Как мы исключили ручной труд: автоматизация процесса управления данными для бренда одной из ведущих мировых компаний по производству контактных линз CooperVision

11 Июн Время чтения 10 мин 171

От хаоса таблиц к системе — внедрение единой системы автоматизации для акции MiSight® 1 day позволило исключить ошибки ввода, ускорить обновление информации и снизить нагрузку на техническую поддержку, обеспечив плавный процесс для менеджеров и участников акции.

О компании

 CooperVision® является одной из ведущих мировых компаний по производству контактных линз, сотрудничающей со специалистами и потребителями линз в более чем 130 странах.

Краткое резюме

С ростом бренда контактных линз для лечения близорукости у детей MiSight® 1 day(CooperVision) количество участников салонов оптик стремительно увеличивалось и  уже через два месяца после старта достигло весомого значения. 

Ручное управление данными через гугл-таблицы стало невозможным: технические специалисты не справлялись с потоком запросов, возникали ошибки ввода, дублирование записей, задержки обновления данных на сайте.

Мы решили предложить систему, которая значительно улучшит работу. Этим решением стала единая автоматизированная система с интуитивным интерфейсом, которая позволила:

  • Исключить ручной ввод и связанные с ним ошибки.
  • Мгновенно обновлять информацию на сайте.
  • Дать менеджерам возможность самостоятельно редактировать данные в реальном времени.
  • Снизить нагрузку на техническую поддержку. 
  • Повысить лояльность менеджеров оптик к акции.

С чего всё началось?

В августе 2024 года рекламное агентство AdVisor Media совместно с CooperVision запустило акцию для линз MiSight® 1 day: скидка 1000 ₽ на первую покупку. 

Изначально база участников велась в гугл-таблицах, но с ростом спроса на акцию такая  система дала сбой, поскольку данные требовали частого обновления.

Проблемы до автоматизации

1. Ручной ввод → ошибки и опечатки в адресах, телефонах, названиях.

2. Дубли оптик «засоряли» базу, усложняя аналитику.

3. Обновление карты на сайте занимало целую ночь.

4. Длинная цепочка согласований:

  • Менеджер оптики заполняет таблицу.
  • Отправляет запрос менеджеру агентства. 
  • Технические специалисты проверяют, назначают пин-код, парсят данные.
  • Обратная связь оптике. 

И так по кругу.

Итог: процесс занимал дни, а ошибки и задержки стали критичными.

Решение: для автоматизации процессов нами была разработана веб-платформа на Node.js, которая заменила ручное управление данными через Excel/Google Sheets. Все данные оптик были перенесены в базу данных PostgreSQL для обеспечения надежного хранения и мгновенного обновления информации.

Система предоставляет менеджерам интуитивный личный кабинет с возможностью редактирования данных в реальном времени, автоматической проверкой на дубли и валидацией вводимой информации.

Сложности

1. Внедрить наиболее простую и удобную систему работы с базой данных для всех менеджеров через понятный интерфейс личного кабинета.

2. Обеспечить наиболее плавный переход на новую систему без прерывания текущей акции.

3. Обучить менеджеров работе с новым интерфейсом.

Поэтапное решение

1. Плавный переход на новую систему

  • Заблаговременное уведомление всех участников.
  • Переход в ночное время (для минимизации нагрузки).
  • Разработка альтернативной механики сбора данных по акции на время перехода в другую систему (оптикам, у которых был день из-за того, что они находились в других часовых поясах, было предложено временно сохранять чеки по акции).
  • Тестирование на фейковых данных перед запуском. 

2. Удобный веб-интерфейс для менеджеров

  • Фильтры по регионам, городам, названиям оптик.
  • Проверка данных в реальном времени (телефоны, обязательные поля).
  • Поиск по базе — исключение дублей.
  • Автогенерация пинкодов для акций.

3. Обучение и поддержка

  • Подробные инструкции и обучающие материалы.
  • Чат в Telegram для оперативной помощи.

Результаты

Решение по автоматизации позволило полностью исключить ошибки ручного ввода и ускорить обработку запросов в 5 раз.

1. Полное исключение ошибок ввода данных

Раньше из-за ручного заполнения гугл-таблиц постоянно возникали опечатки в названиях оптик, адресах, номерах телефонов и регионах. Теперь система автоматизации самостоятельно проверяет и корректирует данные в реальном времени. Например, если менеджер вводит «Москва» как «Москво», система предлагает исправление. Благодаря этому информация на сайте всегда точная, а клиенты не сталкиваются с некорректными данными.

2. Исчезновение дубликатов оптик

Раньше одна и та же оптика могла быть добавлена несколько раз под разными названиями (например, «Оптик» и «Оптик.рф»). Это создавало путаницу в отчетности и мешало анализировать реальное количество участников. Новая система автоматически находит похожие записи и не дает создать дубль. В результате база данных стала чистой и структурированной, а аналитика — более точной.

3. Мгновенное обновление информации на сайте

До автоматизации обновление карты с оптиками могло занимать часы или даже целую ночь — данные парсились вручную, затем загружались на сайт. 

Теперь любые изменения (добавление новой оптики, редактирование адреса или телефона) отображаются на сайте в режиме реального времени. Это особенно важно для маркетинговых акций, где актуальность данных критична.

4. Экономия времени менеджеров

Раньше менеджеры тратили до 2,5 часов рабочего времени на заполнение таблиц, поиск дублей и переписку с поддержкой. Теперь они просто заходят в удобный личный кабинет, вносят изменения в пару кликов и сразу видят результат. Это сократило рутинную работу на 85% и позволило сосредоточиться на продажах и общении с клиентами.

5. Снижение нагрузки на техническую поддержку

Раньше в службу поддержки ежедневно поступали десятки запросов: «Почему оптика не отображается?», «Как исправить адрес?», «Где мой пин-код?». 

После внедрения системы количество обращений сократилось на 90% — большинство вопросов решается автоматически, а менеджеры могут сами править данные без посредников.

6. Повышение лояльности клиентов

Оптики больше не сталкиваются с долгим ожиданием обновления данных или ошибками на сайте. Теперь менеджеры могут:

  • Самостоятельно редактировать информацию о своем салоне.
  • Быстро получать пин-коды для участия в акциях.
  • Видеть свои изменения мгновенно на карте.

Это решение сделало взаимодействие с брендом более прозрачным и удобным: уже через месяц после внедрения системы менеджеры салонов оптик отметили, что комфортность работы с акцией многократно возросла.

Теперь агентство и партнеры могут масштабировать акции без ограничений, а менеджеры — тратить время на развитие бизнеса, а не на исправление ошибок в таблицах.

В августе 2024 года совместно с рекламным агентством AdVisor Media мы успешно запустили акцию на детские лечебные контактные линзы MiSight 1 day. Начальный этап сопровождался использованием Google Таблиц для управления базой участников. Но ручной ввод данных, постоянный риск ошибок и отсутствие единого доступа для всех менеджеров создавали серьезные проблемы, замедляющие обработку заявок и снижающие эффективность. В этой ситуации команда AdVisor Media продемонстрировала профессионализм и оперативность, предложив и реализовав комплексное решение по автоматизации процесса, которое не только устранило существующие проблемы, но и кардинально изменило рабочий процесс. В результате мы получили профессиональный инструмент для масштабирования акций без ограничений, связанных с управлением данными.
Юлия Сизенова, старший бренд менеджер CooperVision

Команда AdVisor Media

Ринат Халиулин, руководитель проектной группы 

Ксения Сказочкина, аккаунт-менеджер

Анастасия Болткова, младший аккаунт-менеджер 

Нина Якушева, руководитель отдела продакшена

Александр Губерт, главный разработчик 

Команда CooperVision

Юлия Сизенова, старший бренд менеджер 

Илья Стецурин, руководить отдела маркетинга

Максим Абрамов, руководитель отдела профессиональной поддержки 

Марина Ливадина, врач офтальмолог, контактолог, консультант по профессиональной поддержке CooperVision