Удаленка убивает команду? Личный опыт CEO, как сохранить мотивацию и результат

Что общего между удаленкой и офисом? Правила игры. Только в удаленном формате они важны втройне. Гендиректор PR-агентства 2L, чья команда давно работает распределенно, делится реальным опытом. От коммуникаций до контроля задач. Какие принципы помогают поддерживать командный дух, как не уйти в микроменеджмент и не сбиться с курса на результат.

Иллюстрация сгенерирована искусственным интеллектом модели Flux

Сначала в двух словах, почему мы вообще решили об этом написать. Коммуникационное агентство 2L основано в Москве и офис у нас здесь же. Мы никогда не откажем клиенту в очной встрече, но большую часть времени у нас в офисе находится один человек – офис-менеджер. Все остальные работают дистанционно, кто-то из другого города, кто-то даже из другого часового пояса. Несмотря на это, каждый сотрудник с уверенностью скажет: у нас крутая и сплоченная команда, а рабочие отношения – комфортные и доверительные. Это подтверждает и статистика: большинство специалистов больше десяти лет в компании.

Практический опыт показал нам, что эффективная работа вне офиса возможна и удобна. Более того, когда команда освоила принципы качественной дистанционной коммуникации, взаимодействие с заказчиками становится проще и эффективнее, особенно учитывая современные реалии, когда встречи в офлайне стали скорее исключением, чем нормой.

Контроль сотрудников в удаленном офисе

Болезненная тема для многих руководителей. Страх, что подчиненные начнут отлынивать от работы, нередко приводит к микроменеджменту, который напрочь уничтожает мотивацию команды. Однако пускать рабочий процесс, особенно удаленный, на самотек тоже так себе идея. 

Какие принципы помогают нам успешно управлять процессами, не перегибая палку и сохраняя лояльность сотрудников:

1. Четкая постановка задач. Прежде всего, каждому сотруднику должны быть ясны его задачи, зона ответственности, конечные цели и критерии успешности их достижения. Правильно выбранные KPI – основа объективной оценки качества работы.
2. Пошаговые дедлайны. Процесс делится на этапы с установленными сроками сдачи. Это позволяет оперативно реагировать, если работа отклонилась от графика.
3. Удобные инструменты отчетности. Формы отчетности должны быть, с одной стороны, информативными для всех сторон, с другой, минимизировать временные затраты, а не усложнять работу. У нас, например, шаблоны отчетов есть для клиентов. Что касается сотрудников, многие формы, таблицы, включая их формат, разрабатывает сам сотрудник так, чтобы это было ему удобно. Если руководителю или коллеге не хватает какой-то информации, всегда можно попросить дополнить.
4. Регулярные коммуникации. Прежде всего, в проектных группах – чтобы контролировать дедлайны по задачам и шагам, оперативно решать текущие вопросы. Командные встречи, чтобы сверить общий курс и положение дел, могут быть не очень частыми, но они также важны.

Хочется еще раз подчеркнуть, что избыточный контроль только негативно сказывается на производительности и морали коллектива. Гораздо важнее доверие и открытость. Если грамотно выстроить процессы и коммуникации, контроль как таковой вообще не нужен. Для кого-то даже в офисе, а уж тем более в условиях удаленки, является нормой фиксация рабочего времени, перерывов, трекинг по задачам! В нашей картине мира это – бред. У сотрудников 2L нет единого графика работы. Кто-то только просыпается, кто-то уже полдня отработал. Личные дела или приболел и нужно отваляться день-два – без проблем, не обязательно даже оформлять больничный, главное, предупреди и сделай так, чтобы результаты твоей работы не пострадали. И да, если всё успеваешь качественно и хорошо, то «отрабатывать» это время не нужно.

Проекты, задачи, сроки, обязанности каждого работника. Это имеет значение. А подсчет времени за компьютером, длительности обеда, частоты перекуров, трекинг задач и т.д. – извлечение бесполезных цифр и выжигание мотивации сотрудников.

Ольга Харитонова

Генеральный директор и совладелец PR-агентства 2L

По правде говоря, даже в «классический офисный» этап жизни агентства мы никогда не занимались контролем сотрудников. Кто-то приходил рано, работал допоздна, но делал много перерывов. Другой мог прийти позже, уйти раньше, но всё успевал и делал хорошо.

Как поддерживать эффективную связь с коллегами на удаленке

Удаленная работа приносит новые вызовы и в области коммуникаций. Важно правильно выстроить взаимодействие с командой, чтобы избежать конфликтных ситуаций и повысить эффективность совместной работы.

Конфликты в письменной форме: что делать?

Общение посредством писем и сообщений – коварная штука. Одно предложение может трактоваться совершенно разными способами, вызывая ненужные конфликты. Причина этому проста: каждый сотрудник индивидуален, и даже общепринятые нормы корпоративного этикета иногда оказываются бессильны перед человеческими эмоциями и настроением конкретного дня.

На самом деле, решение очевидное. Если переписка накаляется – нужен созвон. Живые разговоры позволяют услышать интонации собеседника, точнее оценить настроение, выявить истинные причины конфликта. Нередко выясняется, что проблема возникла лишь из-за неправильного восприятия написанного.

Если же разногласия действительно серьезны, вводите в разговор третью сторону. Подключите коллегу, руководителя или HR-специалиста, чтобы объективно разобраться в ситуации.

Преодолеваем чувство изоляции и поднимаем командный дух

Есть мнение, что работа на дистанте не для всех. Мол, если ты ярко выраженный экстраверт, то нехватка общения превратится в чувство одиночества, а то и доведет до депрессии. Конечно, все люди разные. Но дела не так плохи, как может показаться. Возможности онлайн-коммуникаций сегодня позволяют поддерживать вполне активный контакт с коллегами:

1. Рабочие и не совсем чаты. У нас есть чаты по проектам, по командам, направлениям работы. Есть общий, где мы можем обсудить новости законодательства или просто поделиться мемами. Впрочем, здесь все, как у офисных сотрудников.
2. Звонки и видеозвонки (Zoom, Google Meet, Яндекс.Телемост). А вот это уже важный инструмент для удаленной команды, поскольку он заменяет очные совещания. Мы созваниваемся по мере необходимости внутри проектных команд, а также раз в неделю всем коллективом. Подводим итоги, строим планы на следующий период.
3. Неформальное общение. Выделим самостоятельным пунктом в силу важности, хотя, на самом деле, в неформальное русло у нас обычно переходит еженедельный общий созвон. У нас он по пятницам, поэтому когда рабочие моменты решены, мы можем обсудить планы на выходные, отпуска, хобби и т.д. 
4. Поддержка. Во времена стресса и неопределенности особенно полезны площадки для совместного отдыха, возможность выговориться. Например, в период пандемии, а также в 2022 году у нас пользовались популярностью специально созданные «курилки» в Zoom. Если кого-то охватывала тревога, беспокойство или апатия, связанные с общей внешней обстановкой, можно было зайти в «курилку» поделиться с коллегами и получить поддержку. Несложный инструмент, но это было важно и действительно помогало преодолевать тревоги и возвращаться в рабочий ритм.
5. Онлайн-праздники. А почему нет? Конечно, корпоратив с танцевальными конкурсами по видеозвонку – это, как минимум, странно (хотя… надо записать эту мысль), но ничто не мешает нам созваниваться в предпраздничные дни, чтобы поднять по бокалу у мониторов с радостными лицами любимых коллег, произнести тосты, поболтать за жизнь. Перед Новым годом обязательно проводим Тайного Санту. Для жеребьевки сейчас есть удобные сайты, а подарки, по большей части, мы заказываем на маркетплейсах с доставкой ближе к дому получателя. Потом, опять же, собираемся на видеоконфе и по цепочке вскрываем все «тайны».

Как видите, на самом деле, нет ничего сверхъестественного в том, чтобы создать комфортную рабочую среду и сохранить позитивные взаимоотношения в команде, несмотря на физическую удаленность.

Что самое важное для формирования эффективной удаленной команды?

Доверие. Это основа эффективных взаимоотношений, как на удаленке, так и в офисе. Да, может попасться нерадивый сотрудник, который где-то обманет, «прохалявит». Но это всплывет на результатах. Обсудили – исправился, не исправился – расстались. Это единичный случай. А если не доверять – посыпется всё: проверки и контроль будут съедать время, которого не хватит на реальные задачи, отчего пострадают сроки и/или качество, недоверие уровню экспертизы приведет к тому, что люди начнут учить друг друга, занимаясь не своими задачами, мотивация даже у самых позитивных и молодых сдуется, как дырявый шарик. Поэтому доверие – это база.

Что еще? – Экспертиза и инфраструктура. С экспертизой в целом понятно: хорошая команда – это хорошие кадры. Хотя не обязательно сразу готовые: в рядах 2L немало пиарщиков выросли в экспертов, придя из совершенно других профессий. Инфраструктура – это удобные сервисы для общения, для работы и обмена информацией в удаленном режиме.

Можно было бы добавить ответственность каждого за свои задачи. Но, поверьте, когда есть экспертиза (или грамотное наставничество, если говорить о джунах), доверие и качественно организованы все процессы (инфраструктура плюс понятные цели и KPI), то и с ответственностью проблемы почти исключены.

С чего начать, если только планируете переход на удаленку? 

1. Подготовьте инфраструктуру. Выберите надежные инструменты для общения и совместной работы, которые позволят сотрудникам легко взаимодействовать друг с другом.
2. Установите четкие правила. Определите ясные нормы и стандарты взаимодействия, чтобы избежать путаницы и недопонимания.
3. Наделите полномочиями. Определите зоны ответственности каждого сотрудника и делегируйте соответствующие задачи.
4. Организуйте регулярные встречи. Проводите совещания с целью обсудить прогресс и выявить возможные проблемы.
5. Создавайте ощущение вовлеченности. Поддерживайте атмосферу открытости и доверия, подчеркивая важность вклада каждого члена команды в общий успех.

Что хочется сказать в итоге: да, не во всех сферах деятельности возможен удаленный офис. Но там, где он возможен, при грамотной организации процессов и адекватном управлении – удаленка станет преимуществом, как для сотрудников, так и для бизнеса.