контролировать движение товаров и при этом не упускать финансовую картину по проектам.

С такими трудностями столкнулась команда НКО «Мир да Лад». Руководителю приходилось вручную планировать проекты, контролировать выполнение задач и регулярно искать первичные документы для отчетности. Параллельно важно было отслеживать, чтобы игровые наборы доходили до благополучателей в полном объеме. Стало очевидно: без системного инструмента управлять процессами будет все сложнее.

Мы поговорили с Алексеем Суховым, генеральным директором «Мир да Лад», и узнали, как внедрение Аспро.Cloud помогло структурировать работу и снизить ежедневную операционную нагрузку.

Чем занимается «Мир да Лад»

«Мир да Лад» — некоммерческая организация, которая реализует социальные инициативы и оказывает адресную помощь людям с инвалидностью.

Основные направления работы команды:

1. развитие некоммерческой студии подкастов;
2. создание собственных подкастов для НКО и о НКО;
3. реализация программ поддержки СО НКО;
4. организация мероприятий по сбору средств;
5. проведение лекций и передача опыта в регионах.

Организация одновременно продвигает темы волонтерства и инклюзии и помогает другим НКО запускать и развивать проекты.

Один из наиболее значимых проектов — «Проверено. Доступно». В его рамках команда первой и пока единственной в России адаптирует правила настольных и настольно-ролевых игр на русский жестовый язык. Кроме того, сотрудники обучают глухих участников самостоятельно проводить такие игры.

Команда придерживается принципа «ничто для них без них», поэтому к работе активно привлекают людей, которые используют РЖЯ.

Какие инструменты использовали раньше и почему они не подошли

Сначала руководитель применял сервис для контроля задач. Для личного планирования он подходил, но с появлением команды стало ясно, что инструмент не поддерживает полноценную совместную работу.

Затем протестировали другой популярный таск-менеджер. Вести проекты в нем было удобно, однако вскоре проявился серьезный недостаток — отсутствие функционала для работы с документами. Договоры, счета и акты продолжали храниться вне системы, в папках и переписках. Это тормозило процессы и создавало путаницу.

Позже команда попробовала другой известный сервис управления проектами. Однако вместо упрощения процессов сотрудники получили избыточный функционал и дополнительную нагрузку.

Как отметил Алексей Сухов:

«Сервис оказался громоздким для нас в плане функционала, поэтому мы решили не продолжать в нем работать».

Далее команда рассмотрела несколько CRM-систем. Но они были ориентированы на продажи, тогда как «Мир да Лад» требовалась именно проектная среда.

«Мы тестировали несколько популярных CRM-систем, но они были больше заточены под продажи. Нам же было важно выстроить именно проектную работу». Алексей Сухов, генеральный директор «Мир да Лад»

Почему выбрали Аспро.Cloud

Подходящее решение нашли на платформе для НКО «Технологии Добра». Там Алексей обратил внимание на Аспро.Cloud. После тестирования стало понятно, что система объединяет проектную работу, документы и финансы в одном пространстве.

Дополнительным преимуществом стали специальные условия подключения. Благодаря сотрудничеству платформы «Технологии Добра» и Аспро.Cloud участники проекта получают скидку 50% на любой тариф. Это позволило команде не только упростить процессы, но и оптимизировать расходы.

В 2024 году «Мир да Лад» полностью перешла в Аспро.Cloud. Внедрение команда провела самостоятельно, при необходимости обращаясь в техническую поддержку.

Как выстроили проектную работу

Первым шагом стало создание структуры проектной деятельности. Ранее руководитель держал ключевые детали в голове и вручную проверял статус задач. Сотрудникам тоже не хватало прозрачности: не всегда было понятно, какие этапы впереди и как выглядит общий план.

Теперь при запуске нового проекта команда создает отдельную карточку в Аспро.Cloud. В ней фиксируют:

1. план проекта;
2. перечень задач и ответственных;
3. дедлайны;
4. плановые и фактические доходы и расходы;
5. связанные договоры, счета и акты.

Вся информация по проекту находится в одном месте. Руководителю больше не нужно собирать данные из разных источников.

Для подготовки мероприятий и конференций используют канбан-доску. Проектный менеджер распределяет задачи по этапам, и команда видит текущий статус работы. Это сокращает количество уточняющих сообщений и упрощает планирование дня.

Контроль игровых наборов через складской учет

Одно из направлений «Мир да Лад» связано с адаптацией настольных и настольно-ролевых игр. Команда получает коробки от издательств, переводит правила на РЖЯ и передает готовые наборы благополучателям.

Важно точно понимать:

1. сколько коробок поступило;
2. сколько уже передали;
3. сколько осталось на складе;
4. когда потребуется новая партия.

Для этого используют модуль «Складской учет». Сотрудники фиксируют каждое поступление игр в системе. В разделе «Товарные запасы» команда видит актуальные остатки.

Это помогает:

1. корректно распределять партии;
2. не обещать больше, чем есть в наличии;
3. планировать поставки заранее;
4. исключить потери коробок между этапами.

Теперь движение каждой коробки прозрачно для руководителя.

Финансовый учет по проектам

Ранее все платежи отражались только в бухгалтерской программе. Руководителю было сложно быстро получить нужные данные для анализа. Это усложняло контроль бюджета проектов.

После внедрения Аспро.Cloud команда настроила учет в модуле «Деньги» и подключила интеграцию с банками Точка и Сбербанк. Платежи автоматически загружаются в систему.

Руководитель привязывает каждый платеж к конкретному проекту. В карточке проекта отображаются плановые и фактические показатели. Это позволяет оперативно видеть отклонения и корректировать действия.

Как отмечает Алексей Сухов:

«У нас бухгалтеры работают в отдельной программе для бухучета. Я туда даже не лезу — мне проще в Аспро.Cloud посмотреть все платежи и привязать их к проекту».

Также НКО использует модуль «Кредиты». Организация периодически привлекает беспроцентные займы от учредителей. В системе фиксируют обязательства и планируют их погашение. Это поддерживает финансовую дисциплину и доверие со стороны учредителей.

«Модуль „Кредиты“ очень классный. Учредители выдают беспроцентные займы, и важно корректно учитывать такие операции, чтобы потом мы могли вовремя вернуть эти средства обратно». Алексей Сухов, генеральный директор «Мир да Лад»

Порядок в документах

Ранее договоры и первичные документы хранились в бухгалтерской программе. Из-за сложного интерфейса поиск занимал много времени. В периоды отчетности это становилось критичной проблемой.

Алексей описывает ситуацию так:

«В конце года бухгалтер звонит и говорит: „Алексей, нет первичных документов по контрагенту, у нас отчеты горят!“. Раньше я тратил сто-пятьсот миллионов лет, чтобы найти эту первичку».

Чтобы навести порядок, команда внедрила модуль «Списки». В системе создали:

1. реестр договоров;
2. списки чеков на закупки;
3. учет актов выполненных работ;
4. документы по авансовым платежам;
5. командировочные документы.

Теперь сотрудники хранят файлы централизованно и при необходимости быстро передают их бухгалтерам. Это сократило время на поиск и снизило напряжение в отчетные периоды.

«Сейчас же, когда бухгалтер спрашивает: „А где первичный документ?“, я просто захожу в систему и вижу все: список договоров, платежку, акт выполненных работ или пожертвования». Алексей Сухов, генеральный директор «Мир да Лад»

Итоги внедрения

После перехода на Аспро.Cloud команда получила единую систему для:

1. управления проектами;
2. контроля финансов;
3. учета складских остатков;
4. хранения документов;
5. фиксации займов.

Руководителю больше не нужно держать информацию в голове или искать ее в разных сервисах.

По словам Алексея Сухова:

«С Аспро.Cloud стало проще жить и вести проекты».

Кейс «Мир да Лад» показывает, что даже для НКО с социальной миссией выстроенные процессы и прозрачный учет играют ключевую роль. Когда проекты, финансы и документы объединены в одной системе, команда может сосредоточиться на развитии инициатив, а не на борьбе с операционным хаосом.