Тайминг. Как правильно планировать время для успешного проведения мероприятий

Время — ключевой ресурс в событийной индустрии. Грамотно спланированные этапы подготовки определяют успех мероприятия. С чего начать, какие аспекты учитывать и как контролировать тайминг — сейчас расскажем.

Факторы, влияющие на сроки подготовки

Сроки подготовки мероприятия напрямую зависят от его масштаба и формата. Чем крупнее предстоящее событие, тем больше времени потребуется организаторам для завершения всех этапов работ до его начала.

Небольшие презентации, семинары, тренинги можно организовать за 1-2 месяца. Для мероприятий на 200-300 человек лучше закладывать на подготовку от 3 до 6 месяцев. Крупные конференции, фестивали и международные события требуют еще большего времени — от 6 до 12 месяцев. 

Подготовка может занять меньше времени, если событие ежегодное и у организаторов уже есть выработанные инструкции.

Влияет на сроки аудитория и количество участников. Чтобы изучить ЦА, ее потребности и ожидания, подобрать контент, программу и форматы взаимодействия, которые будут востребованы, проводят исследования, что требует времени.

Привлечение партнеров и спонсоров мероприятия также требует времени: от составления списка целевых компаний и подготовки предложения до проработки деталей сотрудничества и реализации договоренностей. 

Выбор площадки — важнейший этап подготовки. Здесь необходимо учитывать множество аспектов: вместимость, расположение, оснащенность, обеспечение безопасности и соблюдение санитарных норм, доступность дат. Инфраструктура площадки также важна: наличие собственного кейтеринга, гостиницы поблизости для размещения гостей, дополнительных услуг и персонала помогут сэкономить время и средства на поиск внешних исполнителей. 

Поэтому многие организаторы выбирают Конгресс-центр ЦМТ, который отвечает всем этим критериям: от расположения в центре Москвы до возможности организовать масштабное мероприятие — для этого готовы 30+ пространств вместимостью до 1500 человек, — с возможностью заказать кейтеринг и разместить гостей в отелях при ЦМТ.

Ключевые этапы подготовки

1. Начальный этап, 6–12 месяцев до даты

На этом этапе формируется основная идея мероприятия, проводится предварительный анализ рынка, изучение конкурентов и трендов, чтобы убедиться, что будущий ивент будет уникальным и востребованным. Для ежегодных конференций — SOC Forum, MICE Excellence Forum, Data Science Day и других — разрабатывают темы, которые будут отличаться от повестки прошлых лет и затрагивать актуальные вопросы.

1. Планирование бюджета и подбор команды за 4–6 месяцев / для крупных мероприятий — год

Утверждение бюджета, расчет расходов на площадку, персонал, оборудование и маркетинг. Подбор команды — от менеджеров проектов и координаторов до технических специалистов, — ответственных за реализацию мероприятия.

Для крупных мероприятий, например, кинопремии АПКиТ, Жилищного конгресса,  этот этап занимает год. А если речь идет об очень масштабных событиях, бюджет может утверждаться за несколько лет, как это было с Олимпиадой в Сочи или Чемпионатом мира 2018. 

1. Бронирование площадки и подрядчиков: за 3–6 месяцев / для крупных мероприятий — год

Выбор и бронирование подходящей площадки по размерам, расположению и техническим возможностям. Заключение договоров с подрядчиками и службами, которые будут задействованы при реализации события. Например, для ежегодного Каннского кинофестиваля бронирование главного Дворца фестивалей и конгрессов с прилегающей территорией осуществляется за год до события. Затем заключаются договоры с поставщиками, кинопрокатчиками, службой безопасности, транспортными компаниями и отелями для размещения звезд.

1. Создание программы и маркетинговой стратегии: за 3–4 месяца

Разработка программы с ключевыми спикерами, секциями и развлечениями. Параллельно создается маркетинговая стратегия, включающая создание сайта, ведение социальных сетей, подготовку рекламных материалов и PR-кампанию.

1. Продвижение: за 2–3 месяца / крупное мероприятие — полгода

Этот этап направлен на привлечение внимания к мероприятию. Проводятся рекламные кампании в СМИ, социальных сетях и партнерских платформах. Организуются пресс-конференции, публикуются анонсы, запускается реклама. Можно вспомнить конференцию Startup Village: реклама о ней появлялась в бизнес-изданиях, в тематических сообществах в соцсетях, на улицах и т.д. То же можно сказать и о Форуме “Россия зовет”. А огромный желтый стикер, который разместили на территории Москва-Сити, стал отдельным инфоповодом. 

Для крупных мероприятий продвижение может начинаться гораздо раньше, чтобы охватить максимально широкую аудиторию.

1. Регистрация участников: за 1-3 месяца

Примерно за месяц до начала мероприятия открывается регистрация участников. Важно обеспечить удобный и быстрый процесс регистрации. Организаторы часто предлагают промокоды и скидки на старте продаж или для отдельных категорий гостей, например, студентов, чтобы привлечь максимальную аудиторию. 

1. Финальная проверка деталей и репетиции: за 1–2 недели + еще за сутки

Перед самым началом мероприятия проводятся финальные проверки всех аспектов: техническое оборудование, сценарии выступлений, готовность площадки, наличие всех необходимых материалов. Репетиции помогают устранить возможные недочеты и убедиться, что все пройдет гладко. За день до старта осуществляется последняя проверка всех деталей, чтобы исключить любые форс-мажорные ситуации.

Тайминг на мероприятии

Контролем за соблюдением тайминга занимается координатор, который оперативно реагирует на любые отклонения от плана. Если какой-то блок затягивается, он должен корректировать ситуацию и возвращать мероприятие в график.

Важно контролировать процесс монтажа, задержка или ошибка могут привести к серьезным последствиям для мероприятия.  Подрядчики должны строго укладываться в график застройки: начиная с установки оборудования и заканчивая финальной проверкой всех систем. При проведении крупных мероприятий этот этап может занимать от одной ночи до нескольких суток. 

Готовность команды к началу мероприятия также играет важную роль. После завершения монтажных работ необходимо убедиться, что площадка чистая и готова к приему гостей. Все участники должны находиться на своих местах, оборудование полностью настроено и протестировано. 

Выступления спикеров планируют из расчета: 15–20 минут на сам доклад и 5 минут — на вопросы. Такой формат поможет поддерживать интерес аудитории и избегать затянутых презентаций.

Через каждые 1,5–2 часа программы необходимы паузы для отдыха участников, общения и обмена контактами. Как правило, это welcome coffee  до начала мероприятия, 2-3 кофе-брейка и обед. Также могут проходить неформальные активности.

Важно предусмотреть резерв времени на случай непредвиденных обстоятельств: технических неполадок или изменений программы. Этот запас позволит быстро устранить возникшие трудности и вернуться к первоначальному плану.

Следите за таймингом и своевременно завершайте программу. У участников после события могут быть свои планы, поэтому соблюдение графика имеет большое значение.

Эффективное планирование времени — основа успешного мероприятия. Оно включает правильное распределение времени, расстановку приоритетов и учет всех деталей. Однако успех зависит еще и от умения адаптироваться к изменениям в последнюю минуту. Способность быстро находить решения в форс-мажорах определяет итоговый результат.

По окончании основной части стоит уделить несколько минут получению обратной связи от участников. Это даст возможность оценить мероприятие, выявить его сильные и слабые стороны, а также собрать полезные идеи для организации последующих событий.