Как Win&Joy системно управляет 30 юридическими проектами в Аспро.Cloud

 Юридические компании все чаще сталкиваются с ростом проектной нагрузки. Увеличивается количество дел, усложняется координация команды, растет риск операционных ошибок. Простые инструменты учета задач уже не закрывают потребности бизнеса. Руководителю нужна единая управленческая картина по всем проектам. В кейсе Аспро.Cloud разбираем, как компания Win&Joy подошла к систематизации процессов.

Арбитраж, банкротства, корпоративные конфликты, судебные споры между партнерами, правовые консультации для бизнеса — работа юридической компании всегда связана с жесткими сроками. Любая ошибка в планировании может стоить слишком дорого. Достаточно пропустить заседание или встречу с судьей — и это уже влияет на исход дела. 

Когда проектов становится десятки, удержать все в фокусе вручную почти невозможно. Нагрузка растет, задачи наслаиваются, а риск упустить важную деталь увеличивается. Именно с этим столкнулась юридическая компания Win&Joy. О том, как команде удалось выстроить систему управления более чем 30 параллельными делами с помощью Аспро.Cloud, рассказали в кейсе.

Основное направление — арбитражные споры

Win&Joy защищает интересы бизнеса с 2015 года. Компания специализируется на арбитражных спорах, корпоративных разбирательствах и судебном представительстве. За 10 лет юристы реализовали более 100 проектов.

Среди клиентов компании:

1. агрохолдинг «Московский» — крупный производитель овощей и фруктов;
2. сеть аптек «Мелодия здоровья»;
3. поставщик электрооборудования АО «Энергокомплекс»;
4. сервис аренды пауэрбанков «Бери заряд!».

Команда компактная — всего 5 человек:

1. руководитель;
2. ассистент;
3. 3 юриста и внештатные помощники.

При этом в работе одновременно может находиться до 30 дел. Каждое из них требует контроля сроков, переписки с клиентами, распределения задач, подготовки документов. Операционная нагрузка растет и начинает забирать время, которое должно уходить на юридическую экспертизу.

В итоге страдает качество проработки дел, повышается уровень стресса, появляются риски пропуска сроков и ошибок в заключениях.

Почему не подошел специализированный софт

Команда работает удаленно и в гибридном формате. Поэтому системе требовался удобный онлайн-доступ.

На старте использовали Trello — как базовый таск-трекер. Но по мере роста бизнеса возможностей сервиса стало не хватать. Он закрывал только часть задач и не давал полной картины по проектам.

Компания начала искать замену. Ключевым требованием стал учет рабочего времени. Это напрямую влияет на расчет стоимости услуг и планирование загрузки.

Критерии выбора CRM:

1. понятный интерфейс;
2. инструменты проектной работы;
3. тайм-трекер.

Почему выбрали Аспро.Cloud

Решающим фактором в выборе стала модель оплаты в Аспро.Cloud — тариф действует сразу на группу пользователей.

Мне это показалось очень удобным, потому что если нужно взять стажера или аутсорсера, то я просто включаю его в систему. Мне не нужно думать, стоит ли заказывать для него отдельный платный доступ, сколько он будет пользоваться системой. Ольга Яшукова

Как проходило внедрение

Систему внедряли своими силами. Настройкой занималась сама руководитель.

Благодаря понятному интерфейсу переход прошел спокойно. На старте команда воспользовалась бесплатной консультацией от Аспро.Cloud. Эксперт показал ключевые инструменты, сценарии настройки и базовые возможности.

Это помогло быстрее адаптировать систему под процессы компании.

Однако полностью без сложностей не обошлось.

Сложности внедрения

Юридическая сфера осторожно относится к новым технологиям. Win&Joy столкнулась с тем же.

Сотрудники освоили базовые функции быстро, но дисциплина работы в системе формировалась дольше. Возникали типовые проблемы:

1. забывали закрывать задачи;
2. не фиксировали время;
3. не заполняли базу знаний.

У нас консервативная отрасль, и всеми новыми технологиями юристы пользуются неохотно. Но причина не в CRM, а в самих сотрудниках, их самоорганизации. Ольга Яшукова

Со временем команда начала активнее использовать инструменты системы.

Какие инструменты внедрили

За год работы Win&Joy подключила большинство модулей.

Воронка продаж

Руководитель настроила воронку под юридические процессы.

Этапы:

1. Новая заявка
2. Юридическая консультация
3. Согласование условий
4. Договор
5. Исполнение
6. Документы
7. Оплата

Особенность — сделка может несколько раз возвращаться между этапами «Исполнение» и «Документы». Это связано со структурой услуг.

В рамках одного договора клиент может заказать:

1. консультацию;
2. досудебную претензию;
3. подачу иска;
4. судебное сопровождение.

Каждая услуга — отдельный блок задач и документов.

Воронка дает возможность:

1. видеть стадию каждой сделки;
2. контролировать выполнение;
3. не терять контакт с клиентом.

При этом юристы работают уже в проектном модуле. Сделка остается открытой до завершения всех задач — так сохраняется целостная история взаимодействия.

Проектный модуль

Для типовых дел используют шаблоны проектов.

Например, банкротство физлица включает этапы:

1. анализ финансов;
2. подготовка документов;
3. подача заявления;
4. участие в суде.

Шаблоны ускоряют запуск работы — не нужно планировать структуру проекта с нуля. Если дело нестандартное, проект собирают вручную без этапов.

Тайм-трекер

Сотрудники фиксируют время по задачам. Система автоматически формирует отчеты. Руководитель видит кто работал, сколько часов и над какой задачей. Это помогает считать рентабельность и корректировать загрузку.

Финансовый модуль

Счета формируют по завершенным этапам. Данные подтягиваются автоматически. Это снижает риск ошибок при ручном вводе. После закрытия сделки можно сразу выставить акт. Интеграция с банками позволяет фиксировать оплаты, формировать ПиУ и отслеживать ДДС.

Календарь

Общий календарь синхронизирует заседания, встречи и задачи. Сотрудники видят занятость друг друга и планируют загрузку без пересечений.

База знаний

Компания начала формировать внутреннюю библиотеку. В которую входят кейсы, судебная практика, шаблоны договоров и регламенты. Это упрощает адаптацию новых сотрудников и снижает количество внутренних вопросов.

Результаты внедрения

После перехода процессы стали прозрачнее.

По словам руководителя:

1. проще контролировать проекты;
2. понятна загрузка команды;
3. выросло качество работы;
4. удобнее управлять продажами;
5. снизилась операционная нагрузка;
6. упростился финансовый учет.

Мне в целом нравится система. У неё приятный, дружелюбный интерфейс, в ней просто приятно работать. Самое главное — с внедрением Аспро.Cloud мне стало значительно проще контролировать процессы. Раньше я тоже следила за качеством работы и старалась не допустить потери информации, но это отнимало гораздо больше времени и сил. Ольга Яшукова

Планы развития

Компания планирует масштабировать направление услуг. Ожидается рост количества сделок. Следующий шаг — интеграции телефонии, мессенджеров и email.

Это позволит собирать лиды в одном окне. Заявки будут автоматически превращаться в сделки, а нагрузка на сотрудников снизится.

Обычно все используют популярные решения. Но чаще всего они дороже аналогов. Поэтому я всем советую нашу систему — Аспро.Cloud. Ольга Яшукова

Компания довольна результатами внедрения и продолжает развивать цифровую инфраструктуру.